建筑施工资料归档及管理办法

建筑施工资料归档及管理办法一、总则（一）目的与依据为规范建筑施工资料的归档与管理工作，确保工程建设全过程资料的完整性、准确性与可追溯性，为工程质量追溯、维修改造及历史查询提供可靠依据，依据《建设工程质量管理条例》《建设工程文件归档规范》（GB/T____）等法规、技术标准及企业施工管理要求，结合建筑工程施工实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司承接的各类房屋建筑、市政基础设施等工程的施工资料归档与管理工作，涵盖工程从立项备案至竣工验收备案全过程产生的各类文件资料。分包工程资料管理应遵循本办法，由总包单位统筹协调。（三）管理原则施工资料管理应遵循真实性、完整性、规范性、安全性原则：真实性：资料内容需如实反映工程实际情况，签字盖章手续齐全，严禁伪造、篡改；完整性：涵盖工程建设各阶段、各环节的资料，无遗漏、无缺失；规范性：资料格式、组卷、编号等符合行业标准及企业要求，字迹清晰、载体合规；安全性：纸质资料防潮、防火、防虫，电子资料定期备份、加密存储，确保长期可用。二、资料分类与归档范围（一）工程准备阶段资料包括工程立项文件（项目建议书、可行性研究报告及批复）、规划审批文件（建设用地规划许可证、建设工程规划许可证）、招投标文件（招标文件、投标文件、中标通知书）、勘察设计文件（勘察报告、设计图纸、设计交底记录）、施工许可文件（建筑工程施工许可证）等，反映工程前期筹备的合法性与合规性。（二）施工过程资料1.施工管理资料：施工组织设计、专项施工方案（含专家论证报告）、应急预案、施工日志、项目部管理文件（会议纪要、工作联系单）等，体现项目管理的组织与实施过程。2.施工技术资料：图纸会审记录、设计变更通知单、技术交底记录（分部分项工程交底、新材料/新工艺交底）、工程定位测量记录、沉降观测记录等，反映技术管理与质量控制措施。3.物资管理资料：建筑材料、构配件、设备的质量证明文件（合格证、检验报告、型式检验报告）、进场验收记录（含见证取样记录）、复试报告（如混凝土试块、钢筋原材复试）等，确保工程物资质量可追溯。4.施工记录资料：隐蔽工程验收记录、检验批质量验收记录、分项/分部工程验收记录、混凝土浇筑记录、桩基施工记录、防水工程施工记录等，记录工序质量验收及关键施工过程。（三）竣工验收资料包括单位工程竣工验收报告、竣工验收备案表、竣工图（建筑、结构、给排水、电气等专业）、工程质量评估报告（监理单位出具）、消防/环保/人防等专项验收文件、工程质量保修书等，反映工程最终质量与验收结论。（四）其他关联资料监理单位出具的监理月报、监理通知、旁站记录；第三方检测报告（如桩基检测、钢结构探伤）；工程合同及补充协议、工程款支付凭证；农民工工资支付台账等，补充说明工程建设的协作与经济管理过程。三、归档要求（一）质量要求1.纸质资料：采用A4幅面纸张（竣工图可采用A3），字迹为黑色碳素墨水或蓝黑墨水书写，签字盖章齐全（禁止代签、盖复印章）；破损资料需修复，折叠资料需平整，去除金属装订物后左侧装订。2.电子资料：采用PDF、JPG（竣工图可保留CAD原生格式）等通用格式，与纸质资料内容一致，命名规则为“工程名称-资料类别-日期-编号”（如“XX小区-钢筋复试报告-2023年5月1日-001”），存储于不可擦写介质（如光盘）并备份。（二）时间要求1.阶段归档：基础工程完工后15日内完成基础阶段资料归档，主体工程完工后20日内完成主体阶段归档，竣工验收前30日内完成全部施工资料的整理与预验收。2.最终归档：工程竣工验收合格后3个月内，向建设单位或当地城建档案馆移交完整的工程档案（含纸质、电子版本）。（三）组卷要求1.组卷逻辑：按“单位工程-分部工程-分项工程-时间顺序”组卷，同一分部工程的资料集中编排（如“主体结构”分部含钢筋、模板、混凝土等分项资料）。2.案卷编制：每卷资料需编制封面（注明工程名称、卷名、编制单位、日期）、卷内目录（序号、文件编号、文件名称、页数）、备考表（说明资料完整性、修改情况），卷内文件按“批复在前、请示在后，结论在前、过程在后”排序。四、管理流程（一）资料收集1.岗位职责：施工员负责施工记录、检验批验收资料；质检员负责质量验收记录、检测报告；材料员负责物资资料；技术负责人统筹技术资料（图纸会审、设计变更）；资料管理员定期收集、核对各岗位资料，确保“随工收集、随完随归”。2.协作要求：分包单位需在每月25日前向总包单位移交当月产生的资料，监理单位、建设单位出具的文件需在收到后3日内传递至资料管理员。（二）资料整理1.分类排序：按本办法“资料分类”要求，将资料分为工程准备、施工过程、竣工验收等大类，每类按时间或分部工程细化排序。2.编号装订：对每份资料进行唯一性编号（如“GC-001”，GC为“工程资料”缩写），左侧装订（厚度≤20mm，超过则分卷），封面、目录、备考表统一采用企业制式模板。（三）资料审核1.内部审核：项目部技术负责人牵头，组织施工、质检、材料等岗位对资料完整性、准确性进行初审，重点核查签字盖章、数据逻辑（如混凝土强度报告与试块台账对应）。2.外部确认：初审合格后，报监理单位复核（签署“同意归档”意见），建设单位抽查确认，确保资料与工程实体一致。（四）资料移交1.移交对象：向建设单位移交全套施工资料（含竣工图），向城建档案馆移交符合《建设工程文件归档规范》要求的档案（部分地区实行“多测合一”“联合验收”，需提前对接当地要求）。2.移交手续：填写《工程资料移交清单》，注明资料册数、电子载体数量，双方签字盖章后各存一份，移交后3日内完成电子档案的在线上传（如当地有数字化归档要求）。五、保管与利用（一）保管期限1.永久保存：竣工图、竣工验收报告、工程质量保修书、规划审批文件等，需长期追溯的核心资料。2.长期保存（≥15年）：施工记录、隐蔽验收记录、检验批验收记录、物资质量证明文件等，满足工程维修、改造需求。3.短期保存（≤5年）：施工日志、会议纪要、工作联系单等阶段性管理文件。（二）保管措施1.纸质档案：存放于专用档案库房，温度14-24℃、湿度45%-60%，配备防火、防潮、防虫设施（如灭火器、除湿机、防虫药剂），定期（每季度）检查档案完好性。2.电子档案：采用“双备份”机制（光盘+移动硬盘），存储于防磁柜，每年1月、7月各进行一次数据校验，确保可读可用；电子档案需与纸质档案建立索引关联。（三）利用制度1.借阅流程：内部借阅需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批；外部借阅（如建设单位、档案馆）需持单位介绍信，明确借阅范围与期限。六、责任与考核（一）岗位责任项目经理：对资料管理负总责，确保人员、经费、制度落实，审批重大资料（如施工组织设计）。资料管理员：具体负责资料收集、整理、归档，对资料真实性、完整性承担直接责任，定期向技术负责人汇报管理情况。施工/质检/材料岗位：对各自产生的资料质量负责，确保“谁签字、谁负责”，资料造假或缺失将追究个人责任。（二）考核与奖惩1.考核机制：将资料管理纳入项目部绩效考核，权重不低于10%，考核内容包括资料完整性（无缺失）、准确性（无错误）、及时性（阶段归档率100%）。2.奖惩措施：考核优秀的项目部，给予资料管理员____元奖励；资料验收不合格导致工程备案延误的，扣减项目部绩效得分，对责任人处以____元罚款