单位资料归档及签收管理规范

单位资料归档及签收管理规范一、规范制定背景与目的为规范单位资料归档及签收工作，保障资料管理的规范性、安全性与可追溯性，提升行政办公与业务管理效率，结合单位实际运营需求，制定本管理规范。本规范旨在明确资料归档的分类、时限、质量要求，规范签收流程与责任边界，确保资料全生命周期管理的严谨性，为单位决策、业务复盘及合规审查提供可靠支撑。二、适用范围本规范适用于单位各部门（含下属分支机构）在日常办公、业务开展、项目实施等活动中产生的各类资料（含纸质、电子载体）的归档及签收管理工作。外包服务团队、合作单位移交的关联资料，参照本规范执行。三、职责分工（一）综合管理部作为资料管理的统筹部门，负责制定、修订资料管理相关制度；指导各部门开展资料归档与签收工作；定期检查资料管理合规性；统筹档案库房（含电子档案存储环境）的建设与维护；牵头组织资料管理培训与考核。（二）业务部门各业务部门为资料管理的责任主体，需指定专人（档案管理员）负责本部门资料的收集、整理、初审与移交；确保资料内容真实、格式规范；配合综合管理部完成资料抽检、归档验收等工作；对本部门资料的完整性、准确性负责。（三）签收岗位人员资料移交与接收的经办人需严格履行签收流程，移交方需确保资料“齐、清、定”（内容齐全、目录清晰、载体定型）；接收方需逐项核对资料信息，及时完成签收确认与系统录入，对签收环节的疏漏承担直接责任。四、资料归档管理要求（一）资料分类结合单位业务特性，资料分为以下类别（可根据实际调整）：1.文书类：含单位发文、收文、会议纪要、管理制度、工作计划与总结等行政文书；2.业务类：含项目方案、合同协议、业务报表、客户档案、调研报告等业务成果资料；3.财务类：含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等财务文档；4.声像类：含工作照片、视频录像、录音文件、多媒体课件等视听资料；5.实物类：含荣誉证书、奖杯、印章（停用）等具有保存价值的实物（注：实物归档需同步附文字说明）。（二）归档时限1.常规资料：年度产生的文书类、财务类资料，于次年3月底前完成归档；日常业务报表、会议记录等周期性资料，按季度/月度归档，次周期首月10日前移交；2.专项资料：项目类、专项活动类资料，于项目验收/活动结束后15个工作日内归档；临时性工作资料（如应急任务、专项调研），按工作要求即时/任务结束后5个工作日内归档；3.特殊资料：涉及知识产权、法律纠纷、审计整改的资料，需即时归档，并标注“重点档案”。（三）归档质量标准1.纸质资料：采用A4规格纸张（特殊尺寸需折叠/装订为A4幅面），去除金属装订物，使用线装或胶装，页码连续且标注清晰；封面需注明资料类别、年度、部门、保管期限（永久/30年/10年），并由部门负责人签字确认；复印件需注明“与原件核对无误”，由核对人签字并加盖部门公章。2.电子资料：格式采用PDF（文书类）、DOCX（可编辑文本）、XLSX（表格）、MP4（视频）、JPG（图片）等通用格式，避免使用特殊软件生成的加密/专属格式；命名规则：部门简称+年份+资料类型+序号（例：“市场部_2024_活动方案_001”）；存储要求：上传至单位指定的电子档案管理系统或加密云盘，确保可追溯、防篡改，同时保留一份本地备份（非涉密资料）。3.共性要求：资料内容需真实反映业务过程，不得涂改、伪造；同类资料需按时间/业务逻辑排序，形成完整的“资料包”（含主文件、附件、审批单等关联材料）；涉密资料需单独标注密级，按《单位保密管理制度》执行归档与保管。五、签收管理流程（一）签收前准备移交部门需提前3个工作日向接收部门（综合管理部或对口业务部门）提交《资料移交清单》，注明资料名称、份数、载体类型、保管期限、移交人等信息；接收方需在接收前1个工作日核对清单，确认归档范围与质量要求，必要时提前沟通补充材料。（二）现场签收操作1.移交人与接收人共同核对资料：纸质资料检查页码、完整性、签字盖章；电子资料检查格式、内容与清单一致性；2.填写《资料签收单》（见附件1），逐项记录资料信息，双方签字确认，一式两份（移交方、接收方各存一份）；3.若资料存在缺漏、格式不符等问题，接收方需当场提出整改要求，移交方需在3个工作日内完成补充/修正，重新履行签收流程。（三）签收后管理1.接收部门需在签收后2个工作日内将资料信息录入单位资料管理系统，生成唯一档案编号；2.纸质资料按“类别-年度-部门”分类存放至档案柜，电子资料上传至指定存储位置，并同步更新检索目录；3.签收单需按月整理，装订后交综合管理部存档，作为年度考核的依据。六、监督与考核（一）检查机制综合管理部每季度开展一次资料管理专项检查，内容包括：归档及时性：是否按规定时限完成移交；资料质量：是否符合格式、内容要求；签收流程：是否履行签字确认、系统录入等环节；安全管理：纸质档案是否防潮防火、电子档案是否备份加密。（二）考核与奖惩1.奖励：对归档及时、资料质量高、签收规范的部门/个人，给予通报表扬，纳入年度“优秀档案管理岗”评选，奖励绩效加分；2.惩处：对未按时归档（逾期10日以上）、资料质量不达标（整改2次仍不合格）、签收流程违规（无签字/虚假签收）的，责令限期整改，扣减部门绩效分（每次扣2-5分）；情节严重的，对责任人进行岗位培训，取消当年评优资格。七、附则1.本规范由综合管理部负责解释，自发布之日起施行。原有资料管理规定与本