学生信息档案管理规范模板

学生信息档案管理规范模板为规范学生信息档案管理工作，保障学生信息的准确性、安全性与可利用性，提升教育管理服务效能，结合教育教学管理实际需求，制定本管理规范。一、总则1.目的：建立科学、规范的学生信息档案管理机制，确保档案信息真实完整、安全保密、动态更新，为学生成长跟踪、教育教学决策及合规管理提供可靠支撑。2.适用范围：本规范适用于[学校/教育机构名称]全体在校学生（含新生、在校生、毕业生）的信息档案管理，涵盖纸质档案与电子档案的全生命周期管理。3.管理原则：遵循真实准确、安全保密、动态更新、便捷利用原则，平衡档案管理规范性与服务教学管理的实用性。二、管理职责分工明确各部门及岗位在学生信息档案管理中的职责，形成“分工协作、责任到人”的管理体系：（一）教务处（或学籍管理部门）统筹规划学生信息档案管理工作，制定档案管理细则与操作流程；审核档案信息合规性，协调跨部门档案资源共享；监督档案管理工作执行情况，牵头处理重大档案安全事件。（二）班主任（或班级管理责任人）负责班级学生基础信息的日常采集、初审与更新，确保信息来源真实；配合档案管理员完成纸质档案整理、归档，及时反馈学生信息变动情况；对学生档案信息的隐私性、敏感性进行初步把控，避免非必要信息采集。（三）档案管理员承担纸质档案的分类、编号、保管、借阅登记及电子档案的系统维护工作；定期检查档案存储环境（如防潮、防火、防虫），确保档案物理安全；协助开展档案信息检索、统计与分析，为教学管理提供数据支持。（四）信息系统管理员负责学生电子档案管理系统的技术维护，保障系统稳定运行；设置用户访问权限，定期更新系统安全补丁，防范网络攻击与数据泄露；执行电子档案备份策略，确保数据可恢复性。三、档案内容与分类学生信息档案以“全生命周期管理”为核心，涵盖学生从入学到毕业（及后续跟踪）的关键信息，按管理维度与时间阶段分类管理：（一）档案内容范畴1.个人基础信息：姓名、性别、出生日期、民族、家庭住址、监护人信息、联系方式等（身份证号按需脱敏处理）；2.学业发展信息：学籍变动记录（入学、转学、休学、复学）、课程成绩、学业评价、升学/毕业去向等；3.德育与奖惩信息：校级及以上荣誉称号、竞赛获奖、违规处分（含撤销记录）、志愿服务时长等；4.健康与成长信息：年度体检报告、疫苗接种记录、特殊体质/疾病说明、心理健康评估等；5.其他关联信息：社会实践记录、校企合作项目参与情况、家庭经济困难认定材料（按需归档）。（二）档案分类方式1.按管理阶段分类：在校档案：记录学生在校期间的动态信息，由班主任与档案管理员协同更新；毕业档案：整合学生在校期间的核心信息，移交至升学院校、就业单位或学校永久存档。2.按载体形式分类：纸质档案：以纸质文件、表格、证书复印件等形式归档，需加盖学校公章或骑缝章；电子档案：通过管理系统录入、扫描或拍照形成的数字化文件，需确保与纸质档案“一一对应、可追溯”。四、信息采集与录入规范信息采集与录入是档案管理的核心环节，需严格遵循“源头可控、审核闭环、格式统一”原则：（一）采集渠道与要求1.新生入学：通过《学生信息登记表》采集基础信息，监护人需签署《信息真实性承诺书》，确保信息可追溯；2.日常更新：学生或监护人提交信息变动说明（如家庭住址变更、监护人联系方式修改），班主任在3个工作日内完成初审，确认后录入系统；3.特殊信息采集：健康信息、奖惩信息等需附佐证材料（如医院诊断书、获奖证书复印件），由教务处审核后归档。（二）录入与审核流程1.字段规范：电子档案录入需严格遵循系统字段要求（如日期格式为“YYYY-MM-DD”、联系方式需验证有效性），禁止录入与管理无关的冗余信息；2.双人审核：关键信息（如学籍变动、奖惩记录）需由班主任初审、教务处复核，确保“录入-审核”闭环管理；3.版本控制：电子档案需保留修改痕迹（如“修改时间、修改人、修改内容”），便于追溯信息变更历史。五、档案存储与保管要求档案存储需兼顾物理安全与数据安全，确保档案在保管期内“不损毁、不丢失、可调用”：（一）纸质档案保管1.归档要求：纸质档案需按“班级-年级-类别”排序，使用专用档案盒（标注档案编号、起止日期、保管期限），存放于防潮、防火、防虫的专用档案室；2.保管环境：档案室温度控制在14℃-24℃，相对湿度45%-60%，配备温湿度监测仪、灭火器、防虫药剂；3.借阅管理：纸质档案原则上“只借不阅”，确需查阅时需填写《纸质档案借阅登记表》，经部门负责人审批后，在档案管理员陪同下于指定区域查阅，禁止折叠、涂改、抽换档案。（二）电子档案保管1.存储架构：电子档案统一存储于学校云平台或本地服务器，采用“主服务器+异地备份”架构，备份频率不低于每月1次；2.安全防护：电子档案系统需部署防火墙、入侵检测系统（IDS），用户密码需包含大小写字母、数字及特殊字符，每季度强制更新；3.访问权限：按岗位设置分级权限（如班主任仅可查看本班学生信息，档案管理员可修改档案状态，教务处可导出统计数据），禁止“一人多岗、越权操作”。六、档案使用与借阅管理档案使用需遵循“按需提供、全程留痕、安全可控”原则，平衡管理效率与信息安全：1.教学管理：教务处调取学籍信息办理转学、休学等手续，需填写《档案使用申请表》，经部门负责人审批后操作；2.学生服务：班主任查询学生健康信息以制定个性化教育方案，需登记使用目的与时间，确保信息仅用于教育管理；3.数据分析：学校科研团队开展学生成长跟踪研究，需经伦理审查与校长审批，且仅可获取脱敏后的汇总数据。（二）外部借阅流程1.升学/就业调档：高校或用人单位调阅毕业生档案，需出具公函（注明调档原因、范围），由教务处审核后，通过机要通道或专人护送移交；2.司法/行政查询：公检法机关因办案需要查询学生档案，需出具介绍信与执法证件，由学校法律顾问陪同查阅，严禁拷贝原始档案；3.借阅登记：所有档案借阅需记录“借阅人、借阅时间、用途、归还时间”，电子档案操作需留存系统日志，确保可追溯。七、安全与保密管理措施学生信息包含大量隐私数据，需通过“技术防护+制度约束”保障信息安全：（一）安全技术措施1.电子档案加密：敏感信息（如家庭住址、监护人身份证号）需采用AES-256加密存储，传输过程启用SSL/TLS协议；2.终端安全管控：接入档案系统的终端需安装杀毒软件、禁用USB接口，禁止在公共网络环境（如网吧、公共WiFi）登录系统；3.应急处置预案：制定《学生档案安全事件应急预案》，明确数据泄露、系统瘫痪等场景的处置流程，每学年开展1次应急演练。（二）保密管理制度1.知悉范围管控：学生隐私信息（如家庭经济状况、心理评估）仅限“必要岗位+必要场景”知悉，禁止在公开会议、社交媒体讨论相关信息；2.违规处理机制：员工违规泄露学生信息，视情节给予“警告、记过、解除劳动合同”处分，涉嫌违法的移交司法机关；3.培训与教育：每学期组织档案管理人员开展“信息安全与保密”培训，签订《保密责任书》，强化合规意识。八、档案更新与销毁流程档案需“动态更新、定期清理”，确保信息时效性与存储空间优化：（一）档案更新机制1.定期更新：每学期末（或毕业季）集中更新学业成绩、奖惩记录、升学去向等信息，确保“在校档案”与学生实际情况一致；2.即时更新：学生信息发生重大变动（如监护人变更、重大疾病确诊）时，班主任需在15个工作日内完成信息采集、审核与录入；3.版本归档：电子档案更新后需保留历史版本，标注“更新时间、更新人、更新原因”，便于追溯学生成长轨迹。（二）档案销毁流程1.鉴定与审批：由档案管理小组（教务处、班主任、档案管理员）每5年开展一次档案鉴定，确认无保存价值的档案（如临时活动报名信息、过期健康证明），填写《档案销毁清单》，经校长审批后实施销毁；2.销毁方式：纸质档案由两人监督销毁（如碎纸机粉碎、焚烧），电子档案通过专业数据擦除软件彻底删除，销毁过程需拍摄照片、记录销毁人，存档5年；3.例外情况：涉及法律纠纷、审计调查的档案，需暂缓销毁，待纠纷解决或调查结束后再行处理。九、监督与考核机制建立“定期检查+量化考核”机制，确保档案管理规范落地：（一）监督检查1.日常抽查：档案管理员每月抽查10%的档案，检查信息准确率、归档及时性，发现问题立即整改；2.专项审计：每学年开展一次档案管理专项审计，重点核查“信息安全措施落实、借阅流程合规性、销毁记录完整性”；3.师生反馈：通过问卷调查、座谈会收集师生对档案服务的意见，优化管理流程。（二）考核与奖惩1.考核指标：档案准确率（≥98%）、更新及时率（≥95%）、安全事故发生率（0）、师生满意度（≥90%）；2.表彰奖励：对档案管理工作突出的班级、个人给予“优秀档案管理岗”称号，在绩效考核中加分；3.违规处罚：档案信息错误率超5%、发生安全泄露事件的，扣减部门绩效，责任人取消当年评优资格。十、附则1.本规范由学校教务处负责解释，自发布之日起施行，原有档案管理制度与本规