办公用品采购入库领用制度

办公用品采购入库领用制度各部门办公用品需求由使用人于每月25日前填写《办公用品需求申请表》，注明物品名称、规格、数量、用途，经部门负责人签字确认后提交行政部。行政部汇总所有部门需求，结合库存情况编制《月度采购计划》，经行政部负责人审核后执行。临时紧急需求需填写《紧急采购申请单》，经部门负责人及行政部负责人双签批准后单独采购。供应商须从公司《合格供应商名录》中选择，名录由行政部联合财务部每年度通过市场调研、比价招标更新，优先选择资质齐全、供货稳定、价格合理的供应商。单次采购金额500元（含）以下的，由行政部负责人直接审批；500元至2000元（含）的，需分管副总审批；2000元以上的，须报总经理审批。采购订单须明确物品明细、单价、交货时间及质量要求，订单副本同步财务部备案。采购到货后，由采购员与库管员共同验收，核对实物与送货单、采购订单的一致性，检查物品包装是否完好、规格型号是否匹配、质量是否符合使用标准（如纸张克重、笔芯流畅度等）。验收合格后，库管员填写《入库单》，注明物品名称、规格、数量、单价、入库日期、供应商信息，由采购员、库管员双方签字确认。《入库单》一式三联，分别由财务部、仓库、采购留存。验收不合格的物品，采购员须在24小时内联系供应商退换，特殊情况需书面说明原因并报行政部负责人备案。库存物品按类别分区存放，消耗品（笔、便签、回形针等）、低值耐用品（计算器、U盘、文件夹等）、办公设备（打印机、扫描仪等）分类标识，标签注明名称、规格、数量。易燃物品（如修正液、胶水）单独存放于通风干燥的专用柜，钥匙由库管员专人保管。仓库须保持整洁，定期清理过期或破损物品，温度控制在1528℃，湿度40%60%，防鼠、防潮、防火设施齐全并每月检查。员工领用办公用品须填写《办公用品领用单》，注明物品名称、规格、数量、用途，经部门负责人签字后提交行政部。行政部根据《办公用品领用标准》审核：消耗品按人定量领用（A4打印纸每月每人2包，中性笔每月2支，便签本每月1本），超出定量需部门负责人额外批注原因；低值耐用品（单价50元以上）实行“以旧换新”（如计算器坏旧需交回旧件）或“登记到人”（U盘、文件夹标注使用人姓名）。领用时间为每周一、三、五上午9:0011:30，紧急情况需提前1小时向行政部报备并经负责人批准后可即时领用。库管员根据审核通过的《领用单》发放物品，核对实物与单据一致后，在《办公用品领用台账》登记领用日期、领用人、物品明细及数量，领用人签字确认。《领用单》一联由仓库留存，一联交财务部作为费用核算依据。低值耐用品领用需同步登记《低值耐用品管理台账》，记录使用人、领用日期、预计使用期限等信息。每月25日行政部组织库管员、财务部人员进行库存盘点，核对《入库台账》《领用台账》与实物数量，编制《库存盘点表》。盘点差异在50元以内的，由库管员书面说明原因；差异超过50元的，需报行政部负责人调查处理。安全库存标准根据近3个月平均领用量设定（如A4纸安全库存为月均用量的1.5倍，中性笔为月均用量的2倍），库存低于安全标准时，库管员须在2个工作日内通知行政部安排补货。因自然损耗或质量问题导致无法使用的物品，库管员填写《办公用品报废申请单》，附实物及照片，经行政部负责人确认、分管副总批准后，由财务部核销台账。可回收物品（如废旧纸张、塑料文件夹）统一交后勤部门处理，不可回收物品按公司废弃物管理规定分类丢弃。行政部每月5日前编制《办公用品领用分析报告》，统计各部门领用数量、金额及人均消耗，对超出月度预算10%或人均消耗同比增长20%的部门，发送《异常领用提醒函》要求书面说明原因。库管员因保管不善导致物品丢失、损坏的，按实际价值的50%承担赔偿责任；员工因人为过失丢失或损坏低值耐用品的，按物品净值全额赔偿，离职时未归