会议纪要发放工作流程

会议纪要整理发放工作流程需严格遵循以下步骤，确保信息准确、传递及时、归档规范。一、会前准备记录人需在会议召开前24小时确认以下事项：获取会议通知及议程（含时间、地点、参会人员、主要议题），熟悉会议背景及核心目标；检查记录工具（纸质笔记本、录音设备、会议记录模板），确保录音设备电量充足、存储空间足够；提前10分钟到达会场，与会议主持人确认记录重点（如决议事项、责任分工、时间节点），核对参会人员名单并标注职务，避免记录时混淆身份。二、会中记录会议开始后，记录人同步启动录音（经主持人允许），采用“时间戳+发言人+核心内容”的记录格式：时间戳精确至分钟，标注每个议题的起始与结束时间；发言人记录需注明姓名+职务（如“市场部张磊经理”），临时参会人员需补记身份；核心内容重点捕捉：议题背景说明、关键数据（如“Q3销售额目标800万”）、具体建议（如“建议增加线上推广预算20%”）、争议点（如“技术部反对缩短开发周期”）、表决结果（如“经举手表决，5票赞成，2票反对，通过方案A”）、决议事项（明确“由运营部李芳负责，10月15日前完成用户调研”）。记录过程中若遇表述模糊或数据存疑（如“约50%客户反馈”），需在笔记旁标注“待核对”，并于会后立即向发言人确认。三、会后整理会议结束后2小时内完成初稿整理（紧急会议需1小时内）：1.对照录音补全遗漏内容，修正因语速过快或口音导致的记录错误（如“成本30万”误记为“3万”）；2.按议程顺序或逻辑关系重构内容，区分“讨论过程”与“结论”（如“技术部提出需3个月开发，经协商调整为2.5个月”）；3.提炼决议事项，形成“事项描述责任部门/人完成时限交付标准”的清晰条目（如“上线新功能：技术部王强，11月30日前，完成测试且用户满意度≥90%”）；4.语言调整：将口语化表达转为规范书面语（如“咱们得赶紧弄”改为“需加快推进”），保留关键细节（如“李总强调‘数据必须经财务部复核’”）；5.标注未决事项（如“关于预算调整，待下周三提交详细方案后再议”），并注明后续跟进人。四、审核确认整理完成后，按以下流程审核：自审：记录人检查内容完整性（是否覆盖所有议题）、准确性（数据与结论是否与会议一致）、逻辑连贯性（讨论过程与决议是否对应）；主持人复核：提交会议主持人审核，重点确认决议事项是否准确、责任分工是否明确、时间节点是否合理（如“10月15日前完成”是否符合实际进度）；涉事方确认：若决议涉及多部门（如“人力资源部负责招聘，行政部负责场地布置”），需同步发送相关部门负责人核对，确保职责无歧义；修订反馈：审核中若发现问题（如“责任部门误写为‘销售部’”），记录人需在1小时内修正并重新提交，直至所有审核方确认通过。五、发放执行审核通过后，24小时内（紧急会议4小时内）完成发放：确定发放范围：基础范围为全体参会人员、会议主持人分管领导；扩大范围需经主持人批准（如“涉及公司战略调整，需抄送总经理”）；发放方式：优先通过公司OA系统（加盖电子公章），同步邮件通知（主题格式：“[XX会议]XX年XX月XX日会议纪要（终版）”）；敏感内容（如财务数据）通过加密系统或纸质件面交；确认接收：重要会议需在发放后1小时内通过即时通讯工具（如企业微信）提醒收件人查收，留存发送记录（如邮件已读回执、OA系统已阅统计）；版本管理：若需修订（如“因政策调整，原决议时间节点延迟至11月1日”），需标注“修订版”并说明修改原因，旧版本备注“作废”。六、归档保存发放完成后3个工作日内完成归档：电子归档：上传至公司文档管理系统，按“会议类型（如周例会/项目会）时间（XX年XX月）部门（如研发中心）”分类，添加关键词标签（如“用户调研”“预算调整”），确保可快速检索；纸质归档：打印终版会议纪要（含审核签字页），与会议通知、议程、附件（如PPT、数据报表）一并装入档案袋，标注“XX会议纪要（XX年XX月XX日）”，存放至公司档案室，按年度编号保存（如