职业健康监护档案管理制度

职业健康监护档案管理制度一、目的为了规范职业健康监护档案管理，有效地保护劳动者的健康权益，根据《中华人民共和国职业病防治法》《用人单位职业健康监护监督管理办法》等相关法律法规的要求，结合本单位实际情况，特制定本。二、适用范围本制度适用于本单位所有接触职业病危害因素的劳动者的职业健康监护档案管理工作。三、职责分工（一）人力资源部门1.负责在员工入职时收集员工的基本信息，包括姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、入职时间、工种、工作岗位等，并及时将这些信息提供给职业健康管理部门。2.在员工岗位调动、离职等情况发生时，及时通知职业健康管理部门，以便对职业健康监护档案进行相应的更新和处理。（二）职业健康管理部门1.负责组织接触职业病危害因素的劳动者进行职业健康检查，与有资质的职业健康检查机构签订委托协议，确保职业健康检查工作的顺利开展。2.收集、整理、归档职业健康检查报告、职业健康监护档案相关资料，建立完善的职业健康监护档案。3.对职业健康监护档案进行动态管理，及时更新档案内容，确保档案的准确性和完整性。4.定期对职业健康监护档案进行审核和评估，发现问题及时整改。5.负责职业健康监护档案的借阅、查阅和保密工作，严格按照规定的程序办理相关手续。（三）各部门负责人1.负责本部门接触职业病危害因素劳动者的信息统计和上报工作，确保信息的准确无误。2.配合职业健康管理部门做好职业健康检查的组织和协调工作，督促本部门员工按时参加职业健康检查。3.关注本部门员工的职业健康状况，发现异常情况及时向职业健康管理部门报告。四、职业健康监护档案内容（一）劳动者基本信息1.个人基本情况，包括姓名、性别、年龄、民族、身份证号码、文化程度等。2.职业史，记录劳动者参加工作的时间、工作单位、从事的工种和岗位、接触的职业病危害因素种类等。3.既往史，包括劳动者既往的健康状况、疾病史、过敏史等。4.家族史，了解劳动者家族中是否有遗传性疾病、职业病等相关病史。（二）职业健康检查结果1.上岗前职业健康检查报告，记录劳动者在入职时的健康状况，判断其是否适合从事所接触职业病危害因素的工作。2.在岗期间定期职业健康检查报告，按照规定的周期对劳动者进行职业健康检查，及时发现劳动者的健康损害情况。3.离岗时职业健康检查报告，在劳动者离职时进行职业健康检查，确定其是否存在与职业病危害相关的健康损害。4.应急职业健康检查报告，在发生职业病危害事故等紧急情况下，对接触职业病危害因素的劳动者进行应急职业健康检查，评估其健康状况。（三）职业病诊疗资料1.职业病诊断证明书，由有资质的职业病诊断机构出具，明确劳动者是否患有职业病以及职业病的种类和程度。2.职业病治疗记录，包括劳动者的住院病历、门诊病历、检查检验报告、治疗方案等资料，记录职业病的治疗过程和效果。（四）职业健康监护干预措施及结果1.针对职业健康检查中发现的异常情况，采取的相应干预措施，如调离原工作岗位、进行康复治疗、加强个人防护等。2.干预措施的实施情况和效果评估，记录干预措施是否有效，劳动者的健康状况是否得到改善。五、职业健康监护档案的建立（一）档案编号为每个劳动者的职业健康监护档案赋予唯一的编号，编号规则应简单明了、易于识别和管理。编号可以采用“年份+部门代码+员工序号”的方式，例如“202401001”表示2024年入职的第一部门的001号员工。（二）档案建立流程1.人力资源部门在员工入职时，收集员工的基本信息，并将其录入到职业健康管理系统中。2.职业健康管理部门根据员工的岗位信息，确定其接触的职业病危害因素种类，按照规定的职业健康检查项目和周期，组织员工进行职业健康检查。3.职业健康检查机构完成检查后，将职业健康检查报告反馈给职业健康管理部门。4.职业健康管理部门对职业健康检查报告进行审核，将检查结果录入到职业健康管理系统中，并与员工的基本信息进行关联。5.职业健康管理部门将职业健康检查报告、职业病诊疗资料等相关资料进行整理和归档，建立纸质和电子职业健康监护档案。六、职业健康监护档案的保管（一）保管要求1.职业健康监护档案应妥善保管，建立专门的档案库房或档案柜，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。2.纸质档案应采用标准的档案袋或档案盒进行装具，按照员工姓名或档案编号进行分类存放，便于查找和管理。3.电子档案应存储在专用的服务器或移动存储设备中，定期进行备份，防止数据丢失。同时，应设置访问权限，确保电子档案的安全。（二）保管期限1.劳动者的职业健康监护档案应长期保存，直至劳动者离职后20年。2.对于患有职业病的劳动者，其职业健康监护档案应永久保存。七、职业健康监护档案的查阅与借阅（一）查阅程序1.本单位内部人员因工作需要查阅职业健康监护档案时，应填写《职业健康监护档案查阅申请表》，经所在部门负责人审核同意后，提交给职业健康管理部门。2.职业健康管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人负责查阅，并做好查阅记录。查阅人员不得私自复制、拍摄档案内容。（二）借阅程序1.因特殊情况需要借阅职业健康监护档案时，借阅人应填写《职业健康监护档案借阅申请表》，经所在部门负责人、职业健康管理部门负责人和单位分管领导审批同意后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过7个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借、损坏或丢失。借阅期满后，应及时归还档案，职业健康管理部门应对归还的档案进行检查，确认档案完好无损。八、职业健康监护档案的更新与维护（一）定期更新职业健康管理部门应每年对职业健康监护档案进行一次全面的更新，包括劳动者的基本信息、职业健康检查结果、职业病诊疗资料等内容。同时，对档案中的错误信息进行修正，确保档案的准确性和完整性。（二）动态维护1.当劳动者的岗位调动、接触的职业病危害因素发生变化时，职业健康管理部门应及时更新职业健康监护档案中的相关信息。2.在职业健康检查过程中，如发现劳动者的健康状况发生异常变化，职业健康管理部门应及时将检查结果和处理情况记录到档案中。3.对于新诊断的职业病患者，职业健康管理部门应及时收集和整理职业病诊疗资料，补充到职业健康监护档案中。九、职业健康监护档案的保密（一）保密制度1.职业健康管理部门应制定严格的保密制度，明确档案管理人员的保密职责，对职业健康监护档案的内容严格保密。2.档案管理人员不得向无关人员透露劳动者的职业健康监护档案信息，不得私自将档案内容提供给其他单位或个人。（二）保密措施1.对职业健康监护档案的查阅和借阅进行严格的审批和登记，限制查阅和借阅人员的范围。2.采用加密技术对电子档案进行加密处理，防止档案信息被非法获取。3.在档案库房或档案柜上设置锁具，确保档案的物理安全。十、职业健康监护档案的销毁（一）销毁条件1.保管期限已满且无保存价值的职业健康监护档案。2.经鉴定确已失去保存价值的职业健康监护档案。（二）销毁程序1.职业健康管理部门定期对职业健康监护档案进行清理和鉴定，确定需要销毁的档案清单。2.填写《职业健康监护档案销毁申请表》，经单位分管领导审批同意后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等。同时，应安排专人负责监督销毁过程，确保档案被彻底销毁。4.销毁完成后，应填写《职业健康监护档案销毁记录》，记录销毁的档案名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由监督人员签字确认。十一、监督与考核（一）监督检查1.单位应定期对职业健康监护档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的建立、保管、查阅、借阅、更新、维护、保密等方面。2.职业健康管理部门应定期对各部门的职业健康监护档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）考核评价1.将职业