收款管理财务制度

PAGE收款管理财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司收款管理流程，确保公司资金及时、足额回收，加强财务管理，防范财务风险，保障公司的正常运营和持续发展。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营活动中涉及的各类收款业务，包括但不限于销售货款、服务费用、租金收入、押金及其他应收款项等。（三）基本原则1.合法性原则：收款活动必须符合国家法律法规和相关政策的规定，确保公司的收款行为合法合规。2.准确性原则：收款信息应准确无误，包括收款金额、收款对象、收款方式等，避免因信息错误导致的收款纠纷和财务损失。3.及时性原则：各部门应及时办理收款业务，确保资金及时回笼，提高资金使用效率。4.安全性原则：加强收款过程中的安全管理，确保资金的安全，防止资金被盗、挪用等风险。5.责任明确原则：明确各部门及相关人员在收款管理中的职责，做到责任到人，确保收款工作的顺利开展。二、收款职责分工（一）销售部门1.负责与客户签订销售合同，明确收款方式、收款期限、违约责任等条款，并确保合同的有效性和可执行性。2.及时跟进销售业务进展情况，按照合同约定向客户发送收款通知，提醒客户按时付款。3.对逾期未付款的客户进行催款，了解客户逾期原因，采取有效措施促使客户尽快付款。4.协助财务部门核对收款信息，提供相关销售业务资料，配合财务部门进行收款管理工作。（二）财务部门1.负责制定收款管理制度，并监督制度的执行情况。2.审核销售合同中的收款条款，确保收款方式、收款期限等符合公司利益和财务规定。3.负责收款业务的账务处理，及时准确记录收款信息，确保财务数据的真实性和完整性。4.定期与销售部门核对收款情况，对未收回的款项进行跟踪分析，及时发现问题并提出解决方案。5.负责与银行、税务等相关部门沟通协调，办理收款业务涉及的各项手续，确保资金安全和合规纳税。（三）其他部门1.各部门在其职责范围内协助销售部门和财务部门开展收款工作，如提供客户信息、协助催款等。2.对于涉及多个部门的收款业务，各部门应密切配合，明确分工，共同完成收款任务。三、收款流程（一）收款通知1.销售部门在与客户签订销售合同后，应及时将合同副本提交给财务部门。财务部门根据合同约定，确定收款方式、收款期限，并生成收款通知。2.收款通知应包括客户名称、合同编号、收款金额、收款期限、收款方式等信息，并加盖公司财务专用章。3.销售部门负责将收款通知送达客户，确保客户及时收到通知，并明确告知客户付款的具体要求和注意事项。（二）款项收取1.客户应按照收款通知的要求，在规定的收款期限内将款项支付至公司指定的收款账户。2.公司收款账户应保持清晰明确，原则上不得使用个人账户或其他非公司账户进行收款。如有特殊情况需要使用其他账户收款，必须经过公司财务负责人的批准，并做好相关记录。3.财务部门应定期核对收款账户的资金到账情况，确保款项及时足额到账。对于通过银行转账方式收款的，应及时核对银行对账单，确认收款金额和收款时间；对于现金收款的，应及时办理现金缴存手续，并在收款凭证上加盖“现金收讫”章。（三）收款确认1.财务部门在收到款项后，应及时进行收款确认。对于银行转账收款的，以银行到账记录为准；对于现金收款的，以收款凭证和现金缴存记录为准。2.财务部门根据收款确认情况，编制收款凭证，详细记录收款日期、收款金额、收款对象、收款方式等信息，并进行账务处理。收款凭证应作为记账的依据，确保财务数据的准确性和完整性。3.财务部门应定期将收款情况反馈给销售部门，以便销售部门及时了解客户付款情况，对未付款的客户进行跟踪催款。（四）逾期收款处理1.如客户未能在规定的收款期限内付款，销售部门应及时与客户沟通，了解逾期原因，并采取相应的催款措施。催款措施可以包括电话催款、邮件催款、上门催款等方式。2.对于逾期时间较长的客户，销售部门应填写《逾期收款情况报告表》，详细说明客户逾期情况、催款过程及下一步工作计划，并提交给财务部门。财务部门根据报告表对逾期款项进行重点跟踪管理。3.财务部门可以根据逾期款项的金额和逾期时间，采取相应措施，如暂停供货、加收逾期利息等。对于逾期时间较长且催款无效的客户，公司可以考虑通过法律途径追讨欠款，维护公司的合法权益。四、收款方式管理（一）银行转账1.鼓励客户采用银行转账方式付款，公司应向客户提供准确的银行账户信息，包括开户行名称、账号、户名等。2.财务部门应及时核对银行转账信息，确保转账款项准确无误。对于收到的银行转账凭证，应认真审核凭证的真实性、完整性和合规性，如转账金额、转账日期、付款人名称等信息是否与收款通知一致。3.如发现银行转账信息有误或存在疑问，财务部门应及时与客户或银行联系，核实情况并进行处理。（二）支票1.客户使用支票付款时，公司应要求客户提供有效的支票，并确保支票的真实性和有效性。2.财务部门收到支票后，应及时进行审核，包括支票的票面信息是否清晰、完整，支票金额是否正确，出票日期是否在有效期内，付款人签章是否齐全等。3.审核无误后，财务部门应及时将支票存入银行，并在支票背面加盖公司财务专用章和法人章。如支票存在背书转让情况，应确保背书连续、有效。4.对于收到的空头支票或其他无效支票，财务部门应及时通知销售部门，由销售部门与客户联系，要求客户重新开具支票或采取其他付款方式。同时，公司应按照相关法律法规的规定，追究客户的法律责任。（三）现金1.在符合国家现金管理规定的前提下，对于金额较小、客户要求采用现金付款的业务，可以收取现金。2.收取现金时，必须由财务部门或指定的收款人员负责办理，并在收款现场开具收款凭证。收款凭证应详细记录收款日期、收款金额、收款对象、收款方式等信息，并加盖“现金收讫”章。3.收取的现金应及时缴存银行，不得坐支现金。现金缴存银行时，应填写现金缴款单，注明缴款日期、缴款金额、缴款单位等信息，并确保现金与缴款单金额一致。4.财务部门应定期核对现金收款情况，确保现金收款记录的准确性和完整性。如发现现金收款存在差异或问题，应及时进行调查处理。（四）电子支付1.随着电子支付方式的广泛应用，公司应积极推广使用电子支付方式收款，如微信支付、支付宝支付、网银支付等。2.公司应向客户提供电子支付的相关信息和操作指引，方便客户进行支付。同时，财务部门应及时关注电子支付平台的收款情况，确保款项及时到账。3.对于电子支付收款，财务部门应根据支付平台提供的交易记录进行收款确认，并编制相应的收款凭证。在收款凭证中，应注明电子支付方式及相关交易单号等信息。五、收款风险管理（一）风险识别1.财务部门应定期对收款业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如客户信用风险、收款方式风险、法律法规风险等。2.对于识别出的风险，应进行详细记录，并评估其风险程度和影响范围。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，财务部门应组织相关人员对风险进行评估，确定风险等级。风险评估可以采用定性与定量相结合的方法，如风险发生的可能性、影响程度等。2.对于高风险的收款业务，应制定专门的风险应对措施，加强风险管理。（三）风险应对1.客户信用风险管理销售部门在与客户签订合同前，应对客户的信用状况进行调查和评估，了解客户的经营情况、财务状况、信用记录等信息。根据客户信用评估结果，合理确定客户的信用额度和收款期限，并在销售合同中明确约定。定期对客户的信用状况进行跟踪和评估，如发现客户信用状况发生变化，应及时调整信用额度和收款政策。2.收款方式风险管理对于不同的收款方式，应采取相应的风险防范措施。如银行转账方式，要确保银行账户信息的安全，及时核对转账款项；支票方式，要严格审核支票的真实性和有效性；现金方式，要加强现金管理，确保现金安全。鼓励采用安全可靠的收款方式，如电子支付方式，减少现金交易带来的风险。3.法律法规风险管理加强对国家法律法规和相关政策的学习和研究，确保公司收款业务符合法律法规的要求。对于涉及法律法规风险的收款业务，如债务追讨等，应及时咨询专业法律人士的意见，并按照法律程序进行处理。六、收款监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对收款业务进行审计监督，检查收款管理制度的执行情况、收款流程的合规性、收款信息的准确性等。2.审计部门可以通过查阅收款凭证、核对银行对账单、走访客户等方式进行审计检查，并出具审计报告。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.公司应接受税务机关、银行等外部机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，提供真实、准确的收款信息和财务资料。2.对于外部机构提出的问题和建议，公司应认真对待，及时进行整改，并将整改情况反馈给相关部门。七、收款信息管理（一）收款档案管理1.财务部门应建立健全收款档案管理制度，对收款业务相关的文件、资料进行分类整理、归档保存。2.收款档案应包括销售合同、收款通知、收款凭证、银行对账单、催款记录、逾期收款情况报告表等资料，确保档案资料的完整性和真实性。3.收款档案的保管期限应按照国家法律法规和公司相关规定执行，期满后如需销毁，应按照规定的程序进行审批和处理。（二）收款数据分析1.财务部门应定期对收款数据进行分析汇总，形成收款分析报告。收款分析报告应包括收款金额、收款方式、收款期