财务制度备用金规定

PAGE财务制度备用金规定一、总则（一）目的为规范公司备用金的管理，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司各部门及分支机构在日常经营活动中因业务需要而使用备用金的情况。（三）定义备用金是指公司为满足各部门及分支机构日常临时性、小额的现金支付需求，而预先拨付给相关人员或部门周转使用的资金。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因业务需要，经常发生小额零星支出，且使用现金结算较为方便的情况。2.单次支出金额一般不超过[X]元，特殊情况经总经理批准后可适当提高额度，但最高不得超过[X]元。（二）申请流程1.申请人填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况进行审核，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对申请内容进行合规性审查，包括备用金用途是否符合公司规定、预计使用期限是否合理等。如审核通过，财务部门负责人签署意见。4.申请表最后提交至公司总经理审批。总经理根据公司整体资金状况、业务需求等因素进行综合审批，审批通过后，申请表返回财务部门。（三）审批权限1.备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人审核，财务部门负责人复核，总经理审批。2.备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核，财务部门负责人复核，副总经理审批。3.备用金申请金额超过[X]元的，由部门负责人审核，财务部门负责人复核，总经理审批，并报董事会备案。三、备用金的领用与发放（一）领用方式1.申请人凭经审批通过的《备用金申请表》到财务部门办理备用金领用手续。2.财务部门根据审批金额，以现金或银行转账方式将备用金发放给申请人。如采用现金发放，应要求申请人签字确认；如采用银行转账，应留存转账记录。（二）发放时间财务部门应在收到经审批的《备用金申请表》后的[X]个工作日内完成备用金的发放。如遇特殊情况无法按时发放，应及时通知申请人并说明原因。四、备用金的使用（一）使用范围1.支付公司日常经营活动中发生的小额办公用品采购、差旅费、业务招待费等零星支出。2.支付给供应商的小额货款，但需符合公司采购相关规定。3.经公司批准的其他临时性小额现金支出。（二）使用原则1.备用金必须专款专用，不得挪作他用。2.严格按照公司财务制度和相关法律法规的规定进行使用，确保支出的真实性、合法性和合理性。3.每笔备用金支出都应取得合法有效的原始凭证，如发票、收据等，并及时交予财务部门进行账务处理。（三）使用流程1.申请人在使用备用金时，应填写《备用金支出报销单》，详细记录支出日期、用途、金额、支付对象等信息，并附上相关原始凭证。2.将填写完整的《备用金支出报销单》提交至所在部门负责人审批，部门负责人应核实支出的真实性和合理性，并签署意见。3.经部门负责人审批通过后，报销单流转至财务部门。财务部门对报销内容进行审核，重点审核原始凭证的真实性、合法性、完整性以及支出是否符合备用金使用范围和公司财务制度规定。如审核通过，财务部门负责人签署意见。4.报销单最后提交至公司总经理审批（审批权限同备用金申请）。总经理审批通过后，财务部门根据审批结果进行账务处理，并对备用金进行相应的调整。五、备用金的报销与归还（一）报销期限1.备用金使用后，申请人应在[X]个工作日内到财务部门办理报销手续。如遇特殊情况无法按时报销，应提前向财务部门说明原因，并申请延期报销。延期报销最长不得超过[X]个工作日。2.对于超过报销期限未办理报销手续的备用金，财务部门将从申请人的工资或其他应付款项中扣除相应金额，直至备用金归还完毕。（二）报销方式与流程1.申请人按照上述备用金使用流程中的要求填写《备用金支出报销单》，并附上相关原始凭证，到财务部门办理报销手续。2.财务部门审核报销单及原始凭证无误后，根据公司财务制度规定进行账务处理。如备用金有剩余，财务部门应收回剩余款项；如备用金不足，财务部门应补足差额，并将报销后的备用金余额调整至相应账户。（三）归还方式1.如备用金使用完毕且已办理报销手续，申请人应将剩余备用金及时归还财务部门。归还方式可采用现金或银行转账，财务部门应开具收款收据或记录转账信息。2.对于不再使用备用金的人员或部门，应在停止使用后的[X]个工作日内将备用金全额归还财务部门。六、备用金的管理与监督（一）财务部门职责1.负责备用金制度的制定、修订和解释。2.审核备用金的申请、领用、使用和报销等相关手续，确保备用金的使用符合公司规定和财务制度要求。3.定期对备用金进行清查盘点，核实备用金的余额和使用情况，发现问题及时处理，并向公司管理层报告。4.负责备用金的账务核算，及时记录备用金的增减变动情况，确保账目清晰、准确。（二）部门负责人职责1.对本部门备用金的申请、使用和管理负责，审核本部门备用金申请的合理性和必要性，监督本部门人员正确使用备用金。2.定期检查本部门备用金的使用情况，发现问题及时督促相关人员整改，并向财务部门反馈。（三）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对备用金的管理情况进行审计，检查备用金的申请、审批、使用、报销等环节是否合规，备用金的使用效益是否达到预期目标。2.对于审计过程中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。整改情况应向公司管理层报告。七、罚则（一）违规处理1.对于违反本规定使用备用金的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.如发现申请人虚报备用金用途、提供虚假报销凭证等行为，公司将追回违规使用的备用金，并对相关责任人处以违规金额[X]%[X]%的罚款。情节严重的，将给予警告、记过、降职等处分；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。3.对于因保管不善导致备用金丢失或被盗的责任人，公司将责令其限期追回损失。如无法追回，将由责任人承担全部损失，并给予相应的纪律处分。（二）责任追究1.各部门负责人对本部门备用金的管理负有领导责任。如本部门出现备用金管理违规问题，将视情节轻重对部门负责人进行相应的问责。2.财务部门在备用金管理过程中如存在审核不严、监督不力等问题，将对财务部门负责人及相关经办人员进行批评教育，并责令其整改。如因财务部门原因导致公司资金损失，将依法追究相关人员的责任。八、附则