采购与付款财务制度

PAGE采购与付款财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购与付款业务流程，加强财务管理与内部控制，确保采购活动合法合规、采购资金安全有效使用，提高公司经济效益，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于公司内部所有采购与付款相关活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。3.基本原则合法性原则：采购与付款业务必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定。效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，降低采购成本，提高资金使用效率。内部控制原则：建立健全采购与付款业务的内部控制制度，明确各部门职责权限，加强流程控制，防范风险。公开透明原则：采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购信息透明，防止暗箱操作。二、采购业务流程1.采购需求申请使用部门提出申请：各部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。部门负责人审核：部门负责人对采购需求的合理性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部门。2.采购计划制定采购部门汇总分析：采购部门收到各部门的采购需求申请后，进行汇总分析，结合公司库存情况、生产计划等因素，制定采购计划。采购计划审批：采购计划报经采购部门负责人、财务部门负责人及公司分管领导审批后执行。3.供应商选择与管理供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据采购需求，从数据库中筛选出潜在供应商，并对其进行初步评估，包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面。实地考察与评估：对于重要采购项目，采购部门组织相关人员对潜在供应商进行实地考察，进一步了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等。考察结束后，填写《供应商考察评估报告》，对供应商进行综合评估打分。供应商确定与准入：根据评估结果，选择得分较高的供应商作为合格供应商，并纳入公司供应商名录。采购部门与合格供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利义务、采购价格、交货方式、付款条件等内容。供应商动态管理：采购部门定期对供应商进行跟踪评估，根据评估结果调整供应商名录。对于出现质量问题、交货延迟、价格不合理等情况的供应商，及时采取警告、暂停合作、取消合作等措施。4.采购合同签订合同起草与审核：采购部门根据采购计划和与供应商协商的结果，起草采购合同。合同内容应包括采购物品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同初稿完成后，提交至法务部门进行合法性审核，同时提交财务部门进行财务条款审核。合同签订与备案：经法务部门和财务部门审核通过的采购合同，由采购部门与供应商签订。合同签订后，采购部门将合同副本交至财务部门备案，作为付款依据。5.采购订单下达采购订单生成：采购部门根据采购合同，生成《采购订单》，明确订单编号、采购物品或服务的详细信息、订单金额、交货时间、交货地点等内容。采购订单审批：采购订单报经采购部门负责人审批后发送给供应商。6.采购验收验收准备：采购部门在采购物品或服务到货前，通知相关验收部门（如质量部门、使用部门等）做好验收准备工作。验收部门应制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收人员等。到货验收：采购物品或服务到货后，验收部门按照验收方案进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、型号等是否符合采购合同要求。验收合格后，验收人员填写《采购验收单》，签字确认。如发现验收不合格，验收人员应及时通知采购部门与供应商协商解决，并在《采购验收单》上注明不合格情况及处理意见。验收结果处理：采购部门根据验收结果进行相应处理。对于验收合格的采购项目，办理入库手续或直接投入使用；对于验收不合格的采购项目，采购部门负责与供应商协商退换货、补货或索赔等事宜。三、付款业务流程1.付款申请采购部门提交申请：采购部门在收到供应商发票及《采购验收单》后，核对发票信息与采购合同、采购订单、验收单是否一致。如核对无误，填写《付款申请表》，详细说明付款金额、付款方式、付款日期等内容，并附上相关单据。部门负责人审核：采购部门负责人对付款申请的真实性、合理性进行审核，签字确认后提交至财务部门。2.财务审核财务部门初审：财务部门收到付款申请后，对相关单据进行初审，重点审核发票的真实性、合法性、完整性，采购合同、采购订单、验收单等是否齐全，付款金额是否准确，付款方式是否符合合同约定等。初审通过后，财务人员在《付款申请表》上签字。财务负责人审批：财务部门负责人对付款申请进行审批，根据公司资金状况、预算安排等因素，决定是否批准付款。审批通过后，在《付款申请表》上签字。3.付款审批分管领导审批：付款申请报经公司分管领导审批。分管领导根据公司整体经营情况和资金安排，对付款事项进行最终决策。审批通过后，在《付款申请表》上签字。4.付款执行财务部门办理付款：财务部门根据审批通过的《付款申请表》，按照公司规定的付款方式办理付款手续。对于支票付款，财务人员填写支票并加盖预留银行印鉴后交予供应商；对于银行转账付款，财务人员通过网上银行等方式将款项支付给供应商；对于现金付款，严格按照公司现金管理规定办理。付款记录与归档：财务部门在完成付款后，及时登记付款台账，记录付款日期、付款金额、付款方式、供应商名称等信息。同时，将付款申请及相关单据进行归档保存以备查。四、财务控制与监督1.预算控制采购预算编制：公司建立采购预算管理制度，采购部门应根据公司年度经营计划和业务需求，编制采购预算草案。采购预算应包括采购项目、采购金额、采购时间等内容。预算审批与执行：采购预算草案报经财务部门审核、公司预算管理委员会审批后下达执行。采购部门应严格按照采购预算执行采购业务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。2.资金控制资金计划安排：财务部门根据公司经营计划、采购预算等，编制资金计划，合理安排资金，确保采购资金的及时供应。付款审核把关：财务部门在付款审核过程中，严格按照公司财务制度和相关规定进行把关，确保付款金额准确、付款方式合规、付款时间合理。对于不符合规定的付款申请，不予批准。3.内部审计监督定期审计检查：公司内部审计部门定期对采购与付款业务进行审计检查，重点检查采购流程的合规性、内部控制制度的执行情况、采购成本的合理性、付款的准确性等。问题整改跟踪：对于审计检查中发现的问题，内部审计部门出具审计报告，提出整改建议。采购部门和财务部门应按照审计报告要求及时进行整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。内部审计部门对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。五、信息管理与沟通1.采购信息系统建设建立采购信息平台：公司应建立完善的采购信息系统，实现采购需求申请、采购计划制定、供应商管理、采购合同签订、采购订单下达、采购验收、付款申请等业务流程的信息化管理。采购信息系统应具备信息录入、查询、统计、分析等功能，为采购与付款业务提供数据支持。信息系统安全管理：加强采购信息系统的安全管理，设置用户权限，确保信息的保密性、完整性和可用性。定期对信息系统进行维护和升级，防止信息泄露和系统故障。2.信息沟通与共享部门间信息传递：采购部门、财务部门、使用部门、验收部门等应建立有效的信息沟通机制，及时传递采购与付款业务相关信息。采购部门定期向财务部门提供采购合同执行情况、付款申请等信息；财务部门向采购部门反馈资金状况、付款审批结果等信息；使用部门向采购部门反馈采购物品或服务的使用情况及质量问题；验收部门向采购部门通报验收结果。信息共享平台搭建：搭建公司内部信息共享平台，各部