伙食财务制度

PAGE伙食财务制度一、总则（一）目的为了加强公司伙食财务管理，规范伙食经费的使用，确保公司员工的饮食质量和安全，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及伙食费用的收支管理，包括员工食堂、驻外办事处伙食补贴等相关费用的核算与监督。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，确保伙食财务活动合法合规。2.预算管理原则：实行全面预算管理，合理编制伙食经费预算，严格执行预算，加强预算控制和分析。3.收支平衡原则：坚持量入为出，收支平衡，略有结余的原则，合理安排伙食经费，避免浪费和超支。4.公开透明原则：伙食财务信息应定期公开，接受员工监督，确保经费使用透明、公正。二、管理职责（一）财务部门职责1.负责制定和完善伙食财务管理制度，明确财务核算流程和规范。2.负责编制伙食经费预算，审核各项费用支出，确保经费使用符合预算和规定。3.负责伙食经费的账务处理和财务报表编制，定期向公司领导和相关部门提供财务信息。4.负责对伙食财务收支情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪落实。（二）后勤管理部门职责1.负责员工食堂的日常管理，包括食材采购、加工制作、餐饮服务等，确保饮食质量和安全。2.负责制定员工食堂的物资采购计划，审核采购申请，控制采购成本。3.负责统计员工就餐人数，核算伙食费用，定期与财务部门核对账目。4.负责收集员工对伙食的意见和建议，及时反馈给相关部门，并采取措施加以改进。（三）其他部门职责1.各部门应配合后勤管理部门做好员工就餐管理工作，督促员工遵守就餐秩序和规定。2.涉及伙食费用报销的部门和员工，应按照财务制度规定，及时准确地填写报销凭证，办理报销手续。三、预算管理（一）预算编制1.后勤管理部门应根据公司员工人数、就餐标准、食材价格波动等因素，结合上一年度伙食经费实际支出情况，于每年年底前编制下一年度伙食经费预算草案。2.预算草案应包括食材采购费用、人工费用、水电费、设备维护费、其他费用等明细项目，并详细说明各项费用的计算依据和预计金额。3.财务部门对后勤管理部门提交的预算草案进行审核，结合公司整体财务状况和发展规划，提出修改意见，经双方沟通协商后，形成年度伙食经费预算方案，报公司领导审批。（二）预算执行1.经公司领导审批后的伙食经费预算方案，作为年度预算执行的依据，各部门应严格按照预算执行，不得擅自调整预算项目和金额。2.如因特殊情况需要调整预算，应按照预算调整程序办理。由后勤管理部门提出预算调整申请，详细说明调整原因、调整项目和金额，经财务部门审核后，报公司领导审批。3.财务部门应建立预算执行台账，定期对预算执行情况进行跟踪分析，及时掌握预算执行进度，发现问题及时预警并采取措施加以解决。（三）预算考核1.公司建立预算考核制度，对各部门预算执行情况进行考核评价。考核指标包括预算执行率、费用控制率、饮食满意度等。2.预算执行率=（实际支出金额÷预算金额）×100%，考核预算执行的准确性和严肃性。3.费用控制率=（实际费用支出预算费用支出）÷预算费用支出×100%，考核费用控制效果，鼓励节约开支。4.饮食满意度通过员工问卷调查等方式进行收集和统计，考核员工对伙食质量和服务的满意度。5.根据预算考核结果，对预算执行情况好的部门给予奖励，对预算执行不力的部门进行通报批评，并责令其限期整改。四、收入管理（一）员工就餐收费1.员工食堂应按照公司规定的就餐标准收取餐费，餐费标准应根据市场物价水平和公司实际情况合理确定，并报公司领导审批后执行。2.员工就餐应使用统一的就餐卡或其他收费系统进行结算，严禁现金交易。收费系统应具备数据记录和查询功能，以便财务部门进行核对和统计。3.后勤管理部门应定期统计员工就餐人数和收费金额，与财务部门核对账目，并将收费情况及时反馈给员工。（二）其他收入1.公司如有其他与伙食相关的收入，如场地出租收入、食品销售收入等，应按照相关规定进行管理和核算。2.其他收入应及时足额入账，不得截留、挪用或私设小金库。财务部门应按照财务制度规定，对其他收入进行账务处理，并定期进行清理和核对。五、支出管理（一）食材采购1.食材采购应遵循“质量第一、价格合理、安全卫生”的原则，选择具有合法资质、信誉良好的供应商。2.后勤管理部门应建立供应商评估和选择机制，定期对供应商的资质、产品质量、价格、服务等进行评估，选择优质供应商，并与其签订采购合同。3.食材采购应实行集中采购或定点采购制度，减少采购环节，降低采购成本。采购人员应严格按照采购计划和合同要求进行采购，确保食材的质量和数量。4.食材采购应取得合法有效的发票，发票内容应与采购合同、送货清单等一致。采购人员应及时将发票和相关凭证提交给财务部门进行报销。5.财务部门应加强对食材采购费用的审核，重点审核发票的真实性、合法性、完整性，以及采购价格的合理性、采购数量的准确性等。对不符合规定的发票和采购支出，不予报销。（二）人工费用1.员工食堂工作人员的工资、奖金、福利等人工费用，应按照公司薪酬制度规定进行核算和发放。2.后勤管理部门应定期统计员工食堂工作人员的考勤情况，按照考勤记录计算工资，并报财务部门审核发放。3.人工费用应通过银行转账等方式发放，确保工资发放的准确性和安全性。财务部门应按照财务制度规定，对人工费用进行账务处理，并定期进行核对和分析。（三）水电费1.员工食堂的水电费应按照实际使用量进行核算和缴纳。后勤管理部门应定期抄录水电表读数，计算水电费金额，并报财务部门审核。2.水电费应取得合法有效的发票，发票内容应与实际使用情况相符。财务部门应加强对水电费发票的审核，确保费用支出的真实性和合理性。3.财务部门应按照财务制度规定，对水电费进行账务处理，并定期与供电、供水部门核对账目，及时发现和解决异常情况。（四）设备维护费1.员工食堂的设备维护费主要包括厨房设备、餐具、桌椅等的维修、保养费用。2.后勤管理部门应建立设备维护档案，记录设备的使用情况、维修保养记录等信息。定期对设备进行检查和维护，及时发现和解决设备故障，延长设备使用寿命。3.设备维护费用应按照实际发生额进行核算，取得合法有效的发票。维修费用较大的项目，应签订维修合同，并按照合同约定进行付款。4.财务部门应加强对设备维护费用的审核，重点审核维修项目的必要性、维修费用的合理性、发票的真实性等。对不符合规定的维修支出，不予报销。（五）其他费用1.员工食堂的其他费用包括清洁用品、办公用品、低值易耗品等费用。2.后勤管理部门应根据实际需要，合理编制其他费用预算，并严格控制费用支出。其他费用应按照规定的审批程序进行报销，取得合法有效的发票。3.财务部门应加强对其他费用的审核，确保费用支出符合公司规定和财务制度要求。对不合理的费用支出进行严格把关，不予报销。六、费用报销（一）报销流程1.费用报销人应按照公司规定填写费用报销单，详细注明报销事由、金额、附件张数，并签字确认。2.报销单应附上合法有效的发票、收据、清单等原始凭证，原始凭证应真实、完整、合法，与报销内容相符。3.报销人将填写好的报销单及原始凭证提交给部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况，对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签字确认。4.部门负责人审核通过后，报销单提交给财务部门审核。财务部门应按照财务制度规定，对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，重点审核发票的真伪、报销金额是否符合标准、报销事由是否合理等。审核无误后，财务部门签字确认。5.财务审核通过后的报销单，报公司领导审批。公司领导根据公司财务状况和相关规定，对报销事项进行审批。审批通过后，报销单交回财务部门进行报销处理。6.财务部门根据审批后的报销单，通过银行转账等方式将报销款项支付给报销人。（二）报销时间1.费用报销应及时办理，原则上当月发生的费用应在次月规定时间内报销完毕。2.对于特殊情况需要延迟报销的，报销人应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意后方可延迟报销。（三）报销标准1.公司应根据实际情况制定合理的费用报销标准，明确各项费用的报销范围、报销额度、报销凭证要求等。2.报销标准应定期进行评估和调整，确保其合理性和适应性。财务部门应严格按照报销标准进行审核，对不符合标准的报销申请不予受理。七、账务处理（一）会计核算1.财务部门应按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度，对伙食经费进行独立核算，设置专门的会计科目，准确记录伙食经费的收支情况。2.伙食经费的会计核算应遵循权责发生制原则，按照实际发生的经济业务进行账务处理，确保会计信息的真实性、准确性和完整性。3.财务部门应定期编制伙食经费财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等，及时反映伙食经费的财务状况和经营成果。（二）财务报表1.财务部门应于每月末编制伙食经费财务报表，报送公司领导和相关部门。财务报表应包括详细的收支明细、预算执行情况分析、财务指标分析等内容。2.财务部门应定期对伙食经费财务报表进行分析，通过对比分析、趋势分析等方法，及时发现伙食财务运行中存在的问题，并提出改进建议和措施。3.公司领导和相关部门应根据财务报表提供的信息，及时了解伙食经费的使用情况，加强对伙食财务工作的指导和监督，确保伙食经费合理使用。八、监督检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对伙食财务收支情况进行审计，检查财务制度的执行情况、预算执行情况、费用支出的真实性和合理性等。2.审计人员应通过查阅账目、凭证、报表，实地盘点资产，询问相关人员等方式进行审计，并出具审计报告。审计报告应客观、公正地反映审计情况，提出审计意见和建议。3.对审计发现的问题，公司应及时进行整改，追究相关人员的责任，并将整改情况反馈给内部审计部门。（二）日常监督1.财务部门应加强对伙食财务收支的日常监督，定期对账目进行核对，检查费用报销凭证的真实性、合法性、完整性，确保财务数据准确无误。