药品结算财务制度

PAGE药品结算财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司药品结算财务流程，确保药品销售与采购款项的准确收付，保障公司资金安全，提高财务管理效率，维护公司及相关利益方的合法权益，促进公司药品业务的健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及药品采购、销售结算的所有部门及人员，包括但不限于采购部门、销售部门、财务部门等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规、财务会计准则以及相关行业监管要求，确保药品结算财务活动合法合规。2.准确性原则：药品结算数据必须真实、准确、完整，财务记录清晰可查，以保证财务信息的可靠性。3.及时性原则：及时处理药品采购与销售结算业务，确保款项收付及时，避免因结算延误影响公司资金周转和业务开展。4.安全性原则：加强资金管理，保障资金安全，防止出现资金挪用、侵占等风险，确保公司资产安全。5.内部控制原则：建立健全药品结算财务内部控制机制，明确各部门职责权限，规范操作流程，加强内部监督与审计，防范财务风险。二、药品采购结算管理（一）采购合同签订1.采购部门在与供应商签订药品采购合同前，应仔细审核合同条款，确保合同中关于药品规格、数量、价格、交货期、结算方式等内容明确无误。2.合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交给财务部门备案，以便财务部门提前了解结算安排，做好资金准备和账务处理准备。（二）药品验收与入库1.药品到货后，验收部门应按照合同要求和相关质量标准对药品进行严格验收，确保药品数量准确、质量合格，并出具验收报告。2.验收合格的药品办理入库手续，仓库管理人员应及时更新库存台账，记录药品的入库日期、品种、数量、规格等信息。（三）采购发票管理1.供应商应按照合同约定及时开具药品采购发票，发票内容必须与合同条款及实际交易相符，包括药品名称、规格、数量、单价、金额等详细信息。2.采购部门收到发票后，应认真审核发票的真实性、合法性和完整性，检查发票开具日期、发票号码、印章等是否齐全正确。审核无误后，在发票上加盖“发票已收”章，并及时传递给财务部门进行账务处理。3.财务部门在收到采购发票后，应再次核对发票与采购合同、验收报告、入库单等相关凭证的一致性，确保发票金额与实际采购金额相符。对于不符合要求的发票，应及时通知采购部门与供应商沟通更换。（四）采购款项支付1.财务部门根据采购合同约定的结算方式和付款期限，审核采购部门提交的付款申请及相关凭证。付款申请应注明合同编号、供应商名称、付款金额、付款原因等详细信息，并附上采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.审核无误后，财务部门按照公司资金审批流程办理付款手续。对于采用银行转账方式付款的，应确保收款账户信息准确无误；对于采用支票付款的，应严格按照支票管理规定填写支票内容，并做好支票领用登记。3.付款后，财务部门应及时登记付款台账，记录付款日期、付款金额、付款方式、供应商名称等信息，并将付款凭证妥善保管，以便日后查询和核对。三、药品销售结算管理（一）销售合同签订1.销售部门在与客户签订药品销售合同前，应充分了解客户信用状况，评估客户付款能力和风险。对于信用状况不佳或存在较高风险的客户，应谨慎签订合同或采取必要的风险防范措施，如要求客户提供担保、增加预付款比例等。2.销售合同应明确药品品种、数量、价格、交货期、结算方式、付款期限等条款，确保合同条款清晰、合法有效，避免因合同纠纷导致结算风险。3.合同签订后，销售部门应及时将合同副本提交给财务部门备案，以便财务部门掌握销售业务情况，做好应收账款管理和账务处理准备。（二）药品发货与出库1.销售部门根据销售合同安排药品发货，仓库管理人员按照发货指令办理药品出库手续，确保药品数量准确、质量合格，并开具出库单。2.出库单应详细记录药品名称、规格、数量、客户名称、发货日期等信息，作为销售业务的原始凭证。仓库管理人员应及时更新库存台账，记录药品的出库日期、品种、数量、规格等信息，确保库存账实相符。（三）销售发票开具1.财务部门在确认药品已发货且满足收入确认条件后，应及时开具销售发票。销售发票应按照国家税收法律法规和财务会计准则的要求开具，确保发票内容真实、准确、完整，包括药品名称、规格数量、单价金额、税率税额、发票号码等信息。2.开具发票后，财务部门应做好发票领用登记和开具记录，定期核对发票存根联与记账联的一致性。同时，将发票及时传递给销售部门，由销售部门负责将发票交付给客户。（四）销售款项收取1.销售部门应按照销售合同约定的结算方式和收款期限，及时跟踪客户款项回收情况，督促客户按时付款。对于逾期未付款的客户，应及时与客户沟通，了解原因，并采取相应的催款措施。2.客户付款时，财务部门应认真核对收款信息，确保收款金额与销售发票金额一致。对于采用银行转账方式收款的，应及时核对银行到账信息；对于收到支票的，应按照支票管理规定进行审核和处理，确保支票真实有效。3.收款后，财务部门应及时登记收款台账，记录收款日期、收款金额、收款方式、客户名称等信息，并开具收款收据或发票记账联给客户作为收款凭证。同时，将收款凭证妥善保管，以便日后查询和核对。四、应收账款与应付账款管理（一）应收账款管理1.财务部门应建立应收账款台账，详细记录每笔应收账款的客户信息、合同编号、发票号码、金额、到期日、收款情况等信息，实时跟踪应收账款的变动情况。2.定期对应收账款进行账龄分析，对于逾期未收回的账款，应及时通知销售部门进行催款，并向相关负责人汇报应收账款风险状况。3.销售部门应制定有效的催款策略，针对不同客户采取不同的催款方式，如电话催款、邮件催款、上门催款等。对于长期拖欠款项的客户，应及时启动法律程序，维护公司合法权益。4.财务部门应根据应收账款账龄分析结果，合理计提坏账准备。对于确实无法收回的应收账款，应按照公司规定的坏账核销程序进行核销，并在财务报表中如实反映。（二）应付账款管理1.财务部门应建立应付账款台账，记录每笔应付账款的供应商信息、合同编号、发票号码、金额、到期日付款情况等信息，及时掌握应付账款的动态。2.定期核对应付账款余额，与供应商进行对账，确保应付账款金额准确无误。对于存在争议的款项，应及时与供应商沟通协商解决，避免因账款纠纷影响公司信誉和业务合作。3.按照采购合同约定的付款期限，合理安排资金支付，确保按时足额支付供应商货款，维护公司良好的商业信用。对于因资金紧张等原因需要延期付款的，应提前与供应商沟通并取得其同意，避免出现逾期付款情况。五、财务核算与账务处理（一）会计核算原则1.药品采购与销售业务应按照权责发生制原则进行会计核算，准确记录收入与成本费用，确保财务报表真实反映公司财务状况和经营成果。2.严格遵循国家财务会计准则和相关会计制度的规定，规范药品结算财务业务的会计处理方法，保证会计信息的一致性和可比性。（二）账务处理流程1.采购业务账务处理收到采购发票并审核无误后，财务部门根据发票金额借记“库存商品药品”科目，贷记“应付账款供应商名称”科目。支付采购款项时，借记贷记“银行存款”科目，贷记“应付账款供应商名称”科目。2.销售业务账务处理确认药品销售收入时，借记“应收账款客户名称”科目，贷记“主营业务收入药品销售收入”科目，同时按照适用税率计算并贷记“应交税费应交增值税（销项税额）”科目。结转销售成本时，借记“主营业务成本药品销售成本”科目，贷记“库存商品药品”科目。3.收款与付款账务处理收到销售款项时，借记“银行存款”科目，贷记“应收账款客户名称”科目。支付采购款项时，借记“应付账款供应商名称”科目，贷记“银行存款”科目。（三）财务报表编制1.财务部门应按照规定的时间和格式编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表应真实、准确、完整地反映公司药品结算财务状况和经营成果，为公司管理层决策提供可靠依据。2.在编制财务报表过程中，应认真核对各项数据的准确性和勾稽关系，确保报表数据与总账、明细账等账簿记录一致。对于报表编制过程中发现的问题，应及时进行调整和更正。3.财务报表编制完成后，应按照公司内部审批流程进行审核和报送。审核通过后的财务报表应加盖公司公章，并由法定代表人或授权代表人签字确认后对外报送。六、财务监督与审计（一）内部监督1.公司应建立健全药品结算财务内部监督机制，明确各部门在财务监督中的职责权限，加强对药品采购、销售结算等财务活动的日常监督检查。2.财务部门应定期对药品结算财务业务进行自查，检查财务制度执行情况、账务处理准确性、资金收付合规性等方面的问题，并及时发现和纠正存在的错误和违规行为。3.采购部门、销售部门等相关业务部门应配合财务部门的内部监督工作，及时提供与药品结算财务业务相关的资料和信息，协助财务部门开展监督检查工作。（二）内部审计1.公司应定期开展内部审计工作，对药品结算财务制度的执行情况进行全面审计。内部审计部门应制定详细的审计计划，明确审计范围、内容、方法和时间安排，确保审计工作有序开展。2.审计人员应按照审计程序和方法，对药品采购合同签订、验收入库、发票管理、款项支付、销售合同签订、发货出库、发票开具、款项收取、应收账款与应付账款管理、财务核算与账务处理等环节进行深入审查，检查是否存在违反财务制度、法律法规和公司规定的行为。3.内部审计结束后，审计人员应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。相关部门应按照审计报告要求及时进行整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。内部审计部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。七、信息系统管理（一）系统建设与维护1.公司应建立完善的药品结算财务管理信息系统，实现采购、销售、库存、财务等业务环节的数据集成和共享，提高财务工作效率和数据准确性。2.信息系统管理部门应负责药品结算财务管理信息系统的建设、维护和升级工作，确保系统的稳定运行和数据安全。定期对系统进行备份，防止数据丢失或损坏。3.根据公司业务发展和管理需求，及时优化信息系统功能，完善药品结算财务业务流程，提高系统的适用性和便捷性。（二）数据管理与使用1.财务部门应严格按照信息系统操作规范进行数据录入、查询、修改等操作，确保财务数据的准确性和完整性。同时，加强对财务数据的保密管理，防止数据泄露。2.各部门应充分利用信息系统提供的数据信息，进行财务分析和决策支持。通过对药品采购、销售数据的分析，及时掌握市场动态和公司经营状况，为公司制定合理的采购、销售策略提供依据。3.定期对信息系统中的财务数据进行清理和归档，确保数据存储的规范性和安全性。对于历史数据，应按照公司规定的保存期限进行妥善保管，以便日后查询和审计。八、附则（一）制度解释