医药公司销售财务制度

PAGE医药公司销售财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范医药公司销售财务活动，加强财务管理与监督，确保销售业务的顺利开展，提高公司经济效益，保障公司财务安全，依据国家相关法律法规及行业标准制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司销售部门及其相关人员，涵盖销售业务的全过程，包括销售合同签订、发货、收款、售后服务等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规，确保公司销售财务活动合法合规。2.准确性原则：销售财务数据记录准确、完整，如实反映公司销售业务情况。3.及时性原则：及时处理销售财务业务，确保财务信息及时传递与反馈，为公司决策提供有力支持。4.内部控制原则：建立健全内部控制机制，防范销售财务风险，保障公司资产安全。二、销售合同管理（一）合同签订前的财务审核1.销售部门在签订销售合同前，应将合同草本提交财务部门进行财务审核。财务部门重点审核合同中的价格条款、付款方式、结算周期、违约责任等财务相关内容。2.对于价格条款，财务部门应结合公司成本、市场行情及利润目标进行审核，确保价格合理，具有市场竞争力且能保证公司盈利。3.付款方式应符合公司资金管理要求，优先选择有利于公司资金回笼的方式，如预收账款、银行承兑汇票等。对于信用销售，应评估客户信用状况，确定合理的信用额度和信用期限，并明确逾期付款的违约责任。4.结算周期的确定应考虑公司资金周转需求，避免过长的结算周期导致资金积压，影响公司正常运营。同时，要明确结算流程和时间节点，确保款项及时足额到账。5.违约责任条款应明确具体，对客户逾期付款、退货、换货等情况的处理方式及赔偿责任进行详细规定，以保障公司合法权益。（二）合同签订与执行1.销售合同经财务审核通过后，由销售部门负责与客户签订正式合同。合同签订后，销售部门应及时将合同副本交财务部门备案。2.财务部门应根据合同约定，跟踪销售业务执行情况，定期与销售部门核对合同执行进度，确保合同各项条款得到有效履行。3.在合同执行过程中，如遇客户变更付款方式、结算周期等重要条款，销售部门应及时通知财务部门，并重新进行财务审核，确保公司利益不受损害。（三）合同变更与终止1.销售合同如需变更，销售部门应提出书面申请，说明变更原因及内容，经财务部门审核同意后，按规定程序办理合同变更手续。财务部门应重点关注变更对公司财务状况和经营成果的影响，如价格调整、付款方式变化等，及时进行财务核算和风险评估。2.合同终止时，销售部门应确保所有货物已交付、款项已结清或按合同约定处理完毕。财务部门负责对合同终止事项进行财务结算，核对相关账目，清理往来款项，确保财务数据准确无误。三、发货管理（一）发货流程1.销售部门根据销售合同及客户订单，开具发货通知单，注明发货品种、数量、规格、客户名称等信息。发货通知单应经销售部门负责人审核签字后交仓库管理部门。2.仓库管理部门接到发货通知单后，按照通知单要求组织发货。发货时，应填写发货清单，详细记录发货日期、货物名称、数量、规格、批次等信息，并由仓库管理人员和提货人员签字确认。3.发货清单一式多联，其中一联交财务部门作为确认销售收入和成本核算的依据，一联由仓库留存作为库存管理记录，一联交销售部门作为客户发货证明。（二）发货财务核算1.财务部门根据发货清单及相关发票，确认销售收入的实现。按照权责发生制原则，在货物发出并满足收入确认条件时，及时进行账务处理，借记“应收账款”等科目，贷记“主营业务收入”、“应交税费应交增值税（销项税额）”等科目。2.同时，根据发货清单及产品成本核算资料，结转销售成本，借记“主营业务成本”科目，贷记“库存商品”科目。3.对于销售退回的货物，仓库管理部门应及时办理入库手续，并填写退货清单。财务部门根据退货清单冲减相应的销售收入和成本，调整相关账务。四、收款管理（一）收款方式与渠道1.公司销售收款方式主要包括现金收款、银行转账收款、支票收款、银行承兑汇票收款等。销售部门应根据合同约定及客户实际情况，选择合适的收款方式，并在合同中明确规定。2.对于现金收款，应严格执行现金收支管理制度，确保现金安全。收款人员应及时将现金缴存银行，并在当日或规定时间内将缴存凭证交财务部门核对。3.银行转账收款应提供准确的银行账户信息，确保款项及时到账。财务部门应定期核对银行账户余额，及时发现并处理异常情况。4.支票收款应严格审核支票的真实性、有效性和完整性，确保支票金额、收款人、出票日期等信息准确无误。收到支票后，应及时送交银行办理入账手续，并跟踪款项到账情况。5.银行承兑汇票收款应按照票据管理规定进行管理，确保票据的真实性、合法性和有效性。收到银行承兑汇票后，应及时办理背书转让、贴现或到期托收等手续，确保资金及时回笼。（二）收款流程与跟踪1.销售部门负责与客户沟通收款事宜，定期向客户发送收款通知，提醒客户按时付款。对于逾期未付款的客户，应及时了解原因，并采取相应的催收措施。2.财务部门负责收款信息的记录与跟踪，建立应收账款台账，详细记录客户名称、合同编号、发货金额、收款金额、逾期天数等信息。定期对应收账款进行账龄分析，及时发现潜在的坏账风险。3.对于逾期应收账款，财务部门应会同销售部门制定催收计划，明确催收责任人、催收方式和时间节点。催收方式可包括电话催收、函件催收、上门催收等。对于长期拖欠且催收无效的客户，应及时采取法律手段维护公司权益。（三）收款核算与账务处理1.财务部门收到款项后，应及时进行账务处理。根据收款方式的不同，分别借记“库存现金”、“银行存款”、“应收票据”等科目，贷记“应收账款”等科目。2.对于现金折扣，应按照实际发生金额计入财务费用。在确认销售收入时，按照扣除现金折扣前的金额确定收入金额，现金折扣在实际发生时计入当期损益。3.对于销售折让，应根据客户提供的有效证明文件，经财务部门审核后，冲减相应的销售收入。销售折让应在发生时冲减当期销售收入，同时调整相应的应收账款和应交税费等科目。五、销售费用管理（一）费用预算与控制1.销售部门应根据公司年度经营目标和销售计划，编制销售费用预算。销售费用预算应包括市场推广费用、销售人员薪酬及提成、差旅费、业务招待费、运输费等各项费用明细。2.财务部门负责对销售费用预算进行审核，结合公司财务状况和资金安排，提出合理的调整建议。销售费用预算经公司管理层批准后，作为费用控制的依据。3.销售部门应严格按照预算控制销售费用支出，不得超预算开支。对于因业务拓展等特殊原因需要调整预算的，应按照规定程序办理预算调整手续，经批准后方可实施。（二）费用报销流程1.销售人员发生的销售费用，应按照公司费用报销制度的规定填写费用报销单，并附上相关发票、收据、审批文件等证明材料。费用报销单应注明费用发生日期、事由、金额、报销人等信息。2.销售费用报销单经部门负责人审核签字后，交财务部门审核。财务部门重点审核费用的真实性、合理性、合法性及报销手续的完整性。对于不符合规定的报销单据，财务部门有权拒绝报销。3.财务部门审核通过后，报公司领导审批。公司领导根据审批权限进行审批，审批通过后，财务部门按照规定的付款方式支付报销款项。（三）费用核算与分析1.财务部门应按照会计核算要求，对销售费用进行准确核算，及时记录各项费用的发生情况，并按照费用类别进行明细核算。2.定期对销售费用进行分析，对比实际发生额与预算额的差异，分析差异原因，评估费用支出的效益。通过费用分析，为公司优化销售费用管理提供决策依据，提高费用使用效率。六、应收账款管理（一）应收账款账龄分析1.财务部门每月末对应收账款进行账龄分析，编制应收账款账龄分析表。账龄分析表应按照客户名称、账龄区间、应收账款余额等项目进行详细列示。2.通过账龄分析，了解应收账款的分布情况和逾期状况，为制定合理的催收策略提供依据。对于账龄较长的应收账款，应重点关注，加大催收力度。（二）坏账准备计提1.财务部门根据应收账款的账龄、客户信用状况等因素，按照公司会计政策计提坏账准备。坏账准备的计提方法应符合国家会计准则和公司实际情况，确保坏账损失能够得到合理估计和有效防范。2.对于预计可能发生的坏账损失，并经公司管理层批准后，及时计提坏账准备，借记“信用减值损失”科目，贷记“坏账准备”科目。实际发生坏账时，冲减已计提的坏账准备，借记“坏账准备”科目，贷记“应收账款”科目。（三）坏账核销1.对于确实无法收回的应收账款，经公司管理层批准后，进行坏账核销。坏账核销应按照规定的程序办理，提供充分的证据证明该应收账款已无法收回，如客户破产清算文件、法院判决书等。2.坏账核销后，应在应收账款台账及相关财务报表中进行相应记录，确保财务数据的准确性和完整性。同时，应继续关注已核销坏账的后续收回情况，如发现客户有还款能力，应及时恢复应收账款，并按照规定进行账务处理。七、财务报表与分析（一）销售财务报表编制1.财务部门应按照国家会计准则和公司财务制度的要求，定期编制销售财务报表。销售财务报表主要包括销售收入明细表、销售成本明细表、销售费用明细表、应收账款明细表、销售利润表等。2.销售收入明细表应详细列示不同产品、不同客户、不同销售区域的销售收入情况，反映公司销售业务的结构和分布。3.销售成本明细表应与销售收入明细表相对应，反映各类产品的销售成本构成及变动情况，为成本分析和控制提供依据。4.销售费用明细表应按费用类别详细列示销售费用的发生情况，便于分析费用支出的合理性和效益性。5.应收账款明细表应反映应收账款的余额、账龄、客户分布等情况，为应收账款管理提供数据支持。6.销售利润表应综合反映公司销售业务的盈利情况，包括销售收入、销售成本、销售费用、销售利润等指标，为公司管理层提供决策参考。（二）销售财务分析1.财务部门应定期对销售财务报表进行分析，撰写销售财务分析报告。销售财务分析报告应包括销售业绩分析、销售成本分析、销售费用分析、应收账款分析、利润分析等内容。2.通过销售业绩分析，评估公司销售目标的完成情况，分析销售增长或下降的原因，找出影响销售业绩的关键因素。3.销售成本分析应重点关注成本变动趋势及成本控制效果，分析成本上升或下降的原因，提出降低成本的建议和措施。4.销售费用分析应评估费用支出的合理性和效益性，分析各项费用的投入产出情况，找出费用控制的重点和潜力点。5.应收账款分析应结合账龄分析和坏账准备计提情况，评估应收账款的风险状况，提出加强应收账款管理的建议和措施。6.利润分析应综合考虑销售收入、销售成本、销售费用及其他因素对利润的影响，分析利润增长或下降的原因，为公司制定盈利策略提供依据。八、财务监督与审计（一）内部财务监督1.公司建立健全内部财务监督机制，财务部门负责对销售财务活动进行日常监督。监督内容包括销售合同执行情况、发货收款情况、销售费用支出情况、应收账款管理情况等。2.财务人员应严格按照财务制度和操作规程进行业务处理，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反财务制度的行为，应及时制止并向上级报告。（二）内部审计1.公司内部审计部门定期对销售财务活动进行审计，审计