物管员财务制度

PAGE物管员财务制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范物管员财务行为，确保物业管理工作的顺利开展，保障公司资产安全，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体物管员及涉及物业管理财务相关工作的人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财务制度，确保财务管理活动合法合规。2.准确性原则：财务数据记录准确、完整，财务报表真实可靠，为公司决策提供准确依据。3.规范性原则：各项财务工作流程规范，票据、凭证等符合财务档案管理要求。4.效益性原则：合理配置资源，降低成本费用，提高公司经济效益。二、财务岗位职责（一）物管员财务职责1.负责物业管理区域内各类费用的收缴工作，包括但不限于物业费、水电费、停车费等。及时准确记录缴费情况，开具合法有效的票据，并定期与财务部门核对账目。2.协助财务部门进行成本核算，提供物业管理过程中各项成本费用的详细信息，如物料采购、人员薪酬、设备维护等，确保成本数据真实准确。3.负责物业管理区域内物资的管理，建立物资台账，详细记录物资的出入库情况。定期盘点物资，确保账实相符，并及时向财务部门反馈物资库存状况。4.严格执行财务审批制度，对各项费用报销进行初步审核，确保报销凭证真实、合法、完整，符合公司规定的报销标准和流程。5.配合财务部门进行财务审计工作，提供相关资料和解释，协助审计人员完成审计任务。（二）财务部门职责1.负责制定和完善公司物管员财务管理制度，指导和监督物管员的财务工作。2.负责物业管理费用的核算、账务处理和财务报表编制，定期向公司管理层提供财务分析报告，为公司决策提供财务支持。3.负责公司资金的管理和调度，确保资金安全、合理使用。根据公司经营情况，合理安排资金，保障物业管理工作的正常开展。4.负责各类费用报销的审核和支付，严格按照财务制度和审批流程进行操作，确保费用支出合规、合理。5.负责财务档案的管理，妥善保管会计凭证、账簿、报表等财务资料，确保财务档案的完整性和保密性。三、费用收缴管理（一）物业费收缴1.物管员应在规定的缴费周期前，向业主或租户发送缴费通知，明确缴费金额、缴费方式和缴费期限。缴费通知可采用书面通知、短信通知或电子邮件通知等方式。2.对于按时缴费的业主或租户，物管员应及时开具物业费发票，并做好记录。发票开具应符合国家税务法规要求，确保发票内容真实、准确、完整。3.对于逾期未缴费的业主或租户，物管员应及时进行催缴。催缴方式可包括电话催缴、上门催缴等。催缴过程中，物管员应做好记录，明确催缴时间、催缴方式和业主或租户的反馈情况。4.对于长期拖欠物业费的业主或租户，物管员应及时向公司管理层汇报，并根据公司规定采取相应的措施，如通过法律途径追讨欠费等。（二）水电费收缴1.物管员应定期抄录物业管理区域内各业主或租户的水电表读数，并做好记录。抄表时间应固定，确保读数准确无误。2.根据抄表记录，计算各业主或租户的水电费金额，并在规定的缴费周期前向其发送缴费通知。缴费通知应明确水电费金额、缴费方式和缴费期限。3.物管员应协助财务部门做好水电费的收缴工作，及时将收缴的水电费款项上缴公司财务。对于业主或租户提出的水电费疑问，物管员应及时与财务部门沟通，核实情况后给予明确答复。（三）停车费收缴1.物管员应负责物业管理区域内停车场的管理，严格执行停车收费标准，确保停车秩序良好。2.对于进入停车场的车辆，物管员应按照规定发放停车凭证，并记录车辆进出时间。停车凭证应妥善保管，防止丢失或伪造。3.物管员应根据停车凭证记录，计算车辆的停车费用，并在车辆离开停车场时收取停车费。收费过程中，应使用合法有效的票据，确保收费金额准确无误。4.物管员应定期将收缴的停车费款项上缴公司财务，并做好记录。对于停车费的收缴情况，应定期进行统计分析，及时发现问题并采取措施加以解决。四、成本费用管理（一）成本费用预算1.财务部门应根据公司年度经营计划和物业管理工作实际情况，编制物管员成本费用预算。成本费用预算应包括物业管理区域内的各项成本费用，如人员薪酬、物料采购、设备维护、水电费等。2.物管员应参与成本费用预算的编制过程，提供相关资料和信息，确保预算的合理性和准确性。3.成本费用预算经公司管理层审批后，应严格执行。物管员应按照预算控制各项成本费用支出，确保费用支出不超过预算额度。（二）费用报销管理1.物管员应严格按照公司规定的费用报销标准和流程进行费用报销。费用报销应提供真实、合法、有效的凭证，如发票、收据、审批单等。2.费用报销凭证应注明费用发生的时间、地点、事由、金额等详细信息，并由相关人员签字确认。3.物管员应将费用报销凭证整理齐全后，提交给财务部门进行审核。财务部门应按照规定对报销凭证进行审核，确保报销凭证真实、合法、完整，符合公司报销标准和流程。4.对于审核通过的费用报销，财务部门应及时进行支付。支付方式可根据公司规定选择现金支付、银行转账等方式。（三）成本核算与控制1.财务部门应定期对物业管理区域内的成本费用进行核算，分析成本费用的构成和变动情况，为公司成本控制提供依据。2.物管员应协助财务部门进行成本核算工作，提供相关资料和信息，确保成本核算的准确性。3.公司应建立成本控制机制，加强对各项成本费用的管理和控制。物管员应严格执行成本控制措施，合理使用资源，降低成本费用支出。五、物资管理（一）物资采购1.物管员应根据物业管理工作实际需要，提出物资采购申请。物资采购申请应注明物资名称、规格型号、数量、用途等详细信息，并经相关负责人审批。2.财务部门应根据公司资金状况和物资采购预算，对物资采购申请进行审核。审核通过后，由采购部门负责组织物资采购工作。3.物资采购应遵循公开、公平、公正的原则，选择合格的供应商进行采购。采购过程中，应签订采购合同，明确物资的规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准等条款，并严格按照合同执行。（二）物资入库管理1.物资到货后，物管员应及时组织验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量标准等。验收合格后，物管员应填写物资入库单，并签字确认。2.物资入库单应注明物资名称、规格型号、数量、入库时间、供应商等详细信息。物资入库单应一式三联，一联留存仓库，一联交采购部门，一联交财务部门。3.物管员应按照物资的类别和存放要求，将物资妥善存放在仓库内。仓库应保持整洁、通风良好，确保物资安全。（三）物资出库管理1.物管员应根据物业管理工作需要，填写物资出库单，经相关负责人审批后，办理物资出库手续。2.物资出库单应注明物资名称、规格型号、数量、出库时间、领用部门等详细信息。物资出库单应一式三联，一联留存仓库，一联交领用部门，一联交财务部门。3.物管员应按照物资出库单的要求，及时将物资发放给领用部门。发放过程中，应做好记录，确保物资发放准确无误。（四）物资盘点1.物管员应定期对仓库物资进行盘点，确保账实相符。盘点时间可根据公司规定和实际情况确定，一般每月或每季度进行一次盘点。2.物资盘点应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、盘点方法、盘点人员等。盘点过程中，应认真核对物资的数量、规格型号、质量状况等，确保盘点结果真实准确。3.对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，物管员应及时查明原因，并填写盘盈盘亏报告表。盘盈盘亏报告表应注明物资名称、规格型号、数量、盘盈盘亏原因等详细信息，并经相关负责人审批。4.财务部门应根据盘盈盘亏报告表进行账务处理，调整相关账目。对于盘亏的物资，应查明责任，追究相关人员的责任。六、财务审批流程（一）费用报销审批流程1.物管员填写费用报销单，注明费用发生的时间、地点、事由、金额等详细信息，并附上相关凭证。2.物管员将费用报销单提交给部门负责人进行初审。部门负责人应审核费用的真实性、合理性和必要性，并签字确认。3.部门负责人将初审通过的费用报销单提交给财务部门进行审核。财务部门应按照规定对报销凭证进行审核，确保报销凭证真实、合法、完整，符合公司报销标准和流程。审核通过后，财务部门签字确认。4.财务部门将审核通过且金额在规定额度内的费用报销单提交给公司管理层进行审批。公司管理层应根据公司财务状况和相关规定进行审批，审批通过后签字确认。5.费用报销单经公司管理层审批通过后，由财务部门进行支付。（二）物资采购审批流程1.物管员填写物资采购申请单，注明物资名称、规格型号、数量、用途等详细信息，并附上相关说明。2.物管员将物资采购申请单提交给部门负责人进行初审。部门负责人应审核物资采购的必要性和合理性，并签字确认。3.部门负责人将初审通过的物资采购申请单提交给财务部门进行审核。财务部门应根据公司资金状况和物资采购预算，对物资采购申请进行审核。审核通过后，财务部门签字确认。4.财务部门将审核通过的物资采购申请单提交给公司管理层进行审批。公司管理层应根据公司经营情况和相关规定进行审批，审批通过后签字确认。5.物资采购申请单经公司管理层审批通过后，由采购部门负责组织采购工作。采购过程中，应签订采购合同，并按照合同执行。七、财务监督与审计（一）财务监督1.公司应建立健全财务监督机制，加强对物管员财务工作的监督检查。财务部门应定期对物管员的财务工作进行检查，确保财务工作规范、准确。2.物管员应自觉接受公司财务监督，如实提供财务资料和信息，配合财务部门的监督检查工作。对于发现的问题，应及时整改，确保财务管理工作符合公司要求。（二）内部审计1.公司应定期开展内部审计工作，对物管员财务工作进行审计。内部审计内容包括费用收缴、成本费用管理、