餐饮业出入库财务制度

PAGE餐饮业出入库财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范餐饮业出入库财务管理流程，确保库存物资的安全、完整，准确记录出入库业务，加强成本控制，提高资金使用效率，为公司的经营决策提供可靠的财务依据。2.适用范围本制度适用于公司旗下所有餐饮门店及相关采购、仓储部门。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和财务制度，确保出入库财务活动合法合规。准确性原则：出入库数据记录应准确无误，如实反映物资的收发情况，为财务核算提供真实可靠的信息。及时性原则：及时办理出入库手续，保证财务数据的时效性，以便及时掌握库存动态和成本状况。内部控制原则：建立健全内部控制机制，加强对出入库业务的审批、监督和管理，防范财务风险。二、入库管理1.采购申请与审批采购需求提出：各餐饮门店根据日常经营需要，结合库存状况，定期提出物资采购申请。采购申请应明确物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息。审批流程：采购申请提交至门店负责人审核，经审核同意后，报公司采购部门。采购部门根据采购申请进行汇总整理，提交公司财务部门进行资金预算审核。财务部门审核通过后，报公司管理层审批。审批通过后的采购申请方可执行。2.采购合同签订合同签订主体：采购部门负责与供应商签订采购合同。采购合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。合同审核：采购合同签订前，须提交公司法务部门和财务部门进行审核。法务部门审核合同的合法性、合规性，财务部门审核合同的付款条款、结算方式等财务相关内容。审核通过后的合同方可签订。3.物资验收验收人员：物资到货后，由仓储部门会同采购部门、使用部门共同进行验收。验收人员应具备相应的专业知识和经验，熟悉物资的质量标准和验收流程。验收内容：验收内容包括物资的数量、规格型号、质量状况等。验收人员应严格按照合同约定和相关标准进行验收，确保物资符合要求。对于验收合格的物资，验收人员应在验收单上签字确认；对于验收不合格的物资，应及时通知供应商进行处理，并记录相关情况。验收记录：验收人员应详细记录验收情况，包括验收时间、物资名称、规格型号、数量、验收结果等信息。验收记录应妥善保存，作为物资入库的依据。4.入库手续办理入库单填制：验收合格的物资，仓储部门应及时填制入库单。入库单应一式三联，分别为存根联、财务联和仓库联。入库单应注明物资名称、规格型号、数量、单价、金额、供应商名称等信息，并由验收人员、仓储保管人员签字确认。入库单传递：入库单填制完成后，仓库联由仓储部门留存，作为登记库存账的依据；财务联交财务部门，作为记账凭证的附件；存根联由仓储部门留存备查。库存账登记：仓储部门应根据入库单及时登记库存账，确保库存账与实际库存相符。库存账应定期与财务部门进行核对，发现差异及时查明原因并进行调整。三、出库管理1.出库申请与审批出库需求提出：各餐饮门店根据经营需要，填写物资出库申请单。出库申请单应明确物资名称、规格型号、数量、用途等信息。审批流程：出库申请单提交至门店负责人审核，经审核同意后，报公司仓储部门。仓储部门根据出库申请单进行核实，确认库存有足够数量的物资后，提交公司财务部门进行成本核算审核。财务部门审核通过后，报公司管理层审批。审批通过后的出库申请方可执行。2.物资发放发放依据：仓储部门根据审批通过的出库申请单进行物资发放。发放物资时，应严格按照出库申请单上的物资名称、规格型号、数量进行发放，确保物资发放准确无误。发放记录：仓储保管人员应在物资发放后，及时在出库单上签字确认，并注明发放时间。出库单应一式三联，分别为存根联、财务联和仓库联。仓库联由仓储部门留存，作为登记库存账的依据；财务联交财务部门，作为记账凭证的附件；存根联由仓储部门留存备查。3.成本核算成本核算方法：财务部门根据出库单上的物资成本，按照加权平均法等规定的成本核算方法，计算发出物资的成本，并将其计入当期营业成本。成本核算记录：财务部门应详细记录成本核算过程，包括物资名称、规格型号、数量、单价、金额、发出成本等信息。成本核算记录应妥善保存，作为财务报表编制和成本分析的依据。四、库存盘点1.盘点计划制定盘点周期：公司定期组织库存盘点，原则上每月进行一次全面盘点，每季度进行一次抽盘。对于贵重物资和易损物资，应增加盘点次数。盘点人员安排：成立库存盘点小组，由财务部门、仓储部门、采购部门和使用部门相关人员组成。盘点小组应明确分工，确保盘点工作顺利进行。盘点计划内容：盘点计划应包括盘点时间、范围、方法、人员分工、盘点表格设计等内容。盘点计划应提前通知各相关部门，以便做好准备工作。2.盘点实施实地盘点：盘点人员按照盘点计划，对库存物资进行实地清点。盘点过程中，应认真核对物资的名称、规格型号、数量、质量状况等信息，确保账实相符。盘点记录：盘点人员应详细记录盘点情况，包括盘点时间、物资名称、规格型号、数量、实际盘点数量、盘盈盘亏情况等信息。盘点记录应填写清晰、准确，并由盘点人员签字确认。盘点差异处理：盘点结束后，如发现账实不符，应及时查明原因。对于盘盈盘亏的物资，应编制盘盈盘亏报告，说明差异原因、处理意见等。盘盈盘亏报告经相关部门负责人审核后，报公司管理层审批。审批通过后，财务部门根据审批意见进行账务处理，调整库存账和相关成本费用。3.盘点结果分析分析内容：财务部门应对盘点结果进行分析，包括库存结构合理性、周转率、损耗率等指标的分析。通过分析，找出库存管理中存在的问题，提出改进措施和建议。报告编制：财务部门应根据盘点结果分析情况，编制盘点结果分析报告。报告内容应包括盘点基本情况、盘点结果分析、存在问题及改进措施等。盘点结果分析报告应提交公司管理层，为公司决策提供参考依据。五、财务核算与报表1.财务核算会计科目设置：财务部门应根据餐饮业出入库业务特点，设置相应的会计科目，如“原材料”、“库存商品”、“主营业务成本”等，准确记录出入库业务和库存情况。账务处理：财务部门应按照会计准则和本制度规定，及时进行出入库业务的账务处理。对于入库业务，借记“原材料”、“库存商品”等科目，贷记“应付账款”等科目；对于出库业务，借记“主营业务成本”等科目，贷记“原材料”、“库存商品”等科目。成本核算：财务部门应按照规定的成本核算方法，准确计算发出物资的成本，确保营业成本核算的准确性。成本核算应与库存管理相结合，定期核对库存账与成本账，保证账账相符。2.财务报表编制报表种类：财务部门应定期编制与出入库业务相关的财务报表，如资产负债表、利润表、库存明细表等。报表内容：财务报表应如实反映公司的库存状况、出入库业务情况、成本费用情况等信息。报表数据应准确、完整，勾稽关系应正确无误。报表报送：财务报表编制完成后，应及时报送公司管理层、相关部门负责人等，为公司决策提供财务信息支持。六、监督与检查1.内部审计监督审计机构与人员：公司设立内部审计部门，配备专业的审计人员，负责对餐饮业出入库财务制度的执行情况进行审计监督。审计内容：内部审计部门应定期对出入库业务进行审计，审查采购申请、合同签订、验收、入库、出库、库存盘点等环节的内部控制制度执行情况，检查财务核算的准确性和合规性，发现问题及时提出整改意见。审计报告：内部审计部门应根据审计情况编制审计报告，提交公司管理层。审计报告应包括审计基本情况、发现问题及整改建议等内容。公司管理层应根据审计报告，督促相关部门进行整改，确保出入库财务制度的有效执行。2.财务检查检查频率：财务部门应定期对出入库财务工作进行检查，每月进行一次自查，每季度进行一次全面检查。检查内容：财务检查内容包括出入库凭证的真实性、完整性、合法性，库存账与实际库存的相符性，成本核算的准确性等。财务检查应采用抽样检查、实地盘点等方法，确保检查结果的可靠性。检查报告：财务部门应根据检查情况编制检查报告，对发现的问题进行分析，并提出改进措施和建议。检查报告应提交公司管理层，作为公司加强财务管理的参考依据。3.违规处理违规行为界定：对于违反本制度规定的行为，如未经审批擅自采购、出入库数据造假、库存管理混乱等，应界定为违规行为。处理措施：对于违规行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人警告、罚款、降职、辞退等处理措施。同时，责令相关责任人