做工程所造发票财务制度

PAGE做工程所造发票财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范做工程所涉及发票的管理流程，确保财务信息的真实性、准确性和完整性，加强财务管理与监督，防范财务风险，保障公司在工程业务中的合法权益，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有与工程业务相关的发票管理活动，包括工程建设项目、维修项目、装饰项目等各类工程业务所涉及的发票开具、取得、审核、入账、保管等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保发票管理活动合法合规。2.真实性原则：发票内容必须真实反映工程业务的实际情况，不得虚开发票。3.准确性原则：发票开具的各项信息准确无误，包括发票抬头、项目内容、金额、税率等。4.及时性原则：及时取得和开具发票，确保财务核算的及时性和准确性。5.完整性原则：妥善保管发票相关资料，保证发票管理档案的完整性。二、发票开具管理（一）发票开具申请1.工程业务部门在与客户签订合同后，应及时向财务部门提交发票开具申请。申请内容包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、工程名称、工程内容、合同金额、开票金额、开票类型（增值税专用发票或普通发票）等信息。2.发票开具申请应附相关合同复印件，确保申请信息与合同条款一致。（二）发票开具审核1.财务部门收到发票开具申请后，应指定专人进行审核。审核内容包括申请信息的准确性、完整性，合同执行情况，款项收付情况等。2.对于申请开具增值税专用发票的，需审核客户是否具备一般纳税人资格，确保发票开具符合增值税专用发票管理规定。3.如发现申请信息有误或不符合规定，财务部门应及时通知工程业务部门进行更正或补充资料。（三）发票开具流程1.经审核无误后，财务部门开票人员按照发票管理系统的操作流程开具发票。开具发票时，应确保发票内容与申请信息一致，发票号码连续，打印清晰，加盖公司发票专用章。2.对于增值税专用发票，应在规定时间内进行认证，并按照增值税纳税申报要求进行申报抵扣。3.发票开具完成后，开票人员应及时将发票交给工程业务部门，并做好发票交接记录。交接记录应包括发票号码、开票日期、客户名称、发票金额等信息。（四）发票作废与红冲1.因开票有误等原因需要作废发票的，应在开票当月内及时收回全部联次并注明“作废”字样，全联次留存。2.对于跨月发票或不符合作废条件的发票，需要开具红字发票的，应按照国家税务总局关于红字发票开具的相关规定办理。工程业务部门应提供相关证明材料，如销售退回协议、折让协议等，经财务部门审核后，按照规定流程开具红字发票。三、发票取得管理（一）取得发票要求1.在工程业务开展过程中，应积极取得合法有效的发票。向供应商采购工程物资、接受劳务服务等，必须要求供应商开具发票。2.取得的发票应符合以下要求：发票应加盖发票专用章，印章清晰可辨。发票内容应完整，包括发票抬头、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等。发票字迹清楚，不得压线、错格。发票与实际业务相符，不得虚开发票。（二）发票取得流程1.工程业务部门在与供应商签订采购合同或劳务合同后，应明确发票开具要求和交付时间。2.供应商开具发票后，工程业务人员应及时将发票传递给财务部门。传递过程中应做好交接记录，记录内容包括发票号码、开票日期、供应商名称、发票金额等。3.财务部门在收到发票后，应按照发票取得要求进行审核。审核通过的发票，应及时进行账务处理；审核发现问题的发票，应及时与工程业务部门沟通，要求供应商重新开具或补充相关资料。（三）特殊情况发票取得处理1.对于确实无法取得发票的支出项目，应按照公司相关规定进行审批，并取得其他合法有效的凭证，如收据、合同协议、验收报告等。在进行账务处理时，可以将这些凭证作为税前扣除的依据，但应在企业所得税汇算清缴时按照税法规定进行纳税调整。2.对于取得的发票存在瑕疵或问题的情况，如发票信息不完整、发票印章不符等，应及时与供应商联系，要求其限期更正或重新开具发票。如供应商拒绝配合，应及时向上级领导汇报，并采取相应的措施，如暂停支付款项、追究法律责任等。四、发票审核管理（一）审核人员职责1.财务部门应设立专门的发票审核岗位，配备专业的审核人员。审核人员应具备扎实的财务知识和丰富的税务经验熟悉发票管理相关法律法规和政策。2.审核人员负责对工程业务所涉及的发票进行全面审核，确保发票的真实性、合法性、准确性和完整性。审核人员应认真核对发票内容与实际业务是否相符，发票开具是否符合规定，发票金额计算是否正确，发票税率适用是否准确等。（二）审核内容1.发票真实性审核：核实发票的真伪，可以通过国家税务总局全国增值税发票查验平台等渠道进行查验。检查发票的纸质和电子信息是否一致，包括发票代码、发票号码、开票日期、金额、税率、税额等。查看发票的印章是否清晰、合规，是否为发票专用章。2.发票合法性审核：判断发票是否符合国家法律法规及相关行业标准的规定，如发票开具的范围、发票格式、发票使用期限等。检查发票是否为税务机关统一监制的发票，是否存在伪造、变造发票的情况。审核发票开具的内容是否与实际业务相符，是否存在虚开发票的嫌疑。3.发票准确性审核：核对发票上的各项信息是否准确无误，包括客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、工程名称、工程内容、数量金额、税率、税额等。检查发票金额计算是否正确，税率适用是否准确，税额计算是否无误。确认发票上的项目内容是否与合同约定一致，是否存在超合同金额开票或开票项目与合同不符的情况。4.发票完整性审核：检查发票联次是否齐全，是否有缺联、少页等情况。查看发票上的各项信息是否填写完整，是否有涂改、刮擦等痕迹。确认发票是否加盖发票专用章及印章是否清晰可辨。（三）审核流程1.工程业务部门将取得的发票或申请开具的发票提交给财务部门后，审核人员应在规定时间内进行审核。审核时间一般不得超过[X]个工作日。2.审核人员首先对发票进行初步审核，检查发票的基本信息是否完整、清晰，发票内容是否与实际业务相符。如发现问题，应及时与工程业务部门沟通，要求其提供相关解释或补充资料。3.对于金额较大、业务复杂或存在疑问的发票，审核人员应进行详细审核，并可采取实地调查、函证等方式核实发票的真实性和合法性。4.审核人员完成审核后，应在发票上签署审核意见，并将审核通过的发票提交给财务负责人进行审批。财务负责人审批通过后，发票方可进行账务处理。（四）审核结果处理1.对于审核通过的发票，审核人员应在发票上加盖“审核通过”印章，并按照财务核算流程进行账务处理。2.对于审核发现问题的发票，审核人员应及时与工程业务部门沟通，要求其与供应商联系，协商解决问题。如供应商同意重新开具发票或补充相关资料，工程业务部门应在规定时间内将处理后的发票重新提交给财务部门进行审核。3.如供应商拒绝配合或问题无法解决，审核人员应及时向上级领导汇报，并提出相应的处理建议。对于不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，应要求相关责任人承担相应的责任。五、发票入账管理（一）入账依据1.审核通过的发票是工程业务财务入账的主要依据。财务部门应按照发票内容和相关业务凭证，及时、准确地进行账务处理。2.对于发票所对应的工程业务，应根据合同约定、验收报告、付款凭证等相关资料，确认业务的真实性和完整性，确保入账金额与实际业务相符。（二）入账流程1.财务人员根据审核通过的发票，按照会计核算原则和公司财务制度进行账务处理。对于工程物资采购发票，应借记“工程物资”等科目，贷记“应付账款”等科目；对于工程劳务发票，应借记“工程施工”等科目，贷记“应付账款”等科目。2.在进行账务处理时，应按照发票上的金额、税率、税额等信息准确记录，确保会计分录的准确性。同时，应将发票作为记账凭证的附件，一并装订成册，妥善保管。（三）入账时间1.发票入账时间应遵循及时性原则，一般应在发票取得或开具后的[X]个工作日内进行账务处理。对于跨月发票或涉及跨年业务的发票，应按照权责发生制原则进行入账，确保财务报表的真实性和准确性。2.如因特殊原因未能及时入账的发票，财务人员应在原因消除后及时进行账务处理，并说明原因。同时，应确保相关财务数据的连续性和一致性。六、发票保管管理（一）保管责任1.财务部门应指定专人负责发票的保管工作，确保发票的安全完整。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉发票管理相关规定。2.保管人员应妥善保管发票及相关资料，防止发票丢失、被盗、损毁等情况的发生。（二）保管方式1.发票应存放在专门的保险柜或文件柜中，确保存放环境安全、干燥、通风。2.对于纸质发票，应按照发票号码顺序进行装订成册，并在封面上注明发票种类、起止号码、份数、开票日期等信息。装订后的发票应妥善保管，便于查阅和核对。3.对于电子发票，应按照规定的存储方式进行保存，确保电子数据的完整性和可追溯性。电子发票的存储介质应定期进行备份，防止数据丢失。（三）保管期限1.发票及相关资料的保管期限应按照国家法律法规和公司财务制度的规定执行。一般情况下，发票的保管期限为[X]年。2.在保管期限届满后，经公司领导批准，方可按照规定程序进行销毁。销毁发票时，应编制销毁清单，注明发票种类、起止号码、份数、销毁日期等信息，并由相关人员签字确认。销毁清单应作为会计档案的一部分，永久保存。（四）查阅与借阅管理1.公司内部人员因工作需要查阅发票的，应填写查阅申请表，经财务负责人批准后，方可在指定地点查阅。查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改发票等资料。2.外部单位或个人因审计、税务检查等原因需要查阅公司发票的，应出具相关证明文件，并经公司领导批准。查阅过程中，公司应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。3.因工作需要借阅发票的，应填写借阅申请表，经财务负责人批准后，并办理借阅手续。借阅人员应在规定时间内归还发票，不得转借他人。如发现发票丢失或损坏，借阅人员应承担相应的责任。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对工程业务发票管理情况进行审计监督，检查发票管理流程是否合规，发票开具、取得、审核、入账、保管等环节是否符合规定，是否存在违规操作或财务风险。2.财务部门应定期对发票管理情况进行自查自纠，及时发现问题并采取措施加以整改。自查内容包括发票管理制度的执行情况、发票审核的准确性和完整性、发票账务处理的及时性和准确性等。（二）外部检查应对1.积极配合税务机关、审