财务制度归档管理规定

PAGE财务制度归档管理规定一、总则（一）目的为了加强公司财务制度的归档管理，确保财务资料的完整性、准确性和安全性，便于查阅和使用，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司总部及各下属分支机构的财务制度归档管理工作。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保财务制度归档管理工作合法合规。2.真实完整原则：财务制度归档资料应真实反映公司财务活动情况，确保资料的完整性。3.分类规范原则：按照财务制度的类别、时间等因素进行科学分类，规范归档流程。4.安全保密原则：加强财务制度归档资料的安全保护，防止资料泄露和损坏。二、归档范围（一）财务管理制度1.公司财务管理制度、办法、细则等。2.财务预算管理制度、流程及相关资料。3.资金管理制度，包括资金审批、资金使用、资金安全等方面的规定。（二）会计核算制度1.会计核算办法、准则及相关补充规定。2.财务报表编制制度、流程及报表样表。3.会计凭证、账簿、财务报告等相关资料。（三）财务内部控制制度1.内部控制手册、流程文档。2.风险评估报告、控制活动记录。3.内部审计报告、整改记录等。（四）税务管理制度1.税务筹划方案及相关资料。2.纳税申报资料、税务审计报告。3.税收政策文件、法规解读等。（五）财务档案管理制度1.财务档案管理办法、流程。2.档案借阅登记、销毁记录等。（六）其他财务制度1.财务信息化管理制度、流程。2.财务人员岗位职责说明书。3.与财务制度相关的会议纪要、决策文件等。三、归档要求（一）资料收集1.各部门应指定专人负责财务制度相关资料的收集工作，确保资料的及时、准确。2.财务制度文件应包括正式发布的纸质文件、电子文件及相关的修订记录。3.对于涉及财务活动的合同、协议、审批文件等，应一并收集归档。（二）资料整理1.收集到的财务制度资料应进行分类整理，按照本规定的归档范围进行划分。2.对每份资料进行编号、编目，确保资料的唯一性和可识别性。3.资料应保持整洁、完整，对于破损、缺失的资料应及时进行修复和补充。（三）资料装订1.会计凭证应按照规定的方法进行装订，确保凭证的牢固、整齐。2.财务报表、账簿等资料应进行成册装订，加装封面和封底。3.装订后的资料应在封面注明资料名称、年度、月份、编号等信息。（四）资料存储1.财务制度归档资料应采用纸质和电子两种形式存储。2.纸质资料应存放在专门的档案柜中，按照类别、年度等顺序排列，便于查阅。3.电子资料应存储在专用的服务器或存储设备上，建立科学的文件夹结构，进行分类存储。同时，应定期进行备份，防止数据丢失。四、归档流程（一）资料提交1.各部门在财务制度文件发布或执行完毕后，应及时将相关资料提交至财务部门。2.提交的资料应包括文件原件、电子文档及相关说明。（二）初步审核1.财务部门收到提交的资料后，由专人进行初步审核。2.审核内容包括资料的完整性、准确性、规范性等，对于不符合要求的资料，应及时通知提交部门进行补充或修正。（三）分类整理1.经初步审核合格的资料，由财务部门按照本规定的归档要求进行分类整理。2.整理过程中，应确保资料的顺序正确、编号清晰。（四）装订存储1.整理好的资料进行装订成册，并按照规定的存储方式进行存储。2.在存储过程中，应建立详细的档案目录，记录资料的名称、编号、存储位置等信息。（五）归档登记1.对归档的财务制度资料进行详细登记，包括资料名称、编号、归档日期来源部门等。2.归档登记应采用纸质和电子两种形式，便于查询和管理。五、查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅财务制度归档资料的，应填写《财务制度查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交至财务部门。3.财务部门指定专人负责接待查阅，查阅人员应在指定地点进行查阅，不得擅自将资料带出。4.查阅过程中，应保持资料的整洁、完整，不得在资料上涂改、标记。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅财务制度归档资料的，应填写《财务制度借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人、财务部门负责人审批后，报公司分管领导批准。3.借阅人员应在规定期限内归还资料，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅期间，借阅人员应妥善保管资料，不得转借他人，不得泄露资料内容。六、保管期限（一）会计凭证1.原始凭证、记账凭证的保管期限为30年。2.涉及外事和对私改造的会计凭证，永久保管。（二）会计账簿1.总账、明细账、日记账的保管期限为30年。2.固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。（三）财务报告1.月度、季度财务报告的保管期限为10年。2.年度财务报告（决算）永久保管。（四）其他财务制度资料1.一般财务制度文件的保管期限为10年。2.重要财务制度文件、涉及公司重大财务决策的资料永久保管。七、销毁（一）销毁条件1.财务制度归档资料达到保管期限，且确无继续保存价值的，可以进行销毁。2.因公司改制、重组等原因，需要销毁部分财务制度资料的，应按照规定程序进行。（二）销毁程序1.由财务部门提出销毁申请，填写《财务制度销毁申请表》，详细说明销毁资料的名称、数量、保管期限等信息。2.申请表经财务部门负责人、公司分管领导审批后，组织相关人员进行销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由参与人员签字确认。4.销毁后的资料应在档案目录中进行标注，注明已销毁。八、监督与检查（一）监督职责1.公司审计部门负责对财务制度归档管理工作进行监督检查。2.财务部门应定期对本部门的归档管理工作进行自查，及时发现和解决问题。（二）检查内容1.归档资料的完整性、准确性、规范性。2.归档流程的执行情况。3.查阅与借阅规定的落实情况。4.保管期限的执行情况。5.销毁程序的合规性。（三）问题整改1.对于监督检