公司员工欠款财务制度

PAGE公司员工欠款财务制度一、总则（一）目的为规范公司员工欠款行为，加强财务管理，保障公司资金安全，维护正常的财务秩序，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：员工欠款行为必须符合国家法律法规及相关财务规定。2.真实性原则：欠款事项应真实发生，不得虚构或隐瞒。3.及时性原则：员工应及时清偿欠款，避免逾期产生不良影响。4.责任明确原则：明确欠款员工的责任，确保欠款得到妥善处理。二、员工欠款范围（一）因公借款1.因业务需要预支的差旅费、业务招待费、办公用品采购款等。2.经公司批准的其他因公临时性借款。（二）因私借款员工因个人原因向公司申请的借款，如购房、购车、应急资金周转等，但公司原则上不鼓励因私借款。三、借款审批流程（一）因公借款审批1.借款人填写《借款申请表》，详细说明借款事由、金额、预计还款日期等信息。2.部门负责人审核借款事项的真实性、必要性及合理性，签署意见后报分管领导审批。3.分管领导根据公司财务状况及业务需求进行审批，同意借款的，在《借款申请表》上签字确认。4.借款人持经审批的《借款申请表》到财务部门办理借款手续。财务部门对借款申请进行复核，无误后按照审批金额支付借款，并将借款信息登记入账。（二）因私借款审批1.员工因私借款需提交书面申请，说明借款原因、金额、还款计划等。2.部门负责人对员工因私借款申请进行审核，了解借款原因及员工还款能力，签署意见后报分管领导审批。3.分管领导综合考虑员工情况及公司规定进行审批。因私借款原则上不予批准，如确有特殊情况需借款的，需经公司高层领导特批。4.经批准的因私借款，借款人到财务部门办理借款手续，财务部门按照规定程序支付借款并登记入账。四、借款期限及还款规定（一）借款期限1.因公借款期限根据业务实际需要确定，但最长不得超过[X]个月。如有特殊情况需延长借款期限的，借款人应提前向财务部门提出申请，经原审批领导同意后方可延长。2.因私借款期限由审批领导根据具体情况确定，一般不得超过[X]个月。（二）还款规定1.借款人应按照借款申请中注明的还款日期按时足额还款。如有逾期，财务部门将从逾期之日起按日加收[X%]的逾期利息。2.借款人可选择现金还款、银行转账等方式还款。以现金还款的，应到财务部门办理还款手续，财务部门开具收款收据；以银行转账方式还款的，应确保款项到账，并及时通知财务部门。3.如借款人提前还款，应提前通知财务部门。财务部门在确认款项到账后，办理相关手续。五、欠款催收与管理（一）欠款提醒1.财务部门应在借款到期前[X]天向借款人发送《还款提醒函》，提醒借款人按时还款。2.《还款提醒函》应明确借款金额、到期日期、逾期后果等信息，通过邮件、短信或书面送达等方式通知借款人。（二）逾期催收1.如借款人逾期未还款，财务部门应及时与借款人沟通，了解逾期原因，并要求其尽快还款。2.对于多次提醒仍未还款的借款人，财务部门将采取进一步的催收措施，如上门催收、发送《逾期欠款催收函》等。《逾期欠款催收函》应明确指出逾期欠款金额、逾期天数、逾期利息等，并告知借款人如仍不还款将采取进一步法律措施。3.在催收过程中，财务部门应做好记录，包括催收时间、方式、与借款人沟通情况等，以备后续查询。（三）欠款核销1.如借款人因特殊原因无法偿还欠款，需提交书面申请及相关证明材料，说明欠款无法偿还的原因及解决方案。2.部门负责人对借款人的申请进行审核，签署意见后报分管领导审批。3.分管领导根据具体情况进行审批，同意核销欠款的，财务部门按照规定程序进行账务处理。核销后的欠款应建立备查账，以备后续检查。六、财务监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对员工欠款情况进行审计，检查借款审批流程是否合规、借款期限是否符合规定、还款情况是否正常等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）财务自查财务部门每月对员工欠款情况进行自查，核对借款金额、还款记录、逾期情况等信息，确保账目清晰、准确。对于自查中发现的问题，及时进行处理，并向公司领导汇报。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。2.如因员工欠款行为给公司造成经济损失的，公司将依法追究其赔偿责任。七、附则（一）