先收款后发货财务制度

PAGE先收款后发货财务制度一、总则（一）目的本财务制度旨在规范公司先收款后发货业务流程，确保公司资金安全，保障销售业务的顺利开展，明确各部门职责与操作规范，维护公司正常运营秩序。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及先收款后发货的销售业务活动，包括但不限于各类产品销售、服务提供等。（三）基本原则1.合法合规原则严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保公司财务活动合法合规，防范法律风险。2.资金安全原则把保障公司资金安全放在首位，通过完善的流程设计和内部控制，防止资金流失和挪用。3.准确及时原则财务信息记录准确无误，业务操作及时高效，确保收款与发货环节紧密衔接，不影响客户体验和公司业务进度。4.职责明确原则明确各部门在先收款后发货业务中的职责，避免职责不清导致的工作推诿和失误。二、收款管理（一）收款方式1.银行转账客户应将款项足额汇至公司指定的银行账户，并在汇款附言中注明订单编号或相关业务信息。财务部门收到银行到账通知后，及时核对款项金额、来源与订单信息是否一致。2.支票对于收取的支票，财务人员应仔细审核支票的票面信息，包括出票日期、金额、收款人、付款行名称等是否清晰准确。检查支票背书是否完整合规，在规定时间内将支票送交银行办理托收手续，并跟踪款项到账情况。3.现金若客户以现金方式付款，公司应指定专人负责收款，并开具收款收据。收款人员在收取现金后，应立即将现金缴存公司指定的银行账户，并在收款收据上加盖“现金收讫”章。财务部门及时核对缴存记录与收款收据金额是否一致。（二）收款流程1.销售部门在与客户签订销售合同或订单时，明确收款方式、收款期限及相关要求，并将合同副本或订单复印件提交给财务部门备案。负责跟进客户付款情况，及时提醒客户按照合同约定付款。如客户出现逾期付款情况，销售部门应及时与客户沟通，了解原因，并向财务部门反馈。2.财务部门根据销售合同或订单信息，建立收款台账，详细记录客户名称、订单编号、收款方式、收款金额、收款日期等信息。每日定时查询银行账户收款情况，收到款项后，及时核对款项与收款台账记录是否一致。对于不一致的情况，要及时与销售部门或相关人员沟通核实。对已收到的款项进行分类核算，确保资金及时入账，准确反映公司财务状况。（三）收款核对与确认1.财务部门在收到款项后，应在一个工作日内与销售部门核对收款信息。核对内容包括客户名称、订单编号、收款金额、收款方式等，确保双方记录一致。2.如发现收款信息不一致，财务部门应及时与销售部门沟通，查找原因。如因客户付款信息错误等原因导致差异，销售部门应及时与客户联系更正；如因内部操作失误导致差异，相关责任人应及时查明情况并进行纠正。3.经核对无误后，财务部门向销售部门出具收款确认函，确认款项已收到，并注明收款日期、金额及收款方式等信息。销售部门据此作为发货依据之一。三、发货管理（一）发货流程1.销售部门根据收款确认情况，安排发货计划。对于已全额收款的订单，应在规定时间内组织发货。填写发货通知单，详细注明订单编号、客户名称、产品名称、规格型号、数量、发货日期等信息，并提交给仓库管理部门。跟踪发货进度，确保货物按时、准确发出，并及时向客户反馈发货信息。2.仓库管理部门收到发货通知单后，核对订单信息与库存情况。如库存充足，应立即安排备货，并按照发货通知单要求进行包装、标识。在货物发出前，对货物进行质量检验，确保发出的货物符合质量标准。检验合格后，办理出库手续，将货物交付物流公司或客户指定的收货方，并取得相应的发货凭证。将发货凭证及时传递给财务部门，作为确认收入的依据之一。同时更新库存台账，记录货物发出数量、日期等信息。（二）发货时间规定1.对于常规产品订单，在收到全额款项后的[X]个工作日内发货，但需提前与客户沟通确定具体发货日期的除外。2.对于定制产品订单，在收到全额款项并完成产品定制生产后，按照与客户约定的时间发货，一般不得超过[X]个工作日。3.如因不可抗力因素或其他特殊原因导致无法按时发货，销售部门应提前通知客户，并说明预计发货时间，取得客户谅解。（三）发货信息跟踪与反馈1.销售部门负责跟踪发货信息，及时了解货物运输状态。如货物在运输过程中出现异常情况，如延误、损坏等，销售部门应及时与物流公司沟通协调，采取相应措施解决问题，并向客户反馈处理进度。2.仓库管理部门在货物发出后，应定期与物流公司核对货物运输情况，确保货物准确送达客户指定地点。如发现货物丢失或错发等问题，应及时与物流公司协商解决，并向销售部门和财务部门通报情况。四、财务核算与账务处理（一）收入确认原则1.公司在同时满足以下条件时，确认销售收入：公司已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；公司既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制；收入的金额能够可靠地计量；对应收账款的可收回性，根据以前的经验和债务单位的实际财务状况等进行合理估计，确认应收账款的账面价值。相关的经济利益很可能流入公司；相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。2.对于先收款后发货的销售业务，在收到客户全额款项且货物已发出，并取得发货凭证后，按照上述收入确认原则确认销售收入。（二）账务处理流程1.财务部门在收到收款确认函和发货凭证后，进行账务处理。根据发货凭证确认销售收入，借记“应收账款”（已收款部分冲减），贷记“主营业务收入”，同时结转相应的销售成本，借记“主营业务成本”，贷记“库存商品”。2.对于预收账款，在收到客户款项时，借记“银行存款”等科目，贷记“预收账款”科目；发货确认收入时，借记“预收账款”，贷记“主营业务收入”，同时结转成本。3.每月末，财务部门对先收款后发货业务的收入、成本进行汇总统计，编制相关财务报表，准确反映公司销售业务情况。（三）应收账款管理1.财务部门定期对应收账款进行账龄分析，及时掌握应收账款的回收情况。对于逾期未收回的账款，发出催款通知，提醒销售部门跟进催收。2.销售部门负责应收账款的催收工作，根据账龄分析结果，制定合理的催收策略。对于长期拖欠账款的客户，采取多种方式进行催收，如电话催收、函件催收、上门催收等。如遇重大催收问题，应及时向公司管理层汇报。3.对于确实无法收回的应收账款，按照公司坏账管理制度进行处理。坏账核销需经过严格的审批程序，由销售部门提供详细的情况说明，财务部门审核相关证据，报公司管理层批准后进行账务核销处理。同时，保留相关资料以备查。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对先收款后发货财务制度的执行情况进行审计监督，检查收款、发货流程是否合规，财务核算是否准确，内部控制是否有效。2.审计部门通过查阅相关文件、凭证、记录，实地走访仓库、物流公司等方式，获取审计证据，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务检查1.财务部门定期对收款、发货业务进行自查，核对收款台账与银行账户记录、发货通知单与发货凭证等是否一致，确保财务数据的准确性和业务操作的规范性。2.对自查中发现的问题及时进行整改，分析问题产生的原因，完善相关制度和流程，防止类似问题再次发生。（三）绩效考核1.将先收款后发货业务相关指标纳入各部门绩效考核体系，对销售部门重点考核收款及时性、客户逾期账款回收率等指标；对财务部门考核收款信息核对准确性、账务处理及时性等指标；对仓库管理部门考核发货准确性、发货及时性等指标。2.根据绩效考核结果，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对未达标的部门和个人进行相应的处罚，激励各部门积极履行职责，确保先收款后发货财务制度的有效执行。六、风险防控（一）收款风险防控1.加强对客户信用评估，在签订销售合同前，了解客户的信用状况、经营情况、财务状况等，合理确定收款方式和信用额度。对于信用状况不佳的客户，要求采取先收款后发货方式。2.建立客户信用档案，记录客户的信用信息、交易历史、付款情况等，定期对客户信用进行评估和更新。根据客户信用变化情况，及时调整收款政策。3.密切关注收款风险，如发现客户出现经营困难、财务状况恶化等可能影响付款能力的情况，销售部门应及时调整发货计划，并与客户协商解决付款问题，必要时采取法律手段维护公司权益。（二）发货风险防控1.加强仓库管理，确保货物存储安全、完整，定期盘点库存，保证账实相符。严格执行货物出入库管理制度，防止货物丢失、损坏、错发等情况发生。2.选择信誉良好、服务质量高的物流公司合作，签订详细的物流服务合同，明确双方权利义务，确保货物能够安全、及时送达客户指定地点。3.对发货过程进行监控，如采用物流跟踪系统实时掌握货物运输状态，发现异常情况及时与物流公司沟通协调，采取措施降低发货风险。（三）财务风险防控1.加强财务内部控制，规范财务核算流程，确保收款、发货信息准确记录，账务处理及时、合规。定期对财务人员进行培训，提高财务人员业务水平和风险意识。2.建立财务风险预警机制，通过对财务指标的分析和监控，如应收账款周转率、存货周转率、资金周转率等，及时发现潜在的财务风险，并采取相应措施进行防范和化解。3.合理安排资金，确保公司资金链稳定。