打印机财务制度

PAGE打印机财务制度总则1.目的本制度旨在规范公司打印机相关财务活动，确保打印机资产的合理购置、使用、维护及处置，提高资产使用效益，保障公司财务安全，遵循国家法律法规及行业标准，结合公司实际情况制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及打印机的采购、使用、维修、报废等财务事项，包括但不限于各部门使用的办公打印机、专用打印机等。3.基本原则合法性原则：打印机相关财务活动必须符合国家法律法规及财务制度要求。效益性原则：追求打印机资产的最大使用效益，合理配置资源，降低成本。权责明确原则：明确各部门及人员在打印机管理中的职责和权限。规范操作原则：各项财务流程严格按照规定的程序和方法执行。打印机采购管理1.采购申请各部门根据工作需要，填写《打印机采购申请表》，详细说明采购原因、打印机型号、数量、预计价格等信息。申请表经部门负责人签字确认后，提交至行政部门审核。行政部门审核内容包括需求合理性、现有设备状况等。行政部门审核通过后，将申请表转至财务部门。财务部门根据公司预算及资金状况进行审核，确定是否具备采购资金。2.采购流程经财务部门审核同意采购后，由行政部门负责组织采购。采购方式包括招标采购、询价采购、单一来源采购等，具体采购方式根据打印机金额及采购性质确定。采购过程中，行政部门应严格按照采购程序进行，确保采购过程公开、公平、公正。与供应商签订采购合同，明确打印机品牌、型号、数量、价格、交货时间、售后服务等条款。采购合同签订后，复印件交财务部门备案。财务部门根据合同条款，做好资金支付安排。3.采购资金支付打印机到货验收合格后，供应商提供发票。财务部门审核发票真实性、合法性、完整性后，按照合同约定的付款方式进行支付。对于金额较小的打印机采购，可采用一次性付款方式；对于金额较大的采购，可根据合同约定分期支付，但需确保每期支付时间及金额明确。支付款项时，财务人员应严格核对付款信息，确保资金支付安全。付款凭证应妥善保存，作为财务核算的依据。打印机使用管理1.资产登记财务部门在打印机采购入账后，及时进行资产登记。登记内容包括打印机型号、数量、购置时间、购置金额、使用部门等信息，建立固定资产台账。行政部门负责对打印机进行实物管理，定期核对固定资产台账与实物，确保账实相符。2.使用部门职责使用部门负责打印机的日常使用和维护，指定专人负责管理。使用人员应严格按照操作规程使用打印机，避免因操作不当造成设备损坏。使用部门应做好打印机的清洁、保养工作，定期检查打印机耗材使用情况，及时更换墨盒、硒鼓等耗材。使用部门发现打印机出现故障时，应及时通知行政部门安排维修。维修期间，如需临时借用其他打印机，应向行政部门申请。3.耗材管理打印机耗材由行政部门统一采购，建立耗材库存管理制度。财务部门对耗材采购资金进行核算和管理。行政部门根据各部门打印机耗材使用情况，定期发放耗材。各部门应做好耗材领用登记，记录领用时间、数量、用途等信息。财务部门定期对耗材库存及领用情况进行盘点，确保账实相符。对于耗材成本较高的打印机，可采用定额管理方式，控制耗材费用。打印机维修管理1.维修申请使用部门发现打印机出现故障后，填写《打印机维修申请表》，详细描述故障现象、出现时间及维修要求等信息。申请表经部门负责人签字后，提交至行政部门。行政部门根据故障情况，联系打印机供应商或专业维修人员进行维修评估。2.维修流程行政部门根据维修评估结果，确定维修方案及维修费用。如维修费用在公司规定的审批额度内，由行政部门直接安排维修；如超过审批额度，需提交公司领导审批。维修完成后，维修人员应填写《打印机维修记录单》，记录维修内容、更换部件、维修费用等信息。使用部门对维修结果进行验收，验收合格后在记录单上签字确认。行政部门将维修记录单及发票交财务部门审核。财务部门审核无误后，按照公司财务制度进行费用报销。3.维修费用控制财务部门定期对打印机维修费用进行统计分析，与历史数据及预算进行对比，评估维修费用合理性。对于维修费用较高的打印机，行政部门可考虑进行设备更新或技术升级，以降低长期维修成本。打印机报废管理1.报废鉴定当打印机出现严重故障且无法修复，或因技术更新换代等原因不再适用时，由使用部门提出报废申请。行政部门组织相关技术人员对打印机进行报废鉴定，填写《打印机报废鉴定表》，详细说明报废原因、设备状况等信息。报废鉴定表经行政部门负责人、财务部门负责人及公司领导签字确认后，作为打印机报废的依据。2.报废处理经批准报废的打印机，由行政部门负责处理。处理方式包括出售给废品回收公司、捐赠等，具体处理方式根据打印机实际情况确定。行政部门与废品回收公司签订回收协议，明确回收价格及付款方式。回收款项交财务部门入账，冲减固定资产账面价值。对于捐赠的打印机，行政部门应办理相关捐赠手续，并将捐赠情况告知财务部门。3.账务处理财务部门根据打印机报废鉴定表及相关处理凭证，及时进行账务处理。核销固定资产台账中的打印机信息，将报废损失计入当期损益。在年度财务决算时，对打印机报废情况进行专项审计，确保报废处理符合财务制度及相关法律法规要求。监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对打印机财务制度执行情况进行审计，检查采购流程、使用管理、维修费用、报废处理等环节是否符合规定。审计过程中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。审计报告提交公司管理层，作为决策参考依据。2.财务监督财务部门负责对打印机相关财务活动进行日常监督，审核各项费用报销凭证、采购合同、维修记录等资料，确保财务数据真实、准确、完整。加强对打印机资产的财务管理，定期进行资产清查盘点，核实资产状况，防止资产流失。3.违规处理对于违反打印机财务制度的行为，公司将视情节轻重给予相应处罚。对违规采购、虚报维修费用、擅自处置资产等行为，责令相关责任人限期整改，并追回违规资金。情节严重