卫生室公卫室档案制度

PAGE卫生室公卫室档案制度一、总则（一）目的为加强卫生室和公卫室档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在医疗卫生服务和公共卫生工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本卫生室及公卫室的所有档案管理工作，包括但不限于医疗记录、公共卫生服务记录、文件资料、设备档案、人员档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生室和公卫室的档案由专人负责集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映医疗卫生服务和公共卫生工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案泄露、损毁和丢失，对涉及个人隐私和敏感信息的档案严格保密。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责卫生室和公卫室档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。2.制定档案管理制度和工作流程，指导和监督相关人员做好档案工作。3.定期对档案进行检查、清点和核对，确保档案的安全和完整。4.对档案进行分类、编号、编目等工作，建立档案检索系统，方便查询和利用。5.按照规定的期限和程序对档案进行鉴定和销毁。（二）各科室人员职责1.负责本科室档案资料的收集、整理和初步分类，及时移交档案管理人员。2.严格按照档案管理要求填写和记录各类信息，确保档案内容真实、准确、完整。3.在工作中妥善保管本科室的档案资料，不得擅自销毁、涂改或丢失。4.配合档案管理人员做好档案的查询、借阅等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗档案：包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、治疗记录、手术记录等。2.公共卫生档案：如居民健康档案、预防接种记录、传染病报告、慢性病管理记录、健康教育资料等。3.行政管理档案：上级文件、通知、工作计划、总结、会议记录、财务报表等。4.设备档案：设备购置合同、说明书、维修记录、保养记录等。5.人员档案：员工简历、培训记录、考核记录、奖惩记录等。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责档案资料的收集工作，确保资料及时、完整地收集。2.收集的档案资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改。3.对于重要的档案资料，应进行备份或复制，以防原件损坏或丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质进行分类，如医疗档案、公共卫生档案、行政管理档案等。2.编号：为每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查询。3.编目：对每一份档案进行编目，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。4.装订：将零散的档案资料进行装订，保持整齐、美观。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理人员应定期对收集整理好的档案进行归档，按照分类和编号顺序存放。2.归档后的档案应建立档案目录，注明档案的类别、编号、名称、日期等信息，方便查找。（二）保管1.设立专门的档案库房，保持库房清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。2.档案应存放在专用的档案柜或货架上，按照类别和编号顺序排列，便于存取。3.对重要的档案和电子档案应采取备份措施，分别存储在不同的介质和地点。4.档案库房应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保档案的安全。五、档案的查询与借阅（一）查询1.内部人员因工作需要查询档案的，应填写档案查询申请表，注明查询目的、内容和期限。2.档案管理人员根据申请进行查询，并提供相关档案资料。3.查询人员不得擅自更改、涂抹或损坏档案资料。（二）借阅1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经科室负责人和档案管理人员批准后方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换页张。4.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如有损坏或丢失，应追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理人员应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理人员、相关科室负责人和业务骨干参加。3.鉴定小组根据档案的重要性、时效性、完整性等因素，对档案进行综合评估，确定保管期限。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经鉴定小组审核、单位负责人批准后进行销毁。2.档案销毁应采用适当的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，记录由档案管理人员和监销人员签字确认。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各科室应及时将电子档案资料收集整理，按照规定的格式和命名规则进行存储。2.电子档案应进行分类、编号、编目等管理，建立电子档案目录。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，定期进行数据备份。2.备份数据应分别存储在不同的介质和地点，以防数据丢失。（三）电子档案的安全与保密1.采取有效的安全措施，防止电子档案被非法访问、篡改或删除。2.对涉及个人隐私和敏感信息的电子档案，应严格保密，设置相应的访问权限。（四）电子档案的利用1.内部人员可通过授权的方式查询和利用电子档案。2.利用电子档案时应遵守相关规定，不得擅自传播或泄露电子档案内容。八、档案管理的监督与检查（一）监督机制1.建立档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。2.单位负责人应定期听取档案管理工作汇报，对档案管理工作进行指导和监督。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、查询、借阅等工作是否规范。3.档案的安全保密措施是否落实。4.电子档案管理是否符合要求。（三）问题