机关单位文秘写作规范及公文范例

机关单位文秘写作规范及公文范例一、文秘写作的重要性与核心要求机关单位公文是传达决策部署、协调工作事务、规范行政行为的重要载体，其写作质量直接影响政务运转效率与机关形象。文秘写作需遵循“准确规范、简洁高效、庄重得体”的原则，既要有严谨的格式规范，又要具备清晰的逻辑架构与精准的语言表达。二、文秘写作核心规范（一）格式规范：遵循标准，严谨细致公文格式需严格参照《党政机关公文格式》（GB/T____），核心要点包括：1.页面设置：采用A4纸（210mm×297mm），页边距为上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；正文行距设为“固定值28磅”或“单倍行距”，段落首行缩进2字符。2.字体字号：版头（发文机关标志）：小标宋体字，红色，字号不超过上级机关标志；正文：3号仿宋体字（如“仿宋_GB2312”）；标题：2号小标宋体字，居中排布。3.版头与版记：发文字号：由发文机关代字、年份（六角括号〔〕）、序号组成，如“XX发〔2024〕X号”；签发人：上行文需标注，居右空一字，与发文字号平行；抄送机关：版记部分用4号仿宋体字，标注于印发机关和时间上方。（二）语言规范：精准简洁，庄重得体公文语言需避免歧义、冗余，体现权威性与严肃性：1.准确性：用词精准，避免模糊表述。如“预计”改为“拟”，“可能”改为“将”；数字表述清晰，如“约X人”改为“X人（含）”。2.简洁性：删除冗余修饰，如“现现在”简化为“现”，“由于……的原因”简化为“因……”。3.庄重性：使用书面语，避免口语化。如“我觉得”改为“经研究”，“商量一下”改为“商洽”。4.得体性：根据行文方向调整语气：上行文（如请示、报告）：谦敬得体，用“妥否，请批示”“特此报告”；下行文（如通知、批复）：明确要求，用“请遵照执行”“特此批复”；平行文（如函）：平和协商，用“商请”“烦请”。（三）逻辑规范：结构清晰，层次分明公文需遵循“总-分-总”或“缘由-事项-结语”的逻辑结构：1.结构清晰：请示类公文需“请示缘由（背景+必要性）-请示事项（具体请求）-结语（请示性语句）”；通知类公文需“目的-事项（时间、地点、要求）-结语（执行要求）”。2.层次分明：使用序数词分层，如“一、（一）、1.、（1）”，避免层级混乱。3.论据充分：用政策依据、数据支撑观点，如“根据《XX办法》第X条规定”“截至X月，完成率达X%”。三、常见公文类型及范例（一）通知：传达要求，明确执行适用场景：传达会议、工作部署、政策要求，要求下级或相关单位执行、周知。范例：关于召开2024年上半年工作推进会的通知XX机关办公室文件XX办发〔2024〕X号关于召开2024年上半年工作推进会的通知各科室、下属单位：为总结上半年工作成效，部署下半年重点任务，经研究，决定召开2024年上半年工作推进会。现将有关事项通知如下：一、会议时间：2024年X月X日（星期X）上午9:00二、会议地点：机关三楼会议室三、参会人员：各科室负责人、下属单位主要负责人四、会议内容：1.各单位汇报上半年工作完成情况、存在问题及改进措施；2.分管领导点评分管领域工作；3.主要领导总结部署下半年重点任务。五、有关要求：1.请各汇报单位于X月X日前将书面材料（800字以内）报送至办公室；2.参会人员提前10分钟到场，无特殊情况不得请假。XX机关办公室2024年X月X日（二）请示：请求批准，一事一文适用场景：向上级机关请求指示、批准，需事前行文、一文一事。范例：关于申请购置办公设备的请示XX机关文件XX发〔2024〕X号关于申请购置办公设备的请示XX上级机关：因我单位办公设备老化（现有电脑使用超5年、打印机故障频发），日常办公效率受影响。为保障工作正常开展，拟购置电脑5台、打印机3台，预算金额共计X万元（明细见附件）。妥否，请批示。附件：办公设备购置预算明细表XX机关2024年X月X日（三）报告：汇报情况，反馈进展适用场景：向上级机关汇报工作、反映情况、回复询问，无需上级批复。范例：关于2024年第一季度工作情况的报告XX机关文件XX发〔2024〕X号关于2024年第一季度工作情况的报告XX上级机关：2024年第一季度，我单位围绕年度目标任务，扎实推进各项工作，现将有关情况报告如下：一、工作进展（一）重点任务推进。完成XX项目前期调研，形成调研报告；组织XX业务培训2场，覆盖人员XX名。（二）日常管理优化。修订内部管理制度3项，规范办公用品采购流程，节约经费X%。二、存在问题部分项目推进滞后（因协作单位沟通不及时）；人员专业能力不足，需加强培训。三、下一步计划1.建立项目推进台账，明确时间节点，每周调度进度；2.邀请专家开展专题培训，提升人员业务水平。特此报告。XX机关2024年X月X日（四）函：商洽工作，平行沟通适用场景：平行机关或不相隶属机关之间商洽工作、询问答复、请求批准。范例：关于商请协助开展XX调研的函XX机关文件XX函〔2024〕X号关于商请协助开展XX调研的函XX单位：为做好XX课题调研，需了解贵单位在XX领域的工作经验及数据支撑。现商请贵单位协助提供以下材料：1.XX工作实施方案及成效报告；2.近三年XX相关统计数据（涉密内容可脱密处理）。烦请于X月X日前反馈至我单位邮箱（XX@）。如有疑问，可联系XXX（联系电话：XXX-XXXXXXXX）。顺祝工作顺利！XX机关2024年X月X日四、文秘写作注意事项（一）文种使用：避免混淆请示vs报告：请示需上级批复，一文一事，事前行文；报告无需批复，可综合汇报，事后/事中行文。函vs请示：函用于平行或不相隶属机关，语气平和；请示用于上行，语气谦敬。（二）格式细节：精准无误发文字号年份用六角括号〔〕，如〔2024〕，不可用方括号[]；附件说明：“附件：1.XX表”（无标点，序号用阿拉伯数字）；请示结语：“妥否，请批示”“以上请示，如无不妥，请批准”。（三）语言禁忌：规避失误避免模糊表述：“大概”“可能”改为“拟”“将”；避免歧义：“X部门和X部门的领导”改为“X部门领导