企业合同审查及档案管理流程表

企业合同审查及档案管理流程工具指南一、适用业务场景本流程工具适用于各类企业开展合同全生命周期管理，涵盖合同起草、内部审核、签订、履行、变更、终止及归档等环节，特别适用于以下场景：业务合同签订前：需对采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等开展合法性、合规性及风险评估；合同履行过程：对合同履行进度、变更情况、争议解决等进行跟踪管理；合同档案规范化：对已签订及履行完毕的合同进行分类、编号、存储，保证档案可追溯、易查询；合规审计需求：为企业内部审计、外部监管检查提供合同履约依据及档案支持。二、全流程操作步骤（一）合同发起与初步审核责任主体：业务经办人某、部门负责人某操作说明：合同发起：业务经办人*某根据业务需求，收集合作方主体资格材料（如营业执照、授权委托书等），起草合同文本，明确合同标的、数量、价款、履行期限、违约责任等核心条款，填写《合同发起申请表》（见模板）。部门初审：部门负责人*某对合同的业务必要性、条款完整性、数据准确性进行审核，重点确认是否符合企业业务目标及预算要求，签署初审意见后提交法务部门。输出成果：《合同发起申请表》《合同草案（初稿）》、合作方资质材料复印件。（二）法务专项审查责任主体：法务专员某、法务负责人某操作说明：合法性审查：法务专员*某对照法律法规、行业规范及企业内部制度，审查合同主体是否适格、条款是否合法（如是否违反强制性规定、是否存在无效情形）、权利义务是否对等、违约责任是否明确。风险点排查：重点关注合同中的履约风险（如付款条件不明确）、知识产权归属、争议解决方式（如管辖约定是否有效）、保密条款等，形成《法务审查意见表》，标注修改建议及风险等级（高/中/低）。意见反馈与修改：法务负责人某审核《法务审查意见表》，反馈至业务经办人某；业务经办人*某根据意见修改合同文本，重大争议需组织业务部门、法务部门召开协调会达成一致。输出成果：《法务审查意见表》《合同修订稿》。（三）最终审批与签订责任主体：分管领导某、授权签约人某、档案管理员*某操作说明：领导审批：根据合同金额及重要性，由分管领导某或总经理某对最终版合同进行审批，确认审批流程完整（如重大合同需经总经理办公会审议）。合同签订：授权签约人*某（需持有《授权委托书》）在合同文本上签字盖章，保证合同文本与审批版本一致；若为对方先盖章，需在收到盖章合同后3个工作日内核对无误。文本备案：签订后，业务经办人某将合同正本（至少2份，双方各执1份）及副本提交档案管理员某，同时扫描存档电子版。输出成果：签字盖章的合同正本/副本、《授权委托书》《合同签订备案表》。（四）履行跟踪与变更管理责任主体：业务经办人某、法务专员某操作说明：履行跟踪：业务经办人某建立《合同履行台账》，记录合同履行进度（如交付时间、验收节点、付款情况），定期向部门负责人某汇报；发觉履约异常（如对方违约、不可抗力）时，及时启动应对措施（如催告、协商变更）。合同变更：需变更合同时由业务经办人*某与对方协商变更内容，起草《合同变更协议》，参照原合同流程完成审核、审批及签订；变更后的协议作为原合同补充，与原合同具有同等效力。输出成果：《合同履行台账》《合同变更协议》（如有）。（五）档案整理与归档责任主体：档案管理员某、业务经办人某操作说明：档案分类编号：档案管理员*某按合同类型（如采购、销售、服务）、签订年度进行分类，编制唯一档案编号（格式：合同类型-年份-流水号，如“CG-2024-001”）。材料整理装订：将合同正本、副本、《法务审查意见表》《签订备案表》《履行台账》等材料按时间顺序整理，去除金属夹具，使用档案袋封装，标注档案编号及合同名称。登记入库：在《合同档案管理台账》中登记档案编号、合同名称、签订日期、保管期限、存放位置等信息，录入电子档案系统，保证纸质与电子档案一致。输出成果：规范化装订的合同档案、《合同档案管理台账》。（六）档案借阅与利用责任主体：借阅人某、档案管理员某、分管领导*某操作说明：借阅申请：因工作需要借阅档案时，借阅人某填写《合同档案借阅申请表》，说明借阅事由、借阅期限（最长不超过15个工作日），经部门负责人某及分管领导*某审批。档案交接：档案管理员某核对审批手续后，取出档案复印件（原件原则上不外借，特殊情况需经总经理某批准），与借阅人某签字确认；借阅人某需在规定期限内归还，档案完好无损后，管理员*某在台账中记录归还情况。保密要求：借阅人*某对档案内容严格保密，不得复制、传播或用于非工作用途，违者将按企业规定追责。输出成果：《合同档案借阅申请表》《档案借阅/归还登记表》。三、合同审查及档案管理流程表模板表1：合同审查及档案管理全流程表步骤编号流程环节责任部门/人操作说明完成时限输出文件备注1合同发起业务经办人*某收集合作方资质，起草合同，填写《合同发起申请表》业务需求提出后2个工作日内《合同发起申请表》《合同草案（初稿）》合作方资质需在有效期内2部门初审部门负责人*某审核业务必要性、条款完整性，签署初审意见收到材料后1个工作日内《合同发起申请表》（部门意见栏）重点核对预算及业务目标匹配度3法务审查法务专员*某审查合法性、合规性，出具《法务审查意见表》收到材料后2个工作日内《法务审查意见表》重大争议可延长至3个工作日4领导审批分管领导某/总经理某根据合同金额及重要性履行审批流程收到法务意见后1个工作日内审批通过的《合同修订稿》重大合同需经总经理办公会审议5合同签订授权签约人*某签字盖章，核对文本一致性，提交档案管理员审批通过后3个工作日内合同正本/副本、《授权委托书》保证合同双方签字盖章完整6履行跟踪业务经办人*某建立《合同履行台账》，跟踪进度，处理异常情况合同履行期间持续进行《合同履行台账》按月向部门负责人汇报7档案整理归档档案管理员*某分类编号、装订材料、登记台账，录入电子系统签订后5个工作日内装订好的合同档案、《合同档案管理台账》保证纸质与电子档案一致8档案借阅利用借阅人某/档案管理员某申请审批、借阅登记、归还销号按需申请，限期归还《合同档案借阅申请表》《借阅/归还登记表》原件原则上不外借，特殊情况需特批表2：合同档案管理台账（示例）档案编号合同名称合同类型签订日期合作方名称保管期限存放位置状态（在库/借出）借阅人（如有）归还日期（如有）CG-2024-001采购办公设备合同采购2024-03-15科技有限公司10年档案室-A-01在库--FW-2024-005市场推广服务合同服务2024-04-20广告传媒公司5年档案室-B-03借出业务经理*某2024-05-20XS-2024-012产品销售合同销售2024-05-08YY贸易公司10年档案室-A-05在库--四、关键操作提示与风险规避（一）合同审查核心要点主体资格审核：严格核查合作方营业执照、经营范围、资质证书（如行业许可证）及授权委托书，保证签约人有权代表合作方签署合同，避免因主体不适格导致合同无效。条款完整性审查：合同需包含标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方法等核心条款，避免条款模糊引发争议（如“验收合格后付款”需明确验收标准及时限）。法律风险规避：避免使用“霸王条款”（如“最终解释权归我方所有”），违约责任需与违约责任对等，争议解决优先约定企业所在地法院或仲裁机构。（二）档案管理规范要求分类与编号统一：严格按照合同类型、年度分类编号，保证编号唯一、连续，不得重复或跳号，便于后续检索。保管期限明确：根据《企业档案管理规定》及合同类型确定保管期限（如采购/销售合同保管10年，服务合同保管5年），到期前1个月由档案管理员*某鉴定，对无保存价值的按规定销毁并记录。安全保密措施：档案存放需符合防火、防潮、防虫、防盗要求，电子档案需加密存储，定期备份；涉密合同档案需单独存放，限制借阅权限。（三）常见问题应对审查超时处理：若因材料不全或争议较大导致审查超时，业务经办人*某应及时与法务部门沟通，明确