档案保密管理及违规泄露处理制度内容

档案保密管理及违规泄露处理制度内容档案保密管理及违规泄露处理制度旨在保护档案信息的安全与机密性，确保档案不被非法获取、使用或泄露。本制度适用于所有涉及档案管理的部门和人员，涵盖各类具有保密要求的档案资料。档案保密管理档案分类与密级确定档案管理部门应依据国家相关法律法规和行业标准，对档案进行分类，并确定相应的密级。密级分为绝密、机密、秘密三级，根据档案内容的敏感程度和重要性进行划分。绝密档案是指涉及国家核心机密、公司重大商业机密等，一旦泄露将对国家或公司造成极其严重损害的档案；机密档案是指涉及重要业务信息、关键技术资料等，泄露后会对公司利益造成重大损失的档案；秘密档案是指涉及一般业务信息、内部管理资料等，泄露后会对公司造成一定影响的档案。档案存储与保管存储设施：应建立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施，确保档案的安全存储。档案库房应设置门禁系统和监控设备，限制无关人员进入。档案存放：不同密级的档案应分开存放，采用专门的档案柜或货架进行保管。绝密档案应存放在保险柜中，实行专人专管。环境要求：档案库房应保持适宜的温度和湿度，定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和可读性。档案借阅与使用借阅审批：借阅档案必须经过严格的审批程序。借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、密级、用途和借阅期限等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人审批同意后，方可借阅。借阅限制：借阅人员应严格按照审批的用途和期限使用档案，不得将档案转借他人或用于其他目的。绝密档案原则上不得外借，确因工作需要必须外借的，须经公司领导批准，并办理严格的借阅手续。使用安全：借阅人员在使用档案过程中，应注意保护档案的安全，不得在档案上涂改、标记、损坏或丢失。使用完毕后，应及时归还档案，并办理归还手续。档案传输与共享内部传输：在公司内部传输档案时，应采用安全可靠的方式进行，如加密邮件、内部文件共享平台等。严禁通过公共网络或不安全的渠道传输机密档案。外部共享：如需向外部单位或个人共享档案，必须经过公司领导批准，并签订保密协议。在共享档案时，应根据对方的需求和保密要求，对档案进行适当的处理和加密，确保档案信息的安全。档案销毁销毁审批：档案销毁应经过严格的审批程序。档案管理部门应定期对过期或不再需要保存的档案进行清理和鉴定，提出销毁意见，经公司领导批准后，方可进行销毁。销毁方式：档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等。销毁过程中应有人监督，确保档案被彻底销毁。销毁记录：档案销毁后，应及时记录销毁的档案名称、数量、密级和销毁时间等信息，并存档备查。档案保密监督与检查监督机制建立档案保密监督机制，明确监督职责和权限。档案管理部门应定期对档案保密工作进行检查和评估，发现问题及时整改。同时，鼓励员工对档案保密工作进行监督，对发现的违规行为及时举报。检查内容制度执行情况：检查档案保密管理制度的执行情况，包括档案分类、存储、借阅、传输、销毁等环节是否符合规定。设施设备安全：检查档案库房的设施设备是否安全可靠，如防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施是否正常运行，门禁系统和监控设备是否正常工作。人员保密意识：检查员工的保密意识和保密行为，是否存在违规操作、泄露档案信息等问题。检查频率档案保密检查应定期进行，一般每季度进行一次全面检查，每月进行一次不定期抽查。对发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。整改落实被检查部门和人员应按照整改通知书的要求，及时进行整改，并将整改情况反馈给档案管理部门。档案管理部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。违规泄露处理事件报告一旦发现档案信息泄露事件，相关人员应立即向档案管理部门和公司领导报告。报告内容应包括泄露事件的发生时间、地点、涉及的档案名称和密级、可能造成的影响等信息。应急处置档案管理部门和公司领导接到报告后，应立即启动应急预案，采取有效的应急处置措施，如封锁现场、调查原因、控制损失等。同时，应及时向上级主管部门和相关监管机构报告。责任认定对档案信息泄露事件进行调查，确定事件的性质和责任。根据事件的严重程度和责任大小，对相关责任人进行责任认定。责任认定应遵循实事求是、客观公正的原则。处罚措施行政处分：对违反档案保密制度的人员，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等行政处分。经济赔偿：对因违规泄露档案信息给公司造成经济损失的人员，应依法承担经济赔偿责任。法律责任：对涉嫌违法犯罪的人员，应依法移交司法机关处理。整改完善对档案信息泄露事件进行总结分析，找出问题的根源和薄弱环节，及时完善档案保密管理制度和措施，防止类似事件的再次发生