国家人事档案管理制度

国家人事档案管理制度第一章档案实体构成与生命周期1.1档案实体范围国家人事档案以“人”为单元，以“事”为线索，以“证”为佐证，形成“纸质+电子+声像+实物”四位一体的复合载体。纸质部分包含：履历表、转正定级表、年度考核表、工资变动表、职称评审表、奖惩决定、入党团材料、任免审批表、离退审批表、审计结论、出国（境）审查表、聘用合同、社保缴费清单、培训结业证书、学历学位证书验证件、专业技术资格批文、因私出国（境）承诺书、家庭成员及主要社会关系登记表、干部人事档案专项审核认定表、组织生活会记录、巡视巡察整改反馈表。电子部分由组织人事部门在“全国人事档案管理信息系统”（以下简称“国档系统”）中实时生成的结构化数据、版式文件、数字签名、时间戳、元数据、日志、备份包构成，与纸质部分通过“档号—人员编号—机构代码”三码绑定。声像部分包括电子证件照、年度考核现场照片、任前公示视频、任职宣布会议录音、培训结业合影。实物部分指奖章、勋章、涉密证件芯、注销护照、作废印章、个人手书述职报告原件。1.2生命周期划分生命周期分“生成—采集—整理—审核—入库—保管—利用—转递—销毁”九个环节，每个环节设置“质量门”，实行“谁形成、谁负责、谁签字、谁终身”的责任嵌入机制。生成环节由材料形成部门在事项办结后5个工作日内完成初稿；采集环节由档案员在2个工作日内完成高清扫描、OCR识别、图像质检、四性检测；整理环节依据《纸质档案整理规范》（DA/T22-2022）进行去钉、编页、打码、分类、排序、著录；审核环节由组织人事、纪检、保密、审计四方联合进行“四方会审”，重点核查“三龄两历一身份”；入库环节采用“双人双锁+电子门禁+RFID”方式，纸质档案入盒、电子档案入池、声像档案入云、实物档案入柜；保管环节实行“五色标签”动态管理：红档为省部级以上表彰、绿档为考核优秀、黄档为限期整改、蓝档为正常、黑档为处分影响期；利用环节分内部利用、外部利用、社会利用三类，全部通过国档系统留痕；转递环节实行“密级—渠道—时限”三维控制，涉密档案通过机要交通，非密档案通过EMS政务特快，电子档案通过政务内网VPN加密隧道；销毁环节由省级以上公务员主管部门审批，采用“溶浆+粉碎+焚烧”三级销毁，全程录像并留存十年。第二章分类、编号与著录2.1分类表采用“职能—年度—人员”三级分类法。一级类目按机构职能划分为A综合管理、B公务员管理、C事业单位管理、D国有企业管理、E群团组织管理；二级类目按年度划分，跨年度重大事项归入办结年度；三级类目按人员唯一编号排序，编号规则为“6位行政区划码+2位机构类型码+8位出生日期+4位顺序码”，确保全国唯一。2.2档号结构档号共24位，结构为：全宗号（4位）—目录号（3位）—案卷号（5位）—件号（4位）—载体代码（1位）—保管期限代码（1位）—密级代码（1位）—版本号（2位）—校验码（3位）。载体代码：A纸质、B电子、C声像、D实物；保管期限代码：1永久、2长期（30年）、3短期（10年）；密级代码：0公开、1内部、2秘密、3机密、4绝密；校验码采用GB/T17710-2018模11加权算法，防止档号篡改。2.3元数据方案核心元数据共28项，分为实体元数据、权利元数据、管理元数据、技术元数据四类。实体元数据含：姓名、性别、民族、出生日期、身份证号、政治面貌、学历、学位、参加工作时间、入党时间、职务、职级、职称、工作单位、人员类别、档案密级、档案状态。权利元数据含：版权归属、利用权限、开放标识、隐私脱敏级别。管理元数据含：形成部门、形成时间、归档时间、归档人、审核人、审核时间、移交清单号。技术元数据含：文件格式、文件大小、分辨率、色彩模式、压缩算法、哈希值、数字签名算法、时间戳颁发机构。所有元数据以XML+RDFa双序列化方式嵌入版式文件，实现机器可读与人眼可读一致。第三章数字化加工与质量控制3.1扫描参数纸质档案采用600dpi彩色无压缩TIFF格式扫描，灰度图像采用8位灰度，黑白图像采用1位黑白，OCR识别引擎采用“TH-OCR+深度学习”混合模型，识别率≥99.5%，拒识率≤0.3%。扫描仪通过FADGI四星认证，光源色温5000±200K，均匀度≥95%，去影算法自动消除装订阴影。3.2图像处理扫描后自动进行去噪、纠偏、裁边、去空白页、字迹加深、背景淡化。图像质检采用“AI初检+人工复检”双轨制，AI检出瑕疵自动截屏推送至质检员手持终端，人工复检实行“一页双签”，合格页加盖“数字水印+二维码”隐形标识，码内写入档号、扫描员、质检员、时间戳。3.3数据封装电子档案以“案卷级—文件级—页级”三级封装，封装格式采用PDF/A-3，嵌入XML元数据、签名值、证书链、时间戳令牌，签名算法SM2withSM3，时间戳符合RFC3161。封装包通过国密SSL上传至省级数字档案室，同时生成一份ASN.1编码的“档案数字对象包”（ADOP），用于长期保存。3.4质量抽检省级档案主管部门按“千卷十检”比例随机抽检，抽检项目包括图像清晰度、页码连续性、元数据完整性、签名有效性、病毒阴性。抽检结果纳入年度绩效考核，合格率低于98%的单位暂停次年数字化项目资金拨付。第四章库房建设与物理安全4.1库房选址新建库房须满足“三通一平三远离”：通市政双路供电、通电信级光纤、通消防二路水源；地面荷载≥12kN/m²；远离加油站、输油管线、地下轨道交通、地震断裂带。库房抗震设防烈度高于当地设防烈度一度，耐火等级一级，屋面防水等级I级。4.2八区两通道库内划分：接收整理区、消毒除尘区、纸质档案区、电子档案区、声像档案区、实物档案区、利用阅览区、销毁暂存区；设置工作人员通道、档案专用电梯通道，通道宽度≥1.8米，地面铺设防静电地板，电阻值10⁶—10⁹Ω。4.3十防系统防火：高压细水雾+IG541双系统，响应时间≤30秒；防盗：红外双鉴+振动光纤+人脸识别，报警联动110；防水：地面设1%坡度及集水沟，配备德国进口污水泵；防潮：恒温恒湿机组，温度14—24℃，相对湿度45—55%，日波动±2℃、±5%RH；防光：无紫外线LED灯带，照度50—100lx，窗户贴UV99%防爆膜；防尘：初效+中效+高效三级过滤，洁净度达到ISO8级；防虫：臭氧浓度20ppm每月消毒2小时，档案盒内置天然樟木片；防鼠：库房门口设600mm高不锈钢挡鼠板，粘鼠板每10㎡一张；防高温：屋顶喷涂太空隔热涂料，外表面温度降幅≥12℃；防电磁：电子档案区六面体铜网屏蔽，屏蔽效能≥60dB。4.4密集架与RFID密集架采用“伺服电机+齿轮齿条”驱动，载重≥80kg/层，闭合后每列宽度≤550mm，过道宽度≥1.2米。RFID标签符合ISO18000-6C，内存容量2kb，写入次数10万次，读取距离1—6米可调，库内设置24小时不间断巡更机器人，每2小时自动盘点一次，异常差异5分钟内推送短信至责任人。第五章权限模型与利用服务5.1五维权限采用“机构—角色—密级—身份—场景”五维权限模型。机构维按行政区划、系统条线、隶属关系划分；角色维按“档案员、审核员、利用者、系统管理员、安全审计员”五类；密级维按公开、内部、秘密、机密、绝密五级；身份维通过“国密SM2数字证书+活体检测”双因子认证；场景维按时间、地点、终端、网络环境、利用目的动态赋权。系统通过ABAC（属性基访问控制）引擎实时计算，权限粒度细化到“字段级”，敏感字段如身份证号、家庭住址默认脱敏，脱敏算法采用“遮蔽+哈希+伪匿名”混合策略。5.2利用审批内部利用实行“三级审批+双岗制”：申请人发起—处室负责人审核—档案分管领导审批—档案员与监督员双岗同时在场提供利用。外部利用实行“一表两证三承诺”：填写《人事档案利用申请表》，出具单位介绍信和本人身份证，签署保密承诺书、隐私保护承诺书、合理利用承诺书，利用过程全程录像，录像保存3年。社会利用仅限公开档案，通过“全国档案查询服务平台”在线申请，系统24小时内反馈查询结果，提供加盖电子签章的“档案证明版式文件”，文件采用国密SM2签名，可在“档案证明验证平台”扫码验真。5.3知识图谱国档系统内置“人事档案知识图谱”，将人、机构、事件、时间、地点、职务、职级、职称、奖惩、培训、考核、出国、亲属关系等实体构建为RDF三元组，支持可视化关联查询。例如输入“张三”，系统自动展示其职务晋升路径、同期同级人员横向对比、奖惩事件时间轴、培训经历地图、亲属回避关系网络，为干部监督、选拔任用、巡视审计提供决策支持。第六章转递与移交6.1转递情形包括职务变动、单位调整、跨地区调动、辞职辞退、开除、死亡、退休、军转安置、援外挂职、学历提升、出国定居、企业改制、机构撤销、合并重组、行政区划调整。6.2转递流程转出单位在人事命令下发3个工作日内在国档系统发起“转递申请”，上传调令或退休审批表，系统自动生成《人事档案转递通知单》和128位转递码；接收单位在2个工作日内在线确认，打印带有防伪底纹的《接收回执》；机要交通员持《转递证》和专用密封箱上门取件，箱体贴封条加盖骑缝章，箱内附RFID封签，运输过程GPS+北斗双模定位，每30秒回传坐标；到达后由接收单位档案员、纪检人员、保密干部三方现场拆封，使用RFID手持机核对封签完整性，无误后办理“入库确认”，系统自动向转出单位发送“回执链”邮件，整个流程不超过10个工作日。6.3移交进馆公务员和参照管理人员自退休之日起，满5年由原单位向同级综合档案馆移交；事业单位、国有企业人员退休满10年移交。移交前须完成“六清两核一鉴定”：材料清、页数清、目录清、密级清、保管期限清、电子数据清；核对档号与人员身份、核对电子签名有效性；鉴定档案价值，拟销毁目录须公示7个工作日。移交时编制《人事档案移交汇编》，含纸质目录、电子目录、全文数据、知识图谱子集、数字摘要、签名值、时间戳，统一封装为“移交级ADOP包”，由档案馆导入长期保存系统，原单位留用查询镜像权限30年后自动回收。第七章长期保存与灾备7.1保存策略采用“3-2-1-1”策略：3份副本、2种介质、1份异地、1份离线。电子档案主副本保存在省级数据中心高端光纤存储，采用RAID6+双活架构；第二副本保存在同城异地馆，采用LTO9磁带库，每卷容量18TB，传输加密；第三副本保存在国家档案局云端灾备中心，采用蓝光光盘库，单盘容量500GB，寿命≥100年。7.2检测迁移每年进行一次“四性检测”：真实性、完整性、可用性、安全性；每三年进行一次“媒体健康诊断”，磁带库通过读写校验，光盘通过BER误码率测试；每五年进行一次“格式迁移”，由PDF/A-3迁移至新一代版式格式，迁移过程生成“迁移报告+旧格式封存包+新格式验证包”，三方签名后进入保存库。7.3灾备演练每半年开展一次“容灾切换演练”，模拟数据中心整体瘫痪，启动“两地三中心”应急，RPO≤15分钟，RTO≤2小时；演练过程全程录像，演练报告报国家档案局备案。第八章监督、审计与问责8.1日常监督实行“日巡检、周抽查、月通报、季评估、年考核”五层监督。日巡检由机器人完成温湿度、RFID、消防、视频、门禁、UPS、空调、漏水八项巡检；周抽查由档案员随机抽取5卷进行“卷内体检”，重点检查虫蛀、霉斑、笔迹褪色、页码错编；月通报由省级档案主管部门发布，对连续两次排名后三位的单位亮黄牌；季评估引入第三方测评机构，采用“神秘访客+渗透测试”方式，对系统安全、服务效率、用户满意度打分；年考核结果与单位绩效、领导个人年度考核、干部选拔任用挂钩，考核低于85分的单位，次年数字化项目预算压减10%。8.2专项审计省委巡视组、省委组织部、省审计厅每三年联合开展一次“人事档案专项审计”，审计重点包括“三龄两历一身份”造假、学历学位造假、职称评审材料造假、奖惩材料造假、档案遗失、擅自涂改、违规利用、超期转递、密级不符、数字化质量不达标。审计采用“大数据比对+现场核查”双轨制，大数据比对将组织、教育、公安、人社、卫健、税务、社保、住房、银行、民航、铁路、通信12个部门数据交叉碰撞，发现异常线索后现场核查，核查比例不低于线索量的30%。8.3问责情形对存在下列情形的，依规依纪依法问责：（一）伪造、变造、篡改档案材料，一律先停职后调查，构成犯罪移送司法机关；（二）擅自向外提供、抄录、复制、公布档案，造成信息泄露，给予记过直至开除处分；（三）因保管不善造成档案丢失、损毁、霉烂、虫蛀，视情节给予警告直至撤职处分，并赔偿修复费用；（四）数字化加工弄虚作假、偷工减料，导致图像不清、OCR错误、签名失效，对承包方列入“黑名单”，3年内禁止参与档案数字化项目；（五）拒绝、拖延转递档案，影响干部正常调动或退休待遇落实，对单位通报批评，对责任人诫勉谈话或调离岗位；（六）未履行脱敏义务，造成个人隐私泄露，对单位处以1万元以上10万元以下罚款，对个人处以5000元以上5万元以下罚款；（七）未按标准建设库房，导致档案处于高危环境，责令限期整改，逾期不改的，对单位主要负责人问责。第九章标准化与新技术应用9.1标准体系构建“1+3+N”标准体系：“1”指《国家人事档案管理条例》（国务院令第XXX号）；“3”指《纸质档案整理规范》（DA/T22-2022）、《电子档案管理基本术语》（DA/T58-2021）、《档案数字化外包安全规范》（DA/T68-2021）；“N”指围绕数据采集、图像处理、元数据、封装、长期保存、知识图谱、RFID、区块链、隐私计算、AI质检、机器人巡检、灾备、审计、问责等14个细分领域制定的团体标准、地方标准、企业标准，实现“事项有标可依、过程有标可检、结果有标可评”。9.2区块链存证国档系统与“国家电子档案区块链”对接，每笔档案移交、转递、利用、销毁操作生成哈希上链，链上存证包含：操作类型、操作人、操作时间、档号、哈希值、数字签名、IP地址、终端MAC、地理坐标，确保操作可追溯、防篡改、可举证。9.3隐私计算在跨部门数据比对场景引入“联邦学习+安全多方计算”技术，实现“数据不动模型动”，原始数据不出本地，仅交换加密参数，完成“三龄两历一身份”核验，既保证数据安全，又提升比对效率。9.4AI质检采用“深度卷积神经网络+注意力机制”对图像进行缺陷检测，可自动识别污渍、折痕、缺页、重页、倒页、黑边、噪点、字迹模糊、印章残缺、装订孔遮挡等10类缺陷，识别速度每秒30页，准确率达到99.8%，误报率低于0.1%，质检效率比人工提升20倍。9.5机器人巡检库房巡检机器人搭载可见光+热成像双光谱云台、RFID