学院党委办公室会计档案管理制度

学院党委办公室会计档案管理制度第一章总则第一条为落实《会计法》《档案法》《高等学校会计制度》及上级主管部门关于高校会计档案管理的新规，学院党委办公室（以下简称“党办”）结合内部治理扁平化、信息化、绩效化要求，制定本制度，用以统一党办会计档案的生成、流转、保管、利用与销毁全生命周期管理，确保档案真实、完整、可用、安全，为学院党建、巡察、审计、绩效评价及历史研究提供精准数据支撑。第二条本制度所称会计档案，是指党办在会计核算、预算管理、资金监管、党费收支、专项经费、工会及团学经费等经济业务活动中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子等各种形式的历史记录，包括但不限于会计凭证、会计账簿、财务报告、银行对账单、票据存根、合同协议、报销审批单、资产卡片、系统日志、电子回单、数据字典及配套的元数据。第三条会计档案管理实行“党办统一领导、岗位分工负责、流程闭环控制、技术全程赋能”的原则，坚持纸质与电子并重、线上与线下联动、常态与专项结合，做到归档及时、保管安全、查阅便捷、销毁合规。第二章组织与职责第四条党办主任是会计档案管理的第一责任人，负责把档案工作纳入年度党建与业务同谋划、同部署、同考核；副主任分管日常运行；指定一名档案专干（A岗）和一名备岗（B岗），互为AB角，保持岗位延续性。第五条档案专干职责：（一）制定年度归档计划与滚动五年保管期限表，动态维护；（二）指导核算、出纳、预算、党费、工会、采购、资产、信息化等岗位按“谁产生、谁初步整理”原则完成前端预归档；（三）审核档案的真实、完整、可用、安全“四性”，对不合规资料一票退回；（四）组织装订、编目、盖骑缝章、贴RFID抗金属标签、入库上架、系统著录、异地备份、定期盘点、开放鉴定、到期鉴定、销毁监销；（五）对接学院档案馆、财务处、审计处、巡察办、网信办、保卫处，完成数据共享、风险排查、应急演练；（六）每年12月编制《党办会计档案管理质量分析报告》，向党委会专题汇报。第六条各业务岗位职责：（一）核算岗：负责原始凭证收集、整理、粘贴、制单、影像扫描、电子凭证链上链；（二）出纳岗：负责银行回单、POS小票、网银批量支付加密文件、现金盘点表、保险柜录像截图；（三）预算岗：负责批复文件、绩效目标表、执行进度表、年中调整表、绩效自评报告；（四）党费岗：负责党费收据、组织关系介绍信、党费使用审批单、活动清单、影像资料；（五）工会岗：负责工会经费拨缴款通知书、节日慰问签领表、文体活动发票、固定资产验收单；（六）信息化岗：负责财务系统、网银系统、报销系统、电子档案系统、区块链存证平台的用户权限、操作日志、数据备份、漏洞扫描报告；（七）采购与资产岗：负责合同、验收单、资产卡片、报废鉴定表、拍卖记录；（八）以上岗位须在业务办结后三个工作日内完成预归档，并对电子文件实施哈希值固化。第三章归档范围与保管期限第七条采用“正面清单+负面清单”模式，凡属以下类别无论金额大小一律归档：（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、更正凭证、调账凭证、冲销凭证、电子凭证及附件；（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片账、党费账、工会账、项目账、备查簿；（三）财务报告类：月度快报、季度分析、年度决算、政府财务报告、部门综合财务报告、绩效评价报告、内部管理报表；（四）银行类：开户许可证、印鉴卡、银行对账单、余额调节表、网银U盾领用单、冻结与解冻通知书；（五）票据类：财政票据、税务发票、捐赠票据、党费收据、工会经费票据、电子发票版式文件、发票真伪认证截图；（六）合同类：经济合同、补充协议、变更协议、终止协议、纠纷调解书、律师函；（七）资产类：资产卡片、验收单、调拨单、报废单、拍卖成交确认书、损失责任认定书；（八）其他类：审计报告、巡察底稿、整改报告、内控评价、风险评估、系统升级日志、应急预案演练记录。第八条保管期限执行“1+3+5+10+永久”阶梯：（一）10年：月度快报、季度分析、内部管理报表、POS小票、POS日结单；（二）30年：原始凭证、记账凭证、银行对账单、余额调节表、票据存根、合同协议、资产卡片、系统日志；（三）永久：年度决算、政府财务报告、绩效评价报告、重要合同、重大资产处置、历史沿革账簿、审计及巡察结论性文件；（四）党费、工会经费账簿及凭证永久保存；（五）电子档案与其纸质副本保管期限一致，异地容灾备份永久在线。第四章整理与装订第九条纸质档案整理执行“九步法”：（一）分拣：按业务、年度、月份、项目、币种五维分拣；（二）修补：对破损、皱折、热敏纸采用冷裱膜、无酸纸修补；（三）排序：原始凭证在前、记账凭证在后，附件顺序与凭证号一致；（四）编码：统一使用碳素墨水手写页码，奇数页右下角、偶数页左下角；（五）打码：使用激光打码机在封面、脊背、封底打印二维码，含年度、类别、盒号、密级；（六）装订：采用不锈钢订书钉左侧双钉法，钉脚不超过2cm，封面采用230g牛皮纸，脊背厚度超过4cm时分册；（七）盖章：加盖骑缝章、归档章、党办公章、档案专干私章；（八）贴签：植入RFID抗金属标签，写入128位加密编码，与系统著录号绑定；（九）上架：依据“年度—类别—盒号”三维定位，密集架每层贴色标，年度换色，便于盲取。第十条电子档案整理执行“七步闭环”：（一）捕获：通过接口自动抓取ERP、网银、报销、发票验真平台数据；（二）封装：按DA/T48-2020标准生成电子文件封装包，含XML元数据、PDF正文、签名值、时间戳；（三）校验：采用SM3哈希校验，值写入区块链存证合约；（四）命名：文件名=“年度+资金性质+档案类别+顺序号+保管期限+密级”，示例：2024_党费_凭证_0001_永久_内部；（五）转换：PDF/A-2b格式，分辨率300dpi，双层PDF可全文检索；（六）备份：本地双副本+同城异质+异地云灾备，RPO≤15分钟，RTO≤30分钟；（七）迁移：每四年进行一次格式迁移，迁移前后双套校验，出具迁移报告。第五章库房与设施第十一条党办设独立会计档案库房，面积不小于30㎡，荷载≥12kN/㎡，防火等级一级，抗震烈度按校区提升一度设防；第十二条配置恒温恒湿系统，温度14℃—24℃，相对湿度45%—60%，日波动≤±2℃、±5%RH；第十三条采用IG541洁净气体灭火，烟感、温感、极早期吸气式三重报警；第十四条库房双门禁，人脸识别+动态密码，进出日志实时推送保卫处；第十五条密集架带红外对射防挤压、停电手动摇开功能，每层安装LED灯带，人走灯灭；第十六条配置防磁柜、防光密闭抽屉、防酸无氧箱，用于存放光盘、硬盘、磁带、胶片；第十七条每季度进行一次七防检查：防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光；第十八条建立24小时视频监控，录像保存90天，关键节点截图打印归入《库房巡检册》。第六章系统与数据第十九条采用“电子档案管理系统（EAMS）+区块链存证+OCR全文检索+RFID智能定位”四位一体架构；第二十条系统功能：（一）流程引擎：自定义归档、借阅、鉴定、销毁流程，节点责任到人；（二）四性检测：真实、完整、可用、安全自动打分，低于90分自动预警；（三）智能推荐：利用NLP技术，根据用户输入关键词推荐关联凭证、合同、资产卡片；（四）权限矩阵：采用RBAC+数据脱敏，敏感字段自动打码；（五）日志审计：用户、IP、操作、时长、结果五要素全程留痕，防篡改；（六）数据可视化：动态生成保管期限饼图、借阅热力图、库存趋势折线图；（七）移动端：支持手机扫码定位、在线申请、远程授权、数字水印拍照回传。第二十一条每日零时自动执行差异备份，每月首日执行完整备份，每年6月30日、12月31日执行归档级离线备份，备份介质采用档案级蓝光光盘，寿命≥50年；第二十二条系统升级、补丁、迁移前必须做全量逻辑备份，出具《系统变更档案风险评估报告》，经党办主任、网信办、保卫处三方会签后方可实施；第二十三条建立电子档案灾难恢复演练制度，每年至少一次模拟火灾、勒索病毒、人为误删场景，确保30分钟内恢复核心业务。第七章借阅与利用第二十四条借阅分内部借阅、外部协查、社会公开三级；第二十五条内部借阅：（一）申请人通过EAMS提交《会计档案借阅申请单》，注明用途、密级、页数、借阅时长；（二）部门负责人、保密员、档案专干三级审批，涉密档案增加党办主任审批；（三）库房管理员扫码出库，RFID通道门自动识别，未授权带出触发声光报警；（四）借阅时限不超过10个工作日，到期前系统短信提醒，超期每日按0.5分计入部门年度考核；（五）归还时执行“五查”：查数量、查完整性、查污损、查涂改、查泄密，发现问题立即启动追责。第二十六条外部协查：（一）法院、检察院、公安机关、纪委监委、审计、巡察、财政部门持正式介绍信及两名以上工作人员证件，经学院保密办、党办、保卫处三方核验，由档案专干全程陪同查阅；（二）提供复制件，加盖“与原件一致”章，电子文件添加水印“外部协查+时间+用途”；（三）原件原则上不外借，确需外借的，须报学院党委常委会审批，并采用RFID定位封条箱，加装一次性防拆锁；（四）归还时由档案专干与借阅方共同拆封、录像、清点、签字。第二十七条社会公开：（一）按《高等学校信息公开办法》要求，已脱密且不涉及个人隐私的会计信息，经党办、宣传部、法务办联合审查后，在学院官网“预决算公开”专栏发布；（二）发布格式为PDF/A，屏蔽银行账号、身份证号、手机号、签名章；（三）发布后10年内不得删除，系统记录下载IP、时间、文件名，以备倒查。第八章鉴定与销毁第二十八条建立“年度例行+到期批量+专项应急”三种鉴定机制；第二十九条年度例行：每年1月对上年度新增档案进行开放鉴定，划分控制使用、内部使用、开放使用三类；第三十条到期批量：（一）档案专干提前6个月梳理到期清单，在EAMS公示7个工作日；（二）成立鉴定小组：党办、财务处、审计处、档案馆、工会、法律顾问六方参与；（三）对仍有价值档案，重新划定保管期限并生成《延长保管期限通知书》；（四）对确无保存价值档案，编制《会计档案销毁清册》，逐页编号，含年度、类别、起止日期、数量、鉴定理由；（五）销毁清册经党委会审议、院长办公会批准，报上级主管部门备案；（六）销毁采用碎浆+焚烧双工艺，全程录像，监销人不少于三人，其中一名纪检委员；（七）销毁后出具《会计档案销毁报告》，含销毁日期、地点、方式、数量、监销人签字、录像文件名，永久保存。第九章安全与保密第三十一条密级划分：（一）绝密：涉及国家教育考试专项资金、重大科研军工项目、未公开捐赠协议；（二）机密：涉及学院重大投融资、土地置换、诉讼仲裁、重要人事薪酬；（三）秘密：涉及一般性党费、工会慰问、未公开绩效分配方案；（四）内部：涉及日常报销、差旅、会议、培训；（五）公开：已脱密并主动公开的预决算信息。第三十二条涉密档案实行“双人双锁”“专柜专架”“专机专网”，严禁在外网计算机打开；第三十三条档案专干及涉密岗位须签订《保密责任书》，离岗时进行脱密审计，收回全部权限、U盾、门禁卡；第三十四条发现档案丢失、损毁、泄密，立即启动《档案安全事件应急预案》，2小时内口头报告学院党委、24小时内书面报告上级主管部门，72小时内提交事件调查报告及整改方案；第三十五条对违反规定造成档案缺失、信息泄露的，依据《档案管理违法违纪行为处分规定》及学院内部纪律，视情节给予警告、记过、降低岗位等级、解除聘用合同，涉嫌犯罪的移送司法机关。第十章监督与考核第三十六条建立“月度自查、季度抽查、年度考评、任期审计”四级监督；第三十七条月度自查：档案专干对照《会计档案质量控制清单》100项指标逐项打分，低于95分立即整改；第三十八条季度抽查：学院档案馆、审计处、网信办联合随机抽取10%盒号，重点检查四性检测、备份恢复、RFID定位、借阅归还、密级管控；第三十九条年度考评：（一）设定“归档及时率、完整率、准确率、借阅满意率、安全事故率”五项KPI；（二）归档及时率=按期归档盒数/应归档盒数×100%，目标≥98%；（三）完整率=抽查页数/应归档页数×100%，目标≥99%；（四）准确率=系统著录正确字段数/总字段数×100%，目标≥99.5%；（五）借阅满意率=满意票数/有效问卷数×100%，目标≥95%；（六）安全事故率=0，实行一票否决；（七）考核结果与部门绩效、个人评优、职称评审、年终奖金挂钩。第四十条任期审计：学院党委书记离任、党办主任轮岗时，由上级审计机关对会计档案管理进行专项经济责任审计，审计报告归入干部人事档案。第十一章培训与科研第四十一条建立“党办会计档案学堂”，每年举办不少于两次专题培训，邀请档案馆、财政厅、审计厅、高校同行专家授课；第四十二条培训内容涵盖：最新政策解读、电子档案标准、区块链存证实操、OCR+AI质检、灾难恢复演练、保密案例警示；第四十三条建