教育档案管理制度

教育档案管理制度第一章总则1.1制度定位教育档案是记录学生从入学到离校全周期成长轨迹、教师专业发展过程、教学管理运行轨迹以及教育研究活动成果的原始凭证与权威信息源。本制度以“真实性、完整性、可用性、可追溯性、可共享性”为价值坐标，以“谁形成、谁归档，谁保管、谁负责，谁利用、谁授权”为责任坐标，构建覆盖纸质、电子、声像、实物等多形态档案的闭环管理体系，服务于学生终身发展、教师持续成长、学校科学决策、教育治理现代化。1.2适用范围本制度适用于本校（含附属幼儿园、小学部、初中部、高中部、国际部、培训中心、研学基地）所有与学生、教职工、教学、科研、行政、后勤、合作机构相关的档案材料，以及以本校名义举办的各类线上教学平台、混合式课程、虚拟实验项目产生的数据与文件。1.3法规与标准衔接本制度与《中华人民共和国档案法》《电子文件管理暂行办法》《教育系统档案管理规范》《个人信息保护法》《网络安全等级保护条例》以及省级、地市级教育主管部门最新细则保持动态对标，出现冲突时，以上位法为准，并在三十日内完成制度补丁升级。第二章档案分类与代码2.1一级分类A学生类B教职工类C教学类D科研类E行政类F财务类G基建资产类H声像实物类I特种载体类J合作交流类2.2二级分类示例A01招生录取材料A02学籍信息A03学业成绩A04综合素质评价A05奖惩记录A06体质健康A07心理健康A08毕业生发展跟踪B01招聘调配B02师德考核B03专业发展B04薪酬福利B05离退休C01教学计划C02课表C03教案C04作业样本C05考试命题C06试卷分析C07实习实训C08毕业论文（设计）2.3代码赋予规则采用“一级字母+两位二级数字+四位年度+三位流水”共12位编码，确保校内唯一，便于系统识别与快速定位。第三章归档范围与保管期限表3.1学生类招生名册、录取通知书、入学登记表、学籍卡、成绩总册、综合素质档案、毕业证书存根、学位授予决定、就业派遣证、校友联络表——永久；平时成绩、课堂表现、作业样本、社会实践报告——学生在校期间+30年；选课记录、补考记录、缓考申请——学生在校期间+10年。3.2教职工类招聘表、聘用合同、政审材料、职称评审表、年度考核表、退休审批表——永久；培训证书、继续教育学时、教科研成果登记——离职后+30年；请假单、差旅报销——离职后+5年。3.3教学类专业人才培养方案、课程教学大纲、教学任务书、教学事故认定书——永久；教案、课件、教研活动记录、学生评教结果——保存10年；调课单、教室借用单——保存3年。3.4科研类立项批文、合同书、结题报告、专利证书——永久；中期检查表、经费决算表——结题后+10年；实验原始记录——结题后+5年。3.5行政类党委会、校长办公会、教代会纪要——永久；部门请示、通知、简报——保存10年；值班表、用章申请——保存3年。3.6财务类年度决算报表、审计报告——永久；会计凭证、账簿——保存30年；工资发放表——保存10年。3.7特种载体学生毕业合影、校庆录像、校史实物、奖牌、印章——永久；课堂直播录像、线上考试监控录像——保存1年后抽样转存，关键片段永久。第四章形成与收集4.1形成责任“业务谁主管、档案谁形成”。教师在课程结束后七个工作日内完成教案、课件、学生成绩、试卷分析的上传；辅导员在每学期末完成学生奖惩、谈话记录的归档；科研负责人在项目结题后一个月内完成科研档案的移交；行政会议结束后两个工作日内由办公室完成纪要的定稿与编号。4.2收集节点实行“学期末集中+月度补充+实时捕获”三结合。教务系统、科研系统、学工系统、财务系统通过API接口在业务审批流程结束时自动推送PDF版及元数据至档案管理系统；纸质文件由形成部门在事件结束后三个工作日内交至档案室前置库房，登记《归档材料交接单》。4.3质量要求纸质材料需字迹耐久、无金属钉、无热敏纸；电子文件格式以PDF/A、OFD、JPEG/TIFF、MPEG-4、WAV为主，分辨率、采样率、码率符合长期保存级标准；所有文件在形成节点即完成病毒查杀、加密哈希、电子签名，确保来源可信。第五章整理与编号5.1整理原则遵循“保持有机联系、区分保管期限、便于检索利用”三原则，采用“机构—问题—年度”复式分类法。同一事件产生的请示、批复、报告、结论放同一卷；不同保管期限的材料分开组卷。5.2立卷流程（1）拆除金属物，修补破损，统一A4幅面；（2）加盖归档章，填写机构、年度、期限、件号；（3）编写卷内目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注；（4）打页码，正面右下角、背面左下角；（5）装订采用棉线三孔一线，结头在背面；（6）装盒，盒脊标注全宗号、目录号、年度、案卷号、期限；（7）打印盒内备考表，注明立卷人、检查人、立卷时间、互见号。5.3电子文件整理系统自动生成文件夹结构：全宗号/年度/分类号/盒号/件号/版本号；每一份电子文件对应一条元数据，元数据采用XML封装，核心字段包括：题名、责任者、日期、格式、大小、哈希值、权限等级、开放状态、关联实体。第六章移交与接收6.1移交清单纸质档案需提交《归档材料移交清单》一式两份，含盒号、起止件号、保管期限、密级、移交人、接收人、移交日期；电子档案通过系统提交《电子文件移交申请》，经系统自动校验格式、病毒、哈希值后，生成《电子文件移交凭证》。6.2接收核查档案室在接收后两个工作日内完成清点、著录、入库，并在系统反馈“接收状态”。如发现缺页、错页、字迹模糊、电子文件无法打开，填写《档案质量退回单》，一次性告知整改要求，整改时限不超过五个工作日。6.3交接责任边界移交前由形成部门负责安全与保密；移交签字后由档案室负责保管与统计；在移交凭证签字之前，出现遗失、损毁、泄密，由形成部门承担全部责任。第七章保管与保护7.1库房标准纸质库房分特藏、永久、长期、短期四区，温湿度独立控制：特藏区14℃—16℃、45%—55%RH；永久区16℃—18℃、50%—60%RH；长期区18℃—20℃、55%—65%RH；短期区20℃—22℃、60%—70%RH。每日自动记录，超标即短信报警。7.2十防措施防火、防盗、防水、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防霉、防酸。库房内使用防爆灯、紫外线过滤帘、无酸纸箱、不锈钢密集架；定期更换防虫药片，每季度进行虫霉检查；每年委托第三方进行纸张酸度抽样测试，pH值低于7.0即开展脱酸处理。7.3备份机制电子档案采用“本地双副本+同城异地容灾+云端冷备份”三级策略。本地主存储采用RAID6+SSD缓存，每日增量备份至磁带库；同城异地机房距主中心大于15公里，延迟小于5毫秒，实现RPO≤15分钟；云端冷备份每年一次，上传至可信云归档库，加密算法采用国密SM4，密钥由学校密钥管理系统托管。7.4载体迁移磁带、光盘、硬盘、U盘、软盘、录像带等特种载体每五年进行可读性检测，出现误码率高于10-4或读取速度下降20%即启动迁移；迁移后生成新旧载体对照表，原载体继续保存四年，确认无误后按保密销毁流程处置。第八章鉴定与销毁8.1鉴定组织成立由校长任组长、档案室牵头、教务、科研、学工、财务、纪检、法律顾问组成的档案鉴定委员会，每三年对保管期满档案进行集中鉴定，必要时可邀请校外专家。8.2鉴定流程（1）档案室提前六十日列出待鉴定清单，推送至各业务部门；（2）业务部门提出存毁建议，提供利用价值说明；（3）鉴定委员会召开听证会，一人一票，三分之二以上同意方可销毁；（4）形成《档案鉴定报告》，永久保存；（5）拟销毁档案在学校官网与公告栏同步公示三十日，接受师生及校友监督；（6）公示无异议后，报上级教育主管部门备案，获得《档案销毁批复》。8.3销毁实施纸质档案送交具有保密资质的销毁公司，采用粉碎+制浆方式，全程录像，录像保存十年；电子档案使用专业消磁机、覆写软件或物理粉碎，生成《电子档案销毁报告》，由纪检人员签字确认。第九章统计与年报9.1统计口径按自然年度统计馆藏总量、新增量、利用量、数字化量、鉴定销毁量、库房面积、经费投入、专兼职人数、培训学时、科研成果等10项核心指标。9.2数据抓取系统自动生成月度快照，支持按分类、年度、部门、载体、密级、开放状态等多维度切片；统计报表采用可视化仪表盘，一键导出Excel、SVG格式。9.3年报发布每年3月31日前完成《教育档案管理年度报告》，经校长办公会审议后，向全校发布，并同步报送市档案馆、市教育局。年报内容纳入学校高质量发展考核，权重不低于3%。第十章检索与利用10.1检索工具建立“案卷级—文件级—内容级”三级索引，支持全文检索、OCR文字识别、人脸识别、语音转写、地理信息定位；提供PC端、移动端、微信小程序、自助查询机四种入口。10.2利用权限学生可在线申请本人成绩单、学籍证明，系统自动加盖电子印章，生成带二维码的可验证PDF；教职工可查阅本人教学、科研档案，不可跨部门批量下载；校外单位凭介绍信、身份证、保密协议办理阅览，涉密档案须校长书面批准。10.3复制与摘录档案室提供彩色打印、电子拷贝、邮寄光盘三种服务，所有复制件加盖“档案复制专用章”，注明用途、份数、编号，防止二次扩散；摘录内容超过500字须登记《档案摘录登记表》。10.4利用统计系统自动记录检索词、浏览时长、下载次数、打印页数，每月形成《档案利用分析报告》，用于优化馆藏结构、调整数字化优先级。第十一章编研与开发11.1选题策划围绕学校办学历史、名师风范、特色课程、卓越校友、红色基因、国际交流六大主题，每年策划两个编研项目，形成《校史中的名师》《老教案里的智慧》《优秀校友成长密码》等系列文化产品。11.2史料考证建立“口述史工作坊”，邀请退休教师录制访谈，采用AI语音比对技术，与纸质档案交叉验证，确保史实准确；所有口述史同步转写、翻译、关键词标引，纳入特藏库。11.3出版发布编研成果优先在本校出版社立项，同步制作电子书、有声书、短视频、H5页面，向社会开放；对外发布须履行保密审查，涉及个人隐私、知识产权、合作机构商业秘密的，须做脱敏处理。第十二章数字化与数据治理12.1数字化范围优先对利用率高的学籍、成绩、毕业证明、教学大纲、获奖证书进行数字化；对纸质破损、酸化、褪色严重的档案进行抢救性扫描；对1990年以前形成的声像档案进行4K修复与黑彩还原。12.2技术参数扫描采用600dpi、24位彩色、无压缩TIFF格式；OCR识别准确率≥99%，支持横排、竖排、表格、手写体；音频采样率96kHz、24bit；视频采用FFV1无损编码，保留原始帧率。12.3数据治理建立主数据管理（MDM）平台，统一学生、教职工、课程、项目四大主数据标准；每学期进行一次数据清洗，消除重复、缺失、错误、冲突；建立数据质量评分模型，低于85分的业务系统限期整改。12.4长期保存采用OAIS参考模型，建立SubmissionInformationPackage（SIP）、ArchivalInformationPackage（AIP）、DisseminationInformationPackage（DIP）三级信息包；每五年进行格式风险审计，对濒临淘汰的格式提前迁移。第十三章安全与保密13.1密级划分档案密级分内部、秘密、机密三级，由形成部门初步拟定，档案室审核，校保密办备案；涉密档案独立组网、独立库房、独立权限、独立审计。13.2权限模型采用RBAC+ABAC混合模型，角色包含超级管理员、部门管理员、普通用户、访客四级，属性包含密级、年度、部门、个人、项目五维，支持动态细粒度授权。13.3审计追踪所有登录、检索、浏览、下载、打印、修改、删除行为实时写入区块链日志，哈希值每日同步至市档案馆节点，确保不可篡改；异常行为触发短信与邮件告警，十分钟内人工干预。13.4灾备演练每学期进行一次“档案安全红蓝对抗”演练：蓝方模拟黑客、内鬼、勒索病毒、水火灾害；红方启动应急预案，完成数据恢复、业务接管、舆情发布；演练报告在三十日内整改闭环。第十四章系统与平台14.1系统架构采用微服务+容器云架构，核心模块包括收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、安全、移动、API网关；支持弹性扩容，并发用户≥5000，响应时间≤500毫秒。14.2接口开放提供标准RESTfulAPI、Webhook、OAuth2.0、SAML2.0，与教务、科研、人事、财务、学工、一卡通、图书馆、大数据中心实现单点登录与数据互通；第三方应用接入须通过安全测评与合规审查。14.3用户体验界面遵循WCAG2.1无障碍标准，支持键盘、盲文、语音、高对比度模式；提供智能推荐、可视化时间轴、关系图谱、地图定位、个人档案“一生一档”时间线，提升师生获得感。第十五章人员与培训15.1岗位设置档案室设主任1名、副主任2名、系统管理员2名、业务接待2名、纸质库房管理员3名、数字化加工4名、编研开发2名、安全审计1名，形成“管理—技术—服务”梯队。15.2能力模型专职人员须具备档案、图情、计算机、教育管理、法律、保密六类知识矩阵；每年参加省级以上专业培训不少于60学时；鼓励考取“档案高级职称”“信息安全CISP”“数据治理CDMP”等认证。15.3培训体系建立“新生入学—新教师入职—中层干部—项目负责人—档案联络员”五级培训；采用“线上微课+线下沙盘+VR演练+案例复盘”混合模式；培训考核合格率纳入部门年度KPI。15.4绩效激励设立“档案工作先进个人”“优秀档案联络员”“数字化先锋”三类奖项，与职称评审、岗位晋升、绩效奖金挂钩；对发现重大档案安全隐患、挽回损失的个人，给予一次性奖励5000—20000元。第十六章监督与考核16.1内部监督纪检、审计、工会、教代会、学生会共同组