厂档案管理制度

厂档案管理制度第一章总则1.1制度定位本制度是厂档案工作的唯一权威文件，覆盖档案从产生到永久保存或销毁的全生命周期。凡在本厂范围内形成的、具有凭证、查考、研究价值的文字、图表、声像、实物、电子数据及其他载体，无论密级、规模、来源，均须依本制度管理。1.2管理原则（1）统一领导：档案工作由厂长直接分管，综合档案室（以下简称“档案室”）归口管理，任何部门不得另立标准。（2）全程控制：档案管理节点嵌入业务流程，做到“业务未动，档案先行；业务结束，档案归位”。（3）最小授权：查阅、复制、外借、销毁实行“一事一审批”，权限颗粒度细化到个人与单份文件。（4）双套制保障：电子档案与纸质档案同步生成、同步归档、同步检验，确保任何一方损毁均可快速恢复。（5）溯源问责：所有操作留痕，日志保存不少于15年，做到“谁形成、谁负责；谁审批、谁终身担责”。第二章组织与职责2.1档案管理委员会由厂长任主任，总工、财务总监、纪检负责人、信息化负责人、档案室主任为委员，每季度召开一次例会，审议年度进馆计划、销毁清单、重大项目建设档案验收方案。2.2档案室（1）编制档案分类方案、档号规则、元数据方案；（2）组织业务系统接口改造，确保电子文件实时捕获；（3）开展档案价值鉴定、开放审核、编研开发；（4）负责库房环境监控，温度18℃±2℃、湿度50%±5%，每日自动记录并短信预警；（5）每年组织一次全厂档案安全应急演练。2.3业务部门档案联络员每个车间、科室设兼职档案联络员1名，负责本部门文件材料日常积累、预立卷、移交、借阅催收，每年接受档案室考核，考核结果与绩效奖金挂钩。2.4信息技术部负责电子档案管理系统（ERMS）运维、数据库级备份、加密传输、数字签名、区块链固证，确保系统RPO≤15分钟，RTO≤30分钟。第三章文件材料形成与积累3.1形成质量控制（1）红头文件必须使用厂部统一模板，文件字号、主题词、份号、密级、保密期限、紧急程度、页数、附件清单8要素齐全；（2）图纸采用PDF/A-2b格式，图层命名与材料代码对应，图签栏含设计、校对、审核、工艺、标准化、批准6级签字；（3）电子表单须嵌入不可篡改的隐形水印，含用户ID、时间戳、IP地址；（4）外来文件收到后2个工作日内加盖收文章，填写收文流水号、来文单位、日期、标题、密级、办理时限。3.2预立卷业务部门在项目启动时同步建立“预立卷”，按“问题—事件—过程—结果”四段式目录结构收集草稿、会议纪要、邮件、音视频。预立卷采用统一黄色牛皮纸夹，脊背贴二维码，扫码可显示电子目录。3.3日常积累清单（1）生产类：工艺规程、作业指导书、批次记录、偏差处理单、设备点检表、模具更换记录；（2）质量类：进料检验报告、过程检验记录、成品出厂检验报告、不合格品评审单、纠正预防措施单；（3）设备类：开箱验收单、安装调试记录、精度检测报告、维保计划、故障分析报告、报废鉴定表；（4）科研类：立项批复、任务书、试验原始记录、计算书、评审意见、专利申请材料、结题报告；（5）基建类：可行性研究、环评批复、地勘报告、设计变更、隐蔽工程验收、竣工图、审计报告；（6）人事类：劳动合同、考勤记录、培训签到、绩效面谈表、离职交接单；（7）财会类：原始凭证、银行对账单、固定资产卡片、预算批复、年度决算、纳税申报表；（8）法务类：合同正本、授权委托书、诉讼证据、裁决书、执行和解协议；（9）党团类：支部会议记录、民主评议表、发展党员材料、党风廉政建设责任书；（10）声像实物类：厂庆录像、领导视察照片、奖牌、印章、老旧设备铭牌。第四章整理与归档4.1归档范围与保管期限表档案室每三年修订一次《归档范围与保管期限表》，采用“职能—活动—文件”三维矩阵，保管期限分永久、30年、10年、5年、3年五档，修订稿经管理委员会批准后执行。4.2归档时间（1）管理类文件次年4月底前完成；（2）科研项目、基建项目、产品研制项目竣工投产后45天内完成；（3）设备仪器随机资料在开箱后7天内完成；（4）声像材料在活动结束后15天内完成；（5）电子文件实时捕获，每日23:30自动打包归档。4.3整理规则（1）纸质文件采用“三孔一线”装订，棉线直径0.5mm，结头位于背面中孔；（2）图纸按A4手风琴式折叠，图签外露，折叠后误差≤1mm；（3）页号用2B铅笔编写在右下角，双面书写只编奇数页；（4）加盖归档章，位置为首页右上角，章内含全宗号、年度、保管期限、件号、机构；（5）电子文件以“档号+文件顺序号”命名，档号结构：全宗号—年度—机构—类别—案卷号—件号，共18位；（6）元数据必填项：题名、责任者、日期、页数、格式、大小、哈希值、开放标识、涉密标识。4.4交接手续归档人填写《档案移交清单》一式两份，经档案室接收人、部门负责人、纪检联络员三方签字后生效。清单保存50年，扫描件上传ERMS。第五章分类与编目5.1分类方案采用“职能—年度—保管期限”三级分类法，共设置10个一级类目、86个二级类目、412个三级类目。一级类目代码：A党群工作、B行政管理、C人力资源管理、D财务会计、E生产经营、F技术研发、G质量计量、H设备基建、I法律事务、J声像实物。5.2档号编制档号使用英文字母与阿拉伯数字混合，实行“流水不跳号、废号不重用”。案卷级档号示例：E2024—SCK—30—001，表示“生产经营类—2024年—生产车间—30年保管期限—第1卷”。5.3目录体系（1）案卷目录：含档号、题名、年度、页数、起止日期、保管期限、密级、备注；（2）卷内目录：含顺序号、文号、责任者、题名、日期、页次、载体；（3）专题目录：按产品、项目、事件建立，支持多维度检索；（4）全文索引：OCR识别率≥99%，支持模糊检索、同义词扩展、二次检索。第六章保管与保护6.1库房要求（1）面积按“存量×1.5+年增量×10年”测算，预留20%扩容空间；（2）荷载≥12kN/m²，地面铺设防静电PVC地板，电阻106—109Ω；（3）采用七氟丙烷气体灭火系统，喷放时间≤10s，浸渍时间≥10min；（4）配置恒温恒湿机组，滤网等级G4+F7，新风比5%，噪音≤55dB；（5）安装红外微波双鉴报警器，覆盖率100%，报警信号同步到110指挥中心。6.2装具标准（1）纸质档案使用无酸纸箱，pH值7.0—8.5，纸板厚度≥3mm；（2）底片采用中性纸套+阻氧铝箔袋，相对湿度35%—45%；（3）磁带、光盘存放于防磁柜，磁场强度≤4000A/m；（4）实物印章使用亚克力定制盒，内置EVA减震垫，标签含印文、材质、年代。6.3巡检制度档案员每日9:00、16:00两次巡检，记录温湿度、漏水、虫霉、异味、设备运行状态；每月进行一次虫霉检测，使用ATP荧光检测仪，RLU值≤50为合格；每年春季进行一次磷化铝熏蒸杀虫，浓度1.5g/m³，密闭72小时。第七章鉴定与销毁7.1鉴定组织成立由档案、技术、法务、纪检、工会五方组成的鉴定小组，成员不少于7人，实行“一票否决”制。7.2鉴定程序（1）档案室提前60天向各部门发送到期提醒；（2）部门在15个工作日内提交续存或销毁建议并附依据；（3）鉴定小组逐卷逐件审查，形成《鉴定报告》；（4）报告公示5个工作日，无异议后报管理委员会审批；（5）销毁时由两人以上押运至保密纸浆厂，全程录像，录像保存10年；（6）销毁后出具《销毁清册》，含档号、题名、页数、销毁日期、方式、监销人签字，扫描件上传ERMS并加盖“已销毁”电子章。第八章统计与年报8.1统计指标（1）馆藏总量、年增量、电子档案占比；（2）数字化率、OCR准确率、全文检索命中率；（3）库房利用率、密集架承重率、空调故障率；（4）查阅人次、复制页数、外借卷数、拒借率；（5）培训场次、参训人数、考核合格率；（6）年度鉴定卷数、销毁卷数、节约库房面积。8.2年报格式采用“文字+图表+案例”三位一体，文字不超过5000字，图表不少于15幅，案例不少于3个，年报封面使用250g铜版纸四色印刷，经厂长签发后发送给上级主管机关、市档案馆、股东代表。第九章查阅、复制与外借9.1查阅权限（1）公开档案：本厂职工凭工号卡直接查阅；（2）限制利用档案：需部门负责人审批；（3）涉密档案：需分管领导、保密办、档案室三方会签；（4）核心商密档案：需厂长、纪检、法务联合审批，查阅时由档案员全程陪同，禁止摘抄、拍照、录音。9.2复制管理（1）纸质复制使用档案室专用复印机，墨粉颗粒度≤7μm，复印件加盖“档案复制件”蓝色章；（2）电子复制使用水印加密PDF，每页嵌入“复制人+日期+用途”隐形字符；（3）复制超过50页需档案室主任审批，超过200页需管理委员会审批。9.3外借规则（1）外借期限不超过15个工作日，续借仅限1次；（2）借出前拍照存档，归还时逐页比对，发现污损、缺页按每页200元赔偿；（3）绝密、永久档案不外借，特殊情况需厂长书面特批，使用专用密封箱，双人押送至指定场所，当日归还。第十章安全与保密10.1密级划分执行《国家保密法》及厂《商业秘密管理规定》，分绝密、机密、秘密、内部、公开五级，标识位置为首页左上角，使用3号黑体字。10.2技术防护（1）电子档案采用SM4加密，密钥长度128位，存储于硬件加密机；（2）传输使用VPN隧道+SSL证书，证书有效期1年，到期前30天提醒更新；（3）档案室核心网络与办公网物理隔离，使用光纤单向导入设备；（4）移动存储介质实行“白名单”管理，未注册U盘插入即锁屏并报警。10.3人员管理（1）档案员入职须通过背景调查，签署《保密承诺书》，离岗时进行脱密谈话；（2）外来人员进入库房须佩戴一次性鞋套、手套，携带物品通过X光机检查；（3）每季度组织一次保密知识测试，低于90分需补考，补考不过调离岗位。第十一章数字化与数据管理11.1数字化策略实行“纸质存量数字化+电子文件单套制”双轨并行，2025年底前完成1990年前纸质档案100%数字化，2030年底前实现90%以上业务系统电子文件单套制归档。11.2扫描参数（1）分辨率：黑白≥300dpi，彩色≥400dpi；（2）色彩模式：白纸黑字采用灰度，图纸采用24位真彩；（3）格式：TIFFG4、JPEG2000、PDF/A-2b；（4）命名：档号_页码_日期_批次号；（5）质检：缺页、重页、倾斜、污点、字迹模糊五项零容忍，抽检比例10%，合格率≥99%。11.3数据备份采用“3-2-1”策略：3份副本、2种介质、1份异地。本地使用磁盘阵列RAID6，异地使用蓝光光盘库，每季度进行一次可读性检测，MD5校验不一致立即重新备份。第十二章系统与平台12.1功能模块ERMS包含收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁、借阅、审批、日志、水印、OCR、区块链、移动端14个子系统，支持中英双语，界面响应时间≤1秒。12.2接口规范与ERP、PLM、MES、HR、财务、合同、邮件、视频监控8大系统对接，使用RESTfulAPI，数据格式JSON，传输加密TLS1.3，接口调用日志保存15年。12.3升级与补丁每半年进行一次版本升级，升级前在测试环境运行不少于200小时，通过72项功能测试、36项性能测试、18项安全测试后方可上线。第十三章培训与考核13.1培训体系（1）新员工入职培训4学时，老员工再培训2学时/年；（2）培训内容：制度解读、系统操作、安全保密、灾害应急；（3）培训方式：线上直播+线下实操+VR模拟火灾逃生；（4）培训结束后进行闭卷考试，满分100分，80分合格，不合格补考，补考仍不合格调岗。13.2考核指标（1）归档及时率≥98%；（2）整理合格率≥99%；（3）查阅响应时间≤10分钟；（4）安全事故0起；（5）年度创新提案不少于1条。考核结果分为A、B、C三档，A档绩效系数1.2，C档系数0.8，连续两年C档调离档案岗位。第十四章应急管理14.1预案体系制定火灾、水灾、盗窃、系统瘫痪、疫情封闭、战争威胁6类专项预案，每类预案含风险分析、处置流程、物资清单、通讯录、恢复目标。14.2应急演练每年5月举行火灾演练，使用烟雾弹模拟真实场景，15分钟内完成档案转移；每年11月举行网络攻击演练，模拟勒索病毒入侵，30分钟内完成数据切换。14.3应急物资（1）档案转运箱：PP中空板材质，耐温-20℃—120℃，每只容量80mm档案200卷；（2）便携式恒温恒湿机：可续航4小时，温湿度误差±2℃；（3）防火袋：凯夫拉纤维，耐火温度1000℃，持续30分钟；（4）应急电源：UPS可满载30分钟，柴油发电机自启动≤15秒。第十五章监督与改进15.1内部审核档案室每年组织一次内部审核，覆盖全部条款，发现不符合项开具《纠正预防措施单》，责