企业内部用印管理流程规范

企业内部用印管理流程规范一、总则为规范企业印章使用流程，强化印章管理的规范性与安全性，防范因用印不当引发的法律风险和管理漏洞，切实保障企业合法权益，特制定本流程规范。本规范适用于企业总部各部门、下属分公司及控股子公司的印章使用与管理工作，涵盖公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章及其他业务专用章（如发票章、资质章等）的全流程管理。二、印章管理职责（一）印章管理部门企业综合管理部为印章管理的牵头部门，负责制定印章管理制度、统筹印章刻制与销毁、监督各部门用印合规性，并定期开展印章管理专项检查。（二）印章管理员职责1.印章保管：实行专人专管，印章应存放于带锁的保险柜或密码箱中，非工作时间需妥善封存；严禁委托他人代管，特殊情况需经部门负责人审批并办理书面交接手续。2.用印审核：严格核对用印申请材料的完整性、审批流程的合规性，对不符合要求的用印申请有权拒绝，并及时向部门负责人反馈。3.登记归档：建立《印章使用登记台账》，详细记录用印时间、用印事项、申请人、审批人、用印份数及文件摘要，同步留存用印文件复印件（或扫描件）存档。（三）用印申请人职责1.如实填写《用印申请表》，清晰说明用印事项、文件类型及用印份数，确保申请材料真实、完整。2.严格遵循审批流程，未经审批不得擅自申请用印；用印后妥善保管文件，因个人失误导致文件泄露、篡改的，需承担相应责任。三、用印流程管理（一）用印申请申请人需填写《用印申请表》，注明用印事项（如合同签署、公文印发、证明开具等）、文件名称、用印份数，并附需用印的文件原件（或定稿电子版）。若为合同类用印，需同时提交合同评审表、对方主体资质证明（如营业执照、授权委托书等）；若为对外公文，需附公文审批单。（二）审批流程1.普通文件用印：由部门负责人审批，确认文件内容与企业制度、利益无冲突。2.合同类用印：单笔金额在规定限额以下的，由分管业务的副总经理审批；单笔金额在规定限额及以上的，需经总经理（或董事会授权代表）审批；重大合同（如投资、并购类）需提交董事会审议通过。3.法定代表人章用印：除财务付款类（按财务制度执行）外，其他用途需经法定代表人本人或其书面授权人审批。（三）用印操作印章管理员核对《用印申请表》的审批签字、申请材料与用印文件的一致性，确认无误后，在指定位置骑年盖月加盖印章（确保印章清晰、完整，不得模糊或重叠）。严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信上加盖印章；确因业务需要（如银行预留印鉴、标准化格式合同），需经总经理审批，并在《用印申请表》中注明“空白文件用印”及用途、份数，用印后由专人跟踪文件使用情况，确保空白文件妥善回收。（四）登记与归档1.印章管理员在《印章使用登记台账》中逐项登记用印信息，同步将用印文件复印件（或扫描件）与《用印申请表》装订存档，保存期限不少于五年（按企业档案管理制度执行）。2.电子用印（如电子签章）需通过企业指定的电子签章系统操作，用印记录自动留痕，由信息管理部门定期备份。四、特殊情况用印管理（一）外带用印因现场签约、异地办理业务等确需外带印章的，申请人需填写《外带用印申请表》，说明外带事由、时间、地点及随行人员，经部门负责人、分管领导审批后，由印章管理员与外带人员办理交接（填写《印章外带交接单》，注明印章名称、外带时间、归还时间）。外带期间，印章由专人随身携带，严禁放置于车辆后备箱、公共区域或交由无关人员保管；用印后需立即返回，当日（或约定时间）办理归还手续，印章管理员核对用印文件与交接记录的一致性。（二）印章交接印章管理员岗位变动（如离职、调岗）时，需提前三个工作日提交交接申请，由部门负责人指定监交人，在监交人见证下办理印章交接（填写《印章交接清单》，注明印章名称、数量、完好状态、台账交接情况）。交接完成后，监交人、移交人、接收人共同签字确认，交接清单存档备查；若交接过程中发现印章丢失、损坏，需立即上报并启动应急预案。（三）印章销毁印章停用（如机构注销、名称变更）后，由综合管理部提出销毁申请，附印章停用说明、原刻制批文，经总经理审批后，会同财务、审计部门组成鉴定小组，确认印章无使用必要。销毁时需填写《印章销毁登记表》，记录销毁时间、地点、方式（如碎纸机粉碎、熔炼等）、参与人员，销毁过程需全程录像，销毁登记表与录像存档备查。五、监督与责任追究（一）监督机制1.综合管理部每季度对各部门用印台账、存档材料进行抽查，重点检查用印审批流程、空白文件用印管理、外带用印记录的合规性。2.鼓励员工对违规用印行为进行举报，企业对举报人信息严格保密，查实后给予举报人适当奖励。（二）责任追究1.印章管理员未履行审核职责，导致违规用印的，视情节轻重给予批评教育、扣减绩效或调岗处理；因违规用印给企业造成损失的，依法承担赔偿责任。2.申请人伪造审批文件、隐瞒用印真实用途的，给予记过及以上处分，情节严重的解除劳动合同；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关处理。3.部门负责人