医院收费系统操作流程手册

医院收费系统操作流程手册一、手册目的本手册旨在规范医院收费系统的操作流程，明确各岗位人员的操作标准与职责边界，提升收费工作效率，保障财务数据准确性与患者服务体验，适用于收费员、系统管理员及相关财务、信息岗位人员。二、系统登录与权限管理（一）登录流程1.客户端启动：打开医院收费系统客户端程序，待系统加载完成后，进入登录界面。2.身份验证：输入个人工号、密码，选择角色类型（收费员/系统管理员），点击「登录」按钮。首次登录或密码过期时，需联系系统管理员重置密码，新密码需包含字母与数字组合，且每季度强制更换。登录后系统自动记录操作日志，包含登录时间、操作人、IP地址等信息。（二）权限划分收费员：仅可执行收费、退费、票据打印操作，查看本人经手的账单明细，无系统参数修改权限。系统管理员：负责配置收费项目、价格、支付渠道等参数，管理用户权限，导出全量报表，处理系统故障与版本更新。三、日常收费操作流程（一）患者信息管理1.新建患者档案：点击「患者管理」-「新建」，录入患者姓名、性别、年龄、就诊卡号（或手动填写基本信息），选择医保/自费类型，关联医保卡或身份证（支持刷卡/扫码快速读取信息），点击「保存」生成患者档案。2.调取历史患者：通过姓名、就诊卡号、手机号检索患者信息，核对姓名、年龄、医保类型无误后，点击「进入收费」。（二）费用项目录入1.项目选择：在收费界面按科室（如“内科”“检验科”）或项目类别（如“检查费”“药品费”）筛选收费项目，支持模糊搜索（输入关键词如“血常规”快速定位）。2.明细确认：录入项目数量（系统默认“1”，可手动调整），单价由系统自动带出（物价备案价）；特殊情况需调整单价时，需经科室主任签字授权，并在系统中注明调整原因。3.医保校验：医保患者需勾选「医保结算」，系统自动校验项目是否在医保目录内，非医保项目将高亮提示，需与患者确认自费承担。（三）结算与票据处理1.结算方式选择：支持现金、银行卡、医保、微信/支付宝（需确认支付渠道已开通且网络正常），点击对应支付方式图标。2.金额核对：系统自动计算总金额，核对患者信息、项目明细、医保报销金额（如有），确认无误后点击「结算」，生成唯一账单编号。3.票据打印：结算成功后，系统自动弹出打印窗口，确认打印机连接正常、纸仓有票后，点击「打印」，输出门诊/住院收费票据（含电子签章），将票据与缴费回执交予患者。4.异常处理：若结算失败（如提示“支付渠道超时”“医保接口异常”），需记录故障时间、账单编号，联系信息科或支付渠道运维人员排查，待恢复后重新发起结算，避免重复收费。四、退费操作规范（一）退费条件患者因诊疗取消、项目错误等原因申请退费，需提供原始收费票据、诊疗凭证（如处方、检查单），并经经治医师签字确认；医保结算项目需先通过医保系统审核，确认费用未拨付至医院账户。（二）退费流程1.账单检索：收费员在系统中通过账单编号、患者姓名检索原收费账单，核对退费项目（支持部分退费，需注明剩余项目是否保留）。2.退费方式选择：优先选择“原路退回”（如微信支付退费至原支付账户）；现金退费需登记患者姓名、收款账户信息，经财务复核后执行。3.票据与退款：打印退费票据（注明“退费”字样），与退款凭证一并交予患者；系统自动冲减当日营收，退费记录需关联原账单编号备查。4.跨日退费：超过当日的退费申请，需提交系统管理员审批，附《退费情况说明》（说明退费原因、金额、患者签字），经财务科复核后执行。五、报表统计与数据管理（一）日结与核对1.日结操作：每日营业结束前，点击「日结」功能，系统生成当日收费明细、结算方式汇总、票据使用情况表。2.数据核对：核对现金收款金额与系统记录是否一致，银行卡/线上支付金额与第三方账单（如微信商户后台）匹配，医保结算数据同步至医保平台后，签字确认日结单并提交财务科。3.异常处理：若发现金额不符、票据缺失，需标注原因并附《异常说明》，协同财务、信息科追溯问题根源。（二）月度/年度报表1.报表生成：系统管理员可按科室、收费员、项目类别生成月度/年度统计报表，支持导出Excel、PDF格式，用于绩效考核、财务审计。2.指标分析：重点核对月度营收总额、医保报销占比、退费率等指标，发现异常（如退费率突增）需联合临床科室排查原因。（三）数据备份与安全1.自动备份：系统每日凌晨自动备份数据至服务器，管理员需每月1日导出备份文件至外部存储（如移动硬盘），并异地存放。2.终端安全：操作终端需设置屏保密码（10分钟无操作自动锁屏），离开工位时手动锁定系统（快捷键：Ctrl+Alt+L），避免账号盗用。六、系统维护与故障处理（一）参数配置1.项目维护：管理员根据物价调整、医保政策更新，在「系统设置」-「收费项目库」中新增、修改价格或停用旧项目，操作前需备份项目库数据。2.支付渠道配置：配置微信、支付宝商户号、银行卡POS机接口参数，确保支付链路畅通；新增支付方式需经财务科、信息科联合测试。（二）故障排查1.登录失败：检查网络连接（ping服务器地址）、账号权限（联系管理员核查），非管理员勿擅自修改权限或密码。2.打印异常：检查打印机纸仓（是否缺纸、卡纸）、驱动状态（重新安装驱动），重启打印服务或切换至备用打印机。3.医保接口报错：核对患者医保状态（是否停保、异地就医备案），联系医保局确认接口状态，必要时先按自费结算，待接口恢复后补报。（三）版本更新系统提示版本更新时，由管理员在非工作时段（如夜间22:00后）执行升级，升级前需备份全量数据，升级后测试核心功能（收费、退费、报