企业原材料采购管理制度和流程

企业原材料采购管理制度和流程本制度适用于企业生产所需原材料（含主料、辅料、包装材料等）及生产辅助材料的采购管理，涵盖从需求提报、计划编制、供应商选择、合同签订、订单执行、验收付款到档案管理的全流程，固定资产、设备及非生产性物资采购不适用本制度。采购业务由采购部统筹管理，生产部负责提报准确的原材料需求计划，质量管理部负责到货检验及质量判定，仓储部负责数量验收及入库管理，财务部负责付款审核及资金安排，分管副总经理及总经理按权限审批关键节点。原材料采购计划分为月度计划与临时计划。月度计划由生产部根据下月生产排产计划、安全库存（按日均消耗量×7天基准计算）及当前库存水平（库存低于安全库存20%时触发补充）于每月25日前编制《月度采购需求表》，经生产部负责人签字后提交采购部；临时计划因订单变更、设备突发故障等原因导致需求增加时，由生产部填写《临时采购申请单》，注明紧急程度及交货时间，经生产部负责人审核、分管生产副总审批后提交采购部。采购部汇总月度计划与临时计划，结合供应商产能、市场价格波动（参考过去3个月均价±5%为合理波动范围）编制《月度采购计划》，经采购部负责人审核、分管采购副总审批、总经理批准后执行。计划执行过程中，如遇供应商停产、物流中断等客观因素需调整的，采购部需提交《计划调整说明》，经原审批流程重新确认。供应商管理实行准入制与动态评级。供应商准入需满足：具备合法经营资质（营业执照、生产许可证、质量体系认证如ISO9001），产能不低于企业月均需求量的120%，近2年无重大质量事故（质量合格率≥98%），信誉良好（无欠税、诉讼记录）。准入流程为：潜在供应商提交《供应商基本信息表》《资质证明文件》《产品检测报告》→采购部初审资料完整性→联合质量管理部、技术部进行现场审核（重点核查生产设备、质检流程、仓储条件）→抽取小批量样品（主料50kg、辅料20kg）由质量管理部按企业《原材料检验标准》（Q/XYZ0012023）测试，测试报告需经质量经理签字→合格供应商录入《合格供应商名录》，有效期1年。供应商日常管理按A、B、C三级划分：A级为核心供应商（合作满2年、年度绩效评分≥90分），享受优先订单分配、账期延长15天；B级为稳定供应商（评分8089分），正常合作；C级为观察供应商（评分7079分），需提交整改计划，3个月内未达标则降级；评分＜70分直接列入淘汰名录。绩效评分每季度由采购部牵头，联合生产部、质量管理部、财务部从交货准时率（权重30%，目标≥98%）、质量合格率（权重40%，目标≥99%）、价格竞争力（权重20%，同比市场均价低3%5%）、服务响应（权重10%，24小时内响应异常）四个维度评分，结果经分管副总审批后公示。采购执行严格按“需求确认询价比价合同签订订单下达跟单协调”流程操作。需求确认环节，采购部接收计划后2个工作日内与生产部核对规格（如主料需明确材质、型号、执行标准GB/T12342020）、数量（允许±5%误差）、交货时间（精确到日），形成《采购需求确认单》双方签字。询价比价环节，采购部从《合格供应商名录》中选取至少3家供应商（特殊稀缺材料经分管副总批准可减少至2家），通过书面报价单（需加盖公章）或系统平台获取报价，编制《比价分析表》，对比单价、交货期、付款条件（账期3060天），推荐综合成本最低（总成本=单价×数量+运费+装卸费）的供应商，经采购部负责人审核后提交分管副总审批。合同签订环节，采用企业标准《原材料采购合同》模板，明确标的（名称、规格、数量）、单价（含13%增值税）、总金额、交货地点（企业仓库）、交货时间、质量标准（按Q/XYZ0012023）、验收方式（到货后48小时内完成）、付款方式（货到验收合格后30天付款）、违约责任（延迟交货按日0.5‰扣罚，质量不合格需48小时内换货并承担运费），合同经法务部审核、分管副总签字、总经理批准后生效。订单下达环节，采购部根据合同生成《采购订单》，注明订单号、物料编码、交货日期，通过系统同步至供应商，要求供应商24小时内确认回传，未确认的由采购专员电话跟进。跟单协调环节，采购部指定专人跟踪，交货前7天提醒供应商备货，交货前3天确认物流信息（车牌号、司机电话），如遇延迟（超24小时），供应商需提交《延期说明》并经采购部负责人批准；延迟超48小时且无合理理由的，按合同条款扣罚并启动备用供应商应急方案。原材料到货后，仓储部核对《采购订单》与送货单（需注明订单号、物料编码、数量），确认无误后签收并通知质量管理部检验。质量管理部按《原材料抽样方案》（主料每批次抽5%且不少于10件，辅料抽3%且不少于5件）进行外观检查（无破损、标识清晰）、性能检测（主料检测强度≥50MPa，辅料检测含水率≤8%），24小时内出具《检验报告》：合格的由仓储部办理入库（录入ERP系统，生成入库单），不合格的在送货单上标注“不合格”，填写《不合格品处理单》，经质量经理签字后通知采购部；采购部24小时内与供应商沟通，要求48小时内取回并更换，更换后重新检验，两次不合格的扣除当批货款的20%并约谈供应商负责人。付款流程为：供应商提交增值税专用发票（需与合同、入库单信息一致）→采购部核对发票金额、订单号、入库单号→财务部审核发票真伪（通过全国增值税发票查验平台）、合同条款（是否满足付款条件）、入库单签字完整性→填写《付款申请单》，经采购部负责人、财务总监、分管副总审批→出纳按审批金额通过电汇支付，付款后3个工作日内将回单反馈采购部与供应商。采购档案包括《合格供应商名录》《采购合同》《采购订单》《验收单》《检验报告》《付款凭证》等，由采购部专人负责整理，按月归档，保存期限至少3年（涉及重大合同的延长至5年）。档案查阅需填写《档案查阅申请单》，经采购部负责人批准，仅限在档案室查阅，不得外借；需复制的经分管副总批准，复制件加盖“档案复制章”。内部监督由审计部每季度抽查采购流程，重点检查计划审批合规性（是否超权限审批）、供应商选择合理性（是否存在独家采购未审批）、验收记录完整性（检验报告与入库单是否匹配）、付款凭证真实性（发票与入库单是否一致），形成《审计报告》提交总经