行政工作处理标准化操作手册工作管理工具

行政事务处理标准化操作手册通用事务管理工具为规范公司行政事务处理流程，提升工作效率，保证各项事务有序开展，特制定本手册。本手册适用于公司各部门日常行政事务管理，涵盖会议组织、办公用品采购、文件归档等常见场景，旨在通过标准化操作实现流程清晰、责任明确、可追溯的管理目标。各部门应严格遵循手册要求，结合实际情况灵活应用，持续优化行政事务处理效能。一、会议管理标准化操作（一）适用情形部门例会、项目研讨会、跨部门协调会、专题工作会等内部会议的组织与实施。（二）操作流程会议发起与申请发起人根据工作需要，填写《会议申请表》，明确会议主题、时间（建议时长不超过2小时）、地点、参会人员（含部门及职务）、主要议程、所需设备（如投影仪、麦克风、白板）等关键信息。涉及跨部门会议的，需提前与相关部门负责人沟通参会意向，保证会议必要性。会议审批部门内部会议：提交部门负责人审批，审批通过后由发起人自行组织。跨部门/公司级会议：经部门负责人审核后，提交分管领导审批，审批通过后抄送行政部备案。会议通知审批通过后，至少提前1个工作日通过邮件、企业或OA系统发送会议通知，注明会议时间、地点、议程、参会人员及需提前准备的资料（如PPT、数据报表）。对重要会议，行政部协助提前1天电话或短信提醒参会人员。会议准备场地准备：行政部根据需求预定会议室，调试设备（保证投影、音响正常），摆放桌椅（根据会议形式调整，如圆桌式、课桌式）。资料准备：发起人提前打印会议材料（如议程表、资料手册），按参会人数摆放；如需线上会议，提前测试会议软件（如腾讯会议、钉钉）并告知参会人员会议号、密码。会议召开参会人员提前10分钟到达会场，签到入场；迟到超过15分钟需向主持人说明原因。主持人按议程主持会议，控制各环节时长，保证会议高效有序；记录人同步记录会议要点（含发言要点、决议事项、责任人及完成时限）。会议纪要与分发会后1个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，分发至参会人员及相关部门存档。会议纪要需包含：会议基本信息、议程执行情况、决议事项、责任人、完成时限及下一步行动计划。资料归档行政部收集《会议申请表》、会议通知、《会议纪要》、签到表等资料，按“年度-会议类型-日期”分类归档，保存期限不少于2年。（三）相关表单模板会议申请表会议主题会议时间会议地点参会人员（含部门）所需设备发起人主要议程审批人（部门）审批人（分管）备注会议签到表姓名部门职务签到时间备注（四）执行要点严格控制会议时长，避免无关人员参会，保证会议聚焦议题。会议纪要需明确“做什么、谁负责、何时完成”，避免模糊表述。紧急会议可简化审批流程，但会后24小时内需补录审批手续及会议纪要。二、办公用品采购管理标准化操作（一）适用情形部门日常办公所需的低值易耗品（如签字笔、笔记本、文件夹）及少量耐用品（如计算器、U盘、订书机）的申购与领用。（二）操作流程需求统计与汇总每月25日前，各部门指定专人统计下月办公用品需求，填写《办公用品需求汇总表》，注明物品名称、规格、单位、需求数量、用途，经部门负责人签字确认后提交行政部。需求审核与采购计划行政部汇总各部门需求，核对库存台账（避免重复采购），编制《办公用品采购计划》，列明采购物品清单、预算金额，报行政负责人审批。供应商选择与采购执行行政部从合格供应商名录中选择2-3家比价（优先选择性价比高、配送及时的供应商），填写《采购比价表》存档。审批通过后，行政部下达采购订单，明确交付时间；收到货物后，与送货员共同核对物品名称、规格、数量，验收合格后入库并更新库存台账。领用登记与发放员工领用办公用品时，填写《办公用品领用登记表》，注明领用日期、物品名称、规格、数量、领用人及部门，经部门负责人签字后，到行政部领取。行政部发放时核对领用信息，避免超量领用；耐用品需登记设备编号（如U盘、计算器），明确责任人。费用结算与库存盘点行政部按月整理采购及领用记录，与财务部对接结算费用，保证票据齐全（如采购清单、验收单）。每月最后一个工作日，行政部组织库存盘点，核对台账与实物，保证账实相符，差异需在3个工作日内核查原因并处理。（三）相关表单模板办公用品需求汇总表部门物品名称规格单位需求数量用途申请人负责人签字办公用品领用登记表领用日期物品名称规格数量领用人部门审批人备注（设备编号）（四）执行要点坚持“按需申领、杜绝浪费”原则，非必需品不予采购。优先选择环保、耐用品，降低长期采购成本。建立合格供应商名录，每季度评估一次供应商服务质量（如配送及时率、产品质量）。三、文件归档管理标准化操作（一）适用情形公司各类行政文件（如规章制度、会议纪要、合同、通知、请示报告等）的分类、整理、保存与查阅。（二）操作流程文件分类规则制定行政部制定《文件分类目录》，按“年度-一级分类-二级分类-三级分类”规则划分，例如：2024年-行政类-会议管理-会议纪要2024年-人事类-制度文件-考勤制度2024年-财务类-合同-采购合同文件收集与移交各部门在文件形成后3个工作日内，将纸质文件（原件或复印件）及电子文件提交至行政部，注明文件标题、形成日期、密级（内部/秘密/机密）、份数（纸质文件）。涉及多部门联合形成的文件，由主办部门负责收集并移交。文件整理与编目纸质文件：行政部对文件进行排序、去除夹子、加装封面（注明文件标题、分类、页数、归档日期），编写归档号（如“2024XZ-001”），装订成册。电子文件：按分类存入指定服务器文件夹，命名规范为“YYYYMMDD-部门-文件名”（如“20240510-行政-会议纪要.docx”），同步录入电子档案管理系统。归档登记与审核行政部填写《文件归档清单》，记录归档号、文件标题、分类、页数/份数、形成日期、移交人、接收人、归档日期，双方签字确认。档案管理员对归档文件进行审核，保证文件完整、字迹清晰、分类准确，缺失文件需及时联系补充。保存与保管纸质文件：存入专用档案柜，按归档号顺序排列，库房保持干燥、通风（湿度控制在45%-60%）、防火、防虫，定期检查（每季度一次）。电子文件：定期备份（每月一次），异地备份（防止服务器故障），设置访问权限（仅授权人员可查阅），定期杀毒（每季度一次）。查阅与借阅内部员工因工作需要查阅文件，填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件名称、用途、查阅方式（阅览/复印），经部门负责人审批后，由档案管理员提供查阅。涉密文件需经分管领导审批，查阅时需有档案管理员在场，严禁涂改、抽取、翻印文件。借阅文件需填写《文件借阅登记表》，借阅期限不超过3个工作日，到期归还时档案管理员检查文件完整性。鉴定与销毁对超过保存期限的文件，行政部每半年组织一次鉴定，填写《文件销毁清单》，列明文件名称、归档号、保存期限、销毁原因，报分管领导审批。审批通过后，由2名以上人员监督销毁（纸质文件碎纸处理，电子文件彻底删除），销毁人员签字确认，销毁记录保存不少于1年。（三）相关表单模板文件分类目录一级分类二级分类三级分类分类代码保存期限行政类会议管理会议纪要XZ-HY5年人事类制度文件考勤制度RS-ZD长期财务类合同采购合同CW-HT10年文件归档清单归档号文件标题分类页数形成日期移交人接收人归档日期文件查阅申请表申请人部门查阅文件名称用途查阅方式审批人备注（四）执行要点文件