公司设备招投标制度

公司设备招投标制度第一章总则第一条为规范公司设备招投标行为，防范招标风险，提升设备采购质量与效率，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》及国家相关行业准则，结合集团母公司关于风险管理的规定及公司内部管理需求，特制定本制度。本制度旨在通过制度化管理手段，防控招标过程中的专项风险，规范业务流程，确保采购决策的合法合规性，提升企业资源配置效益。第二条本制度适用于公司各部门、下属单位及全体员工在设备采购、租赁、改造等涉及招标投标的业务场景。具体范围涵盖但不限于生产设备、办公设备、特种设备、信息化设备及其他大宗物资的招标采购活动。第三条本制度中下列术语定义：（一）“XX专项管理”是指公司针对设备招投标全流程实施的系统性风险防控与管理活动，包括但不限于招标策划、供应商管理、开评标组织、合同履约等环节的风险识别、评估与处置。（二）“XX风险”是指在设备招投标过程中可能出现的合规风险、市场风险、操作风险及道德风险，如信息不对称、利益输送、评标不公、合同违约等。（三）“XX合规”是指公司设备招投标活动必须严格遵循国家法律法规、行业规范及公司内部制度要求，确保决策、流程、行为的合法性与规范性。第四条公司设备招投标专项管理遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：覆盖招投标活动的各个环节，确保无死角、无盲区。（二）责任到人原则：明确各层级、各部门的管理职责与执行责任，确保责任主体可追溯。（三）风险导向原则：以风险防控为核心，通过动态管理手段识别、评估、应对潜在风险。（四）持续改进原则：定期评估制度有效性，根据内外部环境变化及时优化管理机制。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人为公司设备招投标专项管理的第一责任人，对招标工作的合规性、安全性负总责；分管领导为直接责任人，负责牵头组织、监督执行及日常管理。第六条设立公司设备招投标专项管理领导小组，作为统筹协调与决策机构。领导小组由公司主要负责人牵头，成员包括分管领导、财务部、法务部、采购部及各相关业务部门代表，主要职能包括：（一）审议招投标管理制度及重大招标方案；（二）协调跨部门招投标争议；（三）监督招标过程的合规性；（四）审定重大风险事件的处置方案。第七条设立设备招投标管理办公室（由采购部牵头），作为日常执行与监督部门，主要职责包括：（一）制定与修订招投标管理制度；（二）组织招标文件编制、供应商库管理；（三）监督开评标流程，处理异常情况；（四）收集、分析招投标风险数据。第八条各业务部门及下属单位作为设备招投标的业务主体，主要职责包括：（一）提出设备采购需求，明确技术参数与商务要求；（二）配合采购部完成供应商推荐或尽职调查；（三）参与评标过程中的技术澄清与验收工作；（四）监督合同执行阶段的设备质量与交付进度。第九条专责部门（法务部、财务部）的协同职责：（一）法务部负责招标文件的合规性审核、合同风险把控；（二）财务部负责招标预算审批、资金支付监管及税务合规管理。第十条基层执行岗位（如招标专员、采购员）的合规责任：（一）必须签署岗位合规承诺书，明确个人在招标过程中的行为规范；（二）发现招投标过程中异常情况或潜在风险，须及时上报至管理办公室；（三）严格执行招标流程，不得擅自修改招标文件或泄露标底信息。第三章专项管理重点内容与要求第十一条招标策划与需求管理设备采购需求必须经业务部门正式申请，并附技术规格书及预算说明，由采购部审核其必要性与合理性。特殊设备采购需通过领导小组审批。第十二条供应商准入与尽职调查（一）建立合格供应商库，定期更新名录；新供应商需通过资质审核、业绩评估、信用查询等环节；（二）严禁向关联方或特定利益相关方授予招标资格，禁止以任何形式规避公开招标；（三）供应商信息须真实完整，涉及商业秘密的部分需脱敏处理。第十三条招标文件编制与发布（一）招标文件应包含技术规范、商务条款、评分标准及违约责任，由采购部牵头，法务部审核合规性；（二）公开招标项目须通过合规渠道发布招标公告，明确投标资格、时间节点及联系方式；（三）电子招投标应使用公司指定平台，确保流程可追溯、数据不可篡改。第十四条投标人资格与回避制度（一）投标人须满足招标文件要求的资质条件，包括营业执照、行业许可、财务状况等；（二）评标委员会成员需回避与投标人存在利害关系的情形，禁止私下接触；（三）出现投标人之间相互串通或与评标委员串通的，直接取消投标资格。第十五条开评标组织与监督（一）开标程序须在规定时间公开进行，由监督部门记录唱标过程并形成纪要；（二）评标采用综合评分法，技术分、商务分占比须明确；评委须独立打分，并提交评分表；（三）评标结果需经领导小组确认，重大项目须报备上级监管机构。第十六条合同签订与履约管理（一）中标通知书发出后X日内完成合同签订，商务条款需经财务部确认；（二）设备交付验收须由业务部门联合采购部现场核查，并出具验收报告；（三）违约情形须按照合同约定处理，重大纠纷提交仲裁或诉讼。第十七条招标风险防控（一）重点监控以下风险点：标底泄露、围标串标、低价恶性竞争、设备质量不符；（二）异常投标须立即中止招标，并调查原因；连续X次出现异常的供应商应清退库；（三）财务部需对招标资金使用进行全流程监控，防止挪用或截留。第四章专项管理运行机制第十八条制度动态更新机制设备招投标管理制度每年修订一次，根据国家政策调整、行业规范变化及公司实践需求进行优化。重大变革须经领导小组审议通过。第十九条风险识别预警机制（一）采购部每月开展招标风险排查，对供应商资质、市场波动、合规流程等形成评估报告；（二）法务部每季度发布行业招投标风险通报，指导合规操作；（三）出现重大风险预警时，须立即启动应急预案并上报领导小组。第二十条合规审查机制（一）所有招标项目须通过管理办公室合规性审查后方可发布；（二）合同签订前需经法务部法律评审，涉及金额超过X万元的须同步获取财务部预算确认；（三）违反本制度的行为，视情节严重程度暂停投标资格或移交纪律部门处理。第二十一条风险应对机制（一）一般风险由管理办公室牵头整改，重大风险须成立专项小组处置；（二）发生违规行为时，需按“调查-认定-处理-报告”流程操作，责任追究与整改措施须同步实施；（三）紧急情况（如设备故障抢修）可启动简易招标程序，但须事后补办手续。第二十二条责任追究机制（一）投标人存在串通、围标等行为的，永久清退供应商库，并追究连带责任；（二）评标委员违规操作，取消评审资格并记入诚信档案；（三）责任部门负责人年度考核不得评优，情节严重的按内部规定处分。第二十三条评估改进机制（一）每年12月对招投标制度的执行效果进行全周期评估，包括招标效率、成本控制、风险发生率等指标；（二）评估结果作为制度修订的重要依据，需形成改进计划并跟踪落实；（三）优秀做法应推广至其他业务领域，不足之处须制定专项整改方案。第五章专项管理保障措施第二十四条组织保障（一）公司主要负责人每年听取招投标工作汇报，统筹协调资源；（二）管理办公室须配备X名以上专职人员，并保持人员稳定性；（三）下属单位招标活动须向总部报备，重大项目需派员监督。第二十五条考核激励机制（一）将招标合规情况纳入部门年度绩效考核，占比不低于X%；（二）优秀供应商可享受优先合作待遇，不合格者予以淘汰；（三）员工合规履职表现与晋升挂钩，违规行为影响年度评优。第二十六条培训宣传机制（一）管理层每年参加合规培训，考核合格后方可参与招标决策；（二）业务部门员工须通过线上考试，合格率须达95%以上；（三）每月发布招标合规案例，通过内部平台宣导风险防范要点。第二十七条信息化支撑（一）建设电子招投标平台，实现流程线上化、数据可视化；（二）系统自动拦截异常操作（如超过预算的投标报价）；（三）财务部通过系统对接，实时监控资金支付状态。第二十八条文化建设（一）发布《设备招投标合规手册》，明确禁止性行为与处罚标准；（二）每年开展“合规承诺日”活动，全员签署责任书；（三）设立监督热线，鼓励员工举报违规行为。第二十九条报告制度（一）风险事件须在X小时内上报至管理办公室，逐级传递至分管领导；（二）年度管理报告需包含招标项目数量、成功率、投诉处理情况等数据；（三）重大招标活动须形成专题报告，附决策过程与风险分析。第六章附则第三十条本制