公共卫生资料管理制度

PAGE公共卫生资料管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织公共卫生资料的管理，确保公共卫生资料的完整性、准确性和规范性，为公共卫生工作的决策、实施和监督提供科学依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及公共卫生相关工作的所有部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家及地方有关公共卫生的法律法规、行业标准和规范，确保资料管理工作合法合规。2.真实准确原则：资料应如实反映公共卫生工作的实际情况，数据准确、信息完整，不得虚报、瞒报、漏报。3.及时归档原则：各项公共卫生工作开展过程中产生的资料应及时整理、归档，避免资料丢失或延误。4.安全保密原则：对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的公共卫生资料，应严格保密，防止信息泄露。二、资料分类与内容（一）疾病预防控制资料1.传染病防控资料传染病疫情报告记录，包括每日疫情报告卡、周报表、月报表等，详细记录传染病的发病日期、姓名、性别、年龄、职业、发病地点、诊断日期、报告日期等信息。传染病防控措施执行记录，如隔离观察记录、消毒记录、密切接触者追踪管理记录等。疫苗接种资料，包括疫苗接种计划、接种记录（含接种日期、疫苗名称、批号、接种对象等）、疫苗冷链管理记录（温度监测记录等）。2.慢性非传染性疾病管理资料高血压、糖尿病等慢性病患者登记册，记录患者基本信息、诊断日期、随访记录（包括血压、血糖测量值、用药情况、生活方式指导等）。慢性病防控工作计划、总结及相关宣传资料。（二）环境卫生资料1.生活饮用水卫生资料水源卫生防护资料，包括水源地环境状况、水质检测报告等。供水设施卫生管理资料，如供水设施清洗消毒记录、水质检测报告（每日、每月、每季度等不同频次）。二次供水卫生管理资料，包括二次供水设施清洗消毒记录、水质检测报告、水箱（池）清洗消毒人员健康证明等。2.公共场所卫生资料公共场所卫生许可证申请及变更资料。公共场所卫生检测报告（每年至少一次），涵盖空气质量、微小气候、水质、采光、照明、噪声、顾客用品用具等方面的检测结果。公共场所卫生管理制度执行记录，如卫生清扫消毒记录、从业人员健康检查及培训记录等。（三）职业卫生资料1.职业病危害项目申报资料，详细记录公司/组织存在的职业病危害因素、接触人数、防护措施等信息。2.职业健康监护资料员工职业健康检查表，包括上岗前、在岗期间、离岗时的健康检查报告，记录检查项目、结果及处理意见。职业健康监护档案，为每位员工建立，包含个人基本信息、职业史、职业病危害接触史、历次职业健康检查结果等。3.职业病防治措施资料职业病防护设施设计、验收资料。个人职业病防护用品配备、发放记录及使用培训记录。工作场所职业病危害因素监测记录（定期监测，不同岗位监测频次不同）及评价报告。（四）学校卫生资料1.学校基本信息资料，包括学校名称、地址、规模、学生人数、教职工人数等。2.学生健康管理资料学生健康体检记录，涵盖身高、体重、视力、听力、口腔等方面的检查结果。学生因病缺勤病因追查与登记记录，及时了解学生缺勤原因，排查传染病等公共卫生问题。3.学校环境卫生资料学校教学环境卫生检测报告，包括教室采光、照明、微小气候、噪声等指标检测结果。学校饮用水卫生管理资料，同生活饮用水卫生资料要求。学校传染病防控资料，如晨午检记录、因病缺勤追踪记录、消毒记录等。（五）突发公共卫生事件应急资料1.应急预案及演练资料突发公共卫生事件应急预案，明确应急组织机构、职责分工、应急响应程序及处置措施等。应急演练计划、方案及总结，记录演练时间、地点、参与人员、演练内容及效果评估等。2.事件报告与处置资料突发公共卫生事件报告记录，包括事件发生时间、地点、初步情况、报告时间及报告途径等。事件调查处理资料，如现场调查记录、采样检测报告、控制措施执行情况记录、事件总结报告等。三、资料收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责公共卫生资料的收集工作，确保资料收集的及时性和准确性。2.资料收集应涵盖公共卫生工作的各个环节，包括日常工作记录、监测报告、统计报表、文件通知等。3.对于来自外部的公共卫生相关资料，如政府部门文件、疾病预防控制机构反馈信息等，应及时收集并妥善保存。（二）整理方法1.收集到的资料应按照分类标准进行初步分类，确保资料归属清晰。2.对每份资料进行编号，以便于管理和查询。编号应具有唯一性和系统性，例如按照年份、资料类别、流水号等方式编制。3.去除资料中的重复内容，对不完整或存在错误的资料进行补充和修正。4.将整理好的数据录入电子文档或建立电子表格，便于数据统计和分析。同时，保留纸质资料作为备份，以备查阅。四、资料归档与存储（一）归档原则1.按照资料分类，定期将整理好的资料进行归档，确保资料的系统性和完整性。2.归档资料应按照时间顺序排列，便于追溯和查询。（二）存储方式1.纸质档案存储设立专门的公共卫生资料档案室，配备档案柜、防潮防虫设备等。档案应分类存放，不同类别资料之间设置明显的标识。每个档案柜应张贴标识，注明存放资料的类别和年份范围。建立纸质档案目录，详细记录档案名称、编号、存放位置等信息，便于查找。2.电子档案存储建立公共卫生资料电子数据库，对各类资料进行电子化存储。电子数据库应设置不同的文件夹，对应纸质档案的分类。对电子文档进行命名，命名规则应与纸质档案编号相对应，便于识别和关联。定期对电子档案进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。备份频率至少为每月一次，重要数据应实时备份。五、资料查阅与借阅（一）查阅流程1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅公共卫生资料，应填写《公共卫生资料查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称及编号等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至资料管理部门。3.资料管理部门根据申请表提供相应资料，并在《公共卫生资料查阅登记表》上记录查阅人姓名、部门、查阅时间、资料名称及归还时间等信息。4.查阅人员应在指定地点查阅资料，不得擅自将资料带出档案室或复制、传播。查阅完毕后，应及时归还资料。（二）借阅流程1.外单位人员因工作需要借阅公共卫生资料，需提前向本公司/组织提出书面申请，说明借阅目的、借阅资料范围、借阅期限等，并加盖单位公章。2.申请经本公司/组织主管领导审批同意后，由资料管理部门与借阅单位签订《公共卫生资料借阅协议》，明确双方权利义务。3.借阅单位按照协议要求，填写《公共卫生资料借阅登记表》，办理借阅手续。资料管理部门提供资料，并对资料进行复印或扫描，确保借阅的资料不涉及敏感信息。4.借阅期限届满，借阅单位应按时归还资料。如需延期，应提前办理续借手续。资料归还时，资料管理部门应对资料进行检查，如发现资料有损坏、丢失等情况，应按照协议要求追究借阅单位责任。六、资料保密与安全（一）保密措施1.对涉及个人隐私、商业秘密等敏感信息的公共卫生资料，严格限制知悉范围，未经授权不得向任何单位或个人透露。2.资料管理人员应严格遵守保密制度，不得私自复制、传播或出售公共卫生资料。3.在资料查阅、借阅过程中采取保密措施，如对敏感信息进行遮盖、限制查阅地点等。（二）安全管理1.加强资料档案室的安全防范措施，安装防盗、防火、防潮、防虫等设备设施。2.定期对资料进行检查，确保纸质资料无霉变、虫蛀等情况，电子资料无损坏、丢失等问题。3.制定资料安全应急预案，如发生火灾、水灾、数据丢失等突发事件，应及时采取措施进行抢救和恢复，最大限度减少损失。七、资料更新与销毁（一）更新要求1.随着公共卫生工作的持续开展，相关资料应及时更新。各部门应定期对所负责的资料进行梳理，确保资料反映最新工作情况。2.对于法律法规、行业标准发生变化导致资料内容需要调整的，应及时按照新要求进行更新。（二）销毁程序1.对已超过保存期限或无保存价值的公共卫生资料，由资料管理部门提出销毁申请，填写《公共卫生资料销毁申请表》，注明资料名称、数量、销毁原因及销毁时间等信息。2.申请表经公司/组织主管领导审批同意后，由资料管理部门组织实施销毁。3.销毁过程应进行记录（包括销毁时间、地点、参与人员等），并拍照或录像留存。对于纸质资料，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁；对于电子资料，应进行彻底删除或格式化处理。八、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立公共卫生资料管理监督小组，定期对资料管理工作进行检查和监督。2.监督小组检查内容包括资料收集、整理、归档、存储、查阅、借阅、保密、安全及更新销毁等环节的执行情况。（二）考