乡镇卫生院档案保管制度

PAGE乡镇卫生院档案保管制度一、总则1.目的为加强乡镇卫生院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于乡镇卫生院各科室形成的各种门类和载体的档案，包括但不限于文书档案、医疗档案、财务档案、人事档案等。3.基本原则档案管理遵循集中统一管理、维护档案的真实性和完整性、便于利用的原则。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门乡镇卫生院应设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。档案管理部门应配备必要的设施和设备，确保档案的安全保管。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。对档案进行分类、编号、编目等工作，建立档案检索系统。定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确和完整。负责档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。积极为卫生院各科室提供档案利用服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续。三、档案的收集与整理1.收集范围上级主管部门下发的各类文件、通知、指示等。卫生院制定的规章制度、工作计划、总结、报告等。医疗业务档案，包括病历、检查检验报告、手术记录、护理记录等。财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。人事档案，包括职工履历表、工资档案、考核材料、奖惩记录等。设备档案，包括设备购置合同、说明书、维修记录等。其他与卫生院工作相关的档案。2.收集要求各科室应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造。对重要文件和资料应进行备份，防止丢失。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。便于计算机管理和检索。4.整理方法文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理。医疗档案按照病历号、病种、时间顺序进行整理。财务档案按照会计年度、类别进行整理。人事档案按照干部人事档案管理规定进行整理。设备档案按照设备型号、购置时间进行整理。四、档案的归档与保管1.归档时间文书档案应在次年上半年归档。医疗档案应在患者出院后[X]个工作日内归档。财务档案应在会计年度终了后[X]个月内归档。人事档案应在形成后及时归档。设备档案应在设备验收合格后[X]个工作日内归档。2.归档要求归档的档案应齐全完整，符合整理要求。档案应编制目录，填写备考表，装订整齐。归档的档案应移交档案管理部门统一保管。3.保管期限文书档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要是反映卫生院主要职能活动和历史面貌的重要文件；长期保管的档案期限为[X]年；短期保管的档案期限为[X]年。医疗档案的保管期限按照国家有关规定执行，一般不少于[X]年。财务档案的保管期限按照《会计档案管理办法》执行。人事档案的保管期限为永久。设备档案的保管期限为设备的使用年限。4.保管方式档案应采用纸质和电子两种形式保管。纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和保管期限排列存放；电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。档案保管场所应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度应符合国家规定的标准。档案管理部门应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全保管。五、档案的利用1.利用范围卫生院内部各科室因工作需要查阅档案。上级主管部门、有关单位因工作需要查阅档案。司法机关因办案需要查阅档案。患者及其家属因医疗纠纷等原因查阅病历档案。2.利用手续查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在科室负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并提供查阅场所和必要的协助。查阅档案应在指定的场所进行，不得擅自将档案带出。查阅人员应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。因工作需要复印档案的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。复印档案应注明用途，不得用于其他目的。借阅档案应填写《档案借阅申请表》，经所在科室负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后应及时归还档案。3.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对查阅、借阅档案的人员、时间、内容、用途等进行详细登记，以便查询和统计。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定组织乡镇卫生院应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定。2.鉴定标准根据档案的保管期限和价值，对到期档案进行鉴定。对已失去保存价值或保管期限已满的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照国家有关规定进行保管，不得擅自销毁。3.销毁程序档案管理部门对拟销毁的档案进行造册登记，注明档案名称、数量、保管期限等。将造册登记的档案清单报档案鉴定小组审核，经鉴定小组组长签字同意后，报卫生院领导审批。经领导批准后，档案管理部门组织专人对拟销毁的档案进行销毁。销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。七、档案的信息化管理1.信息化建设目标乡镇卫生院应积极推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.信息化建设内容建立档案数据库，将纸质档案进行数字化扫描，录入档案管理信息系统。开发档案管理软件，实现档案的分类、编号、编目、检索、借阅等功能。建立档案安全保密制度，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。3.信息化管理要求档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操