公共卫生索证管理制度

PAGE公共卫生索证管理制度一、总则（一）目的为加强公共卫生管理，规范索证行为，确保所采购的食品、食品添加剂、食品相关产品、饮用水、消毒产品、涉水产品等符合卫生标准和要求，保障公众身体健康和生命安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及公共卫生相关产品采购、使用环节的索证管理工作。（三）依据本制度依据《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国传染病防治法》《消毒管理办法》《生活饮用水卫生监督管理办法》等相关法律法规以及国家和地方的卫生标准、行业规范制定。二、索证管理职责分工（一）采购部门1.负责按照本制度要求，向供应商索取相关卫生许可证、产品合格证明文件等索证资料。2.确保所采购的公共卫生相关产品索证资料齐全、真实、有效，并妥善保管。3.在采购过程中，对供应商的资质和索证资料进行审核，拒绝采购无有效索证资料的产品。（二）质量控制部门1.协助采购部门对索证资料进行审核，确保所采购产品符合卫生标准和要求。2.定期对采购产品的索证情况进行检查，发现问题及时督促整改。3.参与对供应商索证资料的评估，为采购决策提供质量方面的建议。（三）仓库管理部门1.负责对入库的公共卫生相关产品索证资料进行核对，确保与采购产品一致。2.对索证资料进行分类存档，便于查阅和追溯。3.在产品出入库过程中，检查索证资料的完整性，对索证不全的产品不予办理出入库手续。（四）使用部门1.在使用公共卫生相关产品前，确认产品索证资料齐全、有效。2.如发现所使用产品索证资料存在问题，及时反馈给采购部门和质量控制部门。3.配合相关部门做好索证管理工作的各项检查和整改。三、索证范围及要求（一）食品及食品添加剂1.供应商需提供食品生产许可证或食品经营许可证。2.产品的合格证明文件，如检验报告、质量认证文件等。3.进口食品需提供海关报关单、检验检疫证明等。4.食品添加剂需提供生产许可证、产品质量标准、使用说明书等。（二）食品相关产品1.食品包装材料、容器、洗涤剂、消毒剂等产品，需提供生产许可证、产品合格证明文件。2.直接接触食品的工具、设备等，需提供生产许可证、质量认证文件等。（三）饮用水1.集中式供水单位需提供卫生许可证。2.生活饮用水的水质检测报告。3.涉及饮用水卫生安全的产品，如管材、管件、饮水机等，需提供卫生许可批件、产品合格证明文件。（四）消毒产品1.消毒剂、消毒器械、卫生用品等生产企业需提供卫生许可证。2.产品的卫生安全评价报告、产品合格证明文件。3.进口消毒产品需提供进口消毒产品卫生许可批件、海关报关单、检验检疫证明等。（五）涉水产品1.涉及饮用水卫生安全的产品，如管材、管件、饮水机等，需提供卫生许可批件。2.产品的质量合格证明文件。四、索证程序（一）首次采购索证1.采购部门在与新供应商建立合作关系前，应向供应商索取本制度规定的索证资料。2.供应商应在规定时间内提供齐全、有效的索证资料，采购部门对资料进行初步审核。3.采购部门将审核通过的索证资料复印件交质量控制部门进行再次审核，质量控制部门审核无误后，在复印件上加盖审核章，并留存原件或复印件存档。（二）日常采购索证1.每次采购公共卫生相关产品时，采购部门应要求供应商提供当批次产品的合格证明文件等索证资料。2.采购人员对索证资料进行核对，确保与所采购产品一致，并在采购记录中注明索证资料的相关信息。3.将索证资料复印件交仓库管理部门，仓库管理部门核对无误后，办理产品入库手续，并将索证资料复印件存档。（三）索证资料变更1.若供应商的索证资料发生变更，如企业名称、地址、生产许可证编号等，应及时通知采购部门。2.采购部门要求供应商提供变更后的索证资料，并按照首次采购索证程序进行审核和存档。五、索证资料的审核与存档（一）审核内容1.索证资料是否齐全，是否包含本制度规定的各项文件。2.索证资料是否真实、有效，是否加盖供应商公章或相关部门印章。3.索证资料中的产品信息与所采购产品是否一致，如产品名称、规格、型号、生产日期、保质期等。（二）审核方式1.采购部门对索证资料进行初步审核，主要检查资料的完整性和基本信息的一致性。2.质量控制部门对索证资料进行详细审核，重点审核产品的质量标准、卫生指标等是否符合要求。3.必要时，可通过实地考察供应商、查询相关政府部门网站等方式核实索证资料的真实性。（三）存档要求1.仓库管理部门应将索证资料复印件按照产品类别、供应商名称等进行分类存档，建立索证资料档案。2.索证资料档案应妥善保管，保存期限不少于产品保质期届满后1年；没有明确保质期的，保存期限不得少于2年。3.索证资料档案应便于查阅和追溯，如有需要，应能够快速提供相关索证资料。六、索证资料的查阅与使用（一）查阅权限1.采购部门、质量控制部门、仓库管理部门和使用部门相关人员因工作需要，可查阅索证资料档案。2.其他部门或人员如需查阅索证资料档案，应经公司/组织负责人批准，并在档案管理人员的陪同下查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经批准后交档案管理人员。2.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的索证资料复印件，并做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅人员不得擅自复印、涂改、损毁索证资料，查阅完毕后应及时归还档案管理人员。（三）索证资料的使用1.索证资料主要用于证明所采购公共卫生相关产品的合法性和质量安全性，在产品采购、验收、储存、使用等环节作为重要依据。2.在对外提供产品质量证明、接受政府部门检查等情况下，可根据需要提供索证资料的复印件，并加盖公司/组织公章。七、索证管理的监督与检查（一）内部监督1.质量控制部门定期对采购产品的索证情况进行检查，检查内容包括索证资料的完整性、真实性、有效性，以及索证资料与采购产品的一致性等。2.仓库管理部门应定期对索证资料档案进行整理和核对，确保档案的完整性和准确性。3.公司/组织内部审计部门不定期对索证管理工作进行审计，检查索证管理制度的执行情况，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门对公共卫生索证管理工作的监督检查，如实提供索证资料和相关情况。2.对于政府部门提出的整改意见，应及时组织整改，并将整改情况报告政府部门。（三）违规处理1.对于在索证管理工作中违反本制度规定的部门或个人，视情节轻重给予批评