卫生院医疗器械采购制度

PAGE卫生院医疗器械采购制度一、总则1.目的为加强卫生院医疗器械采购管理，规范采购行为，确保采购的医疗器械符合质量要求，满足临床使用需求，保障医疗安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内所有医疗器械的采购活动，包括但不限于诊断设备、治疗设备、医用耗材等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购活动合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良、安全有效的医疗器械。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和社会监督。效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购计划与预算管理1.需求调研与分析各科室应定期对本科室医疗器械的使用情况进行评估，结合临床业务发展需求，提出医疗器械采购申请。卫生院应组织相关人员对各科室的采购申请进行调研和分析，综合考虑现有设备状况、新技术发展趋势、患者需求等因素，制定合理的采购计划。2.采购预算编制根据采购计划，财务部门负责编制医疗器械采购预算。采购预算应包括设备购置费用、配套耗材费用、安装调试费用、培训费用、售后服务费用等。采购预算应严格按照卫生院财务管理制度进行编制，确保预算的准确性和合理性。预算编制过程中应充分考虑资金来源和使用效益，避免盲目采购和浪费。3.采购计划审批采购计划经科室负责人签字确认后，提交至卫生院设备管理部门。设备管理部门对采购计划进行初步审核，审核内容包括采购必要性、技术参数合理性、预算准确性等。初步审核通过的采购计划提交至卫生院分管领导审批。分管领导根据卫生院整体发展规划和资金状况，对采购计划进行最终审批。审批通过的采购计划方可进入采购流程。三、供应商管理1.供应商选择标准具有合法的经营资质，具备医疗器械生产或经营许可证。产品质量可靠，具有良好的信誉和售后服务体系。提供的医疗器械应符合国家相关标准和行业规范，通过质量管理体系认证。具有较强的经济实力和供货能力，能够按时、按质、按量供应所需医疗器械。价格合理，在保证产品质量的前提下，提供具有竞争力的价格。2.供应商筛选与评估建立供应商信息库，收集潜在供应商的相关资料，包括企业资质、产品目录、业绩情况、售后服务承诺等。定期对供应商进行筛选和评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。评估方式可采用实地考察、样品检验、用户反馈调查等多种形式。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优质供应商、合格供应商和淘汰供应商。对于优质供应商，给予优先合作机会；对于合格供应商，保持定期沟通和合作；对于淘汰供应商，及时清理出供应商信息库，不再与其合作。3.供应商合作与监督与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。定期对供应商的供货情况进行监督和检查，确保供应商严格按照合同约定履行义务。对于发现的问题，及时与供应商沟通协商，要求其限期整改。建立供应商评价机制，定期对供应商的合作表现进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据，对于表现优秀的供应商给予适当奖励，对于表现不佳的供应商进行警告或终止合作。四、采购流程管理1.采购申请与审批各科室根据业务需求填写医疗器械采购申请表，详细说明采购医疗器械的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交至科室负责人签字审批。科室负责人对采购申请的必要性和合理性进行审核，审核通过后提交至卫生院设备管理部门。设备管理部门对采购申请进行进一步审核，重点审核采购申请是否符合卫生院采购计划和预算安排，技术参数是否合理等。审核通过后提交至卫生院分管领导审批。分管领导根据卫生院实际情况对采购申请进行最终审批。审批通过的采购申请进入采购流程。2.采购方式选择根据采购医疗器械的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标（询价）、竞争性谈判、单一来源采购等。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的医疗器械采购项目。邀请招标（询价）适用于具有一定技术规格要求、潜在供应商数量有限的采购项目。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的采购项目。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。3.采购文件编制与发布根据选定的采购方式，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（邀请函）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。采购文件应严格按照相关法律法规和行业标准编制,确保其合法性、公正性和规范性。采购文件编制完成后，在规定的媒体上发布采购公告（邀请函），邀请潜在供应商参与采购活动。4.投标（响应）文件接收与评审按照采购文件规定的时间和地点，接收供应商提交的投标（响应）文件。对投标（响应）文件进行登记和初步审查，检查文件的完整性、符合性等。组织成立评标委员会（谈判小组、询价小组），评标委员会由卫生院内部相关专家、技术人员以及外部专家组成。评标委员会按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标（响应）文件进行评审，推荐中标（成交）候选人。5.采购合同签订与执行根据评标委员会（谈判小组、询价小组）的推荐意见，确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应严格按照采购文件和投标（响应）文件的内容签订，确保合同条款的完整性和准确性。采购合同签订后，按照合同约定组织实施采购活动，包括设备验收、安装调试、培训、售后服务等环节。设备管理部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。五、验收管理1.验收准备采购合同签订后，设备管理部门应组织相关人员成立验收小组，明确验收小组成员的职责分工。验收小组应熟悉采购合同条款、技术规格和验收标准，制定详细的验收方案，明确验收程序、方法和时间安排。通知供应商做好设备到货前的准备工作，包括设备的包装、标识、技术资料等。2.到货验收设备到货后，验收小组应按照验收方案对设备进行到货验收。到货验收主要检查设备的数量、规格、型号、外观等是否与采购合同一致，设备的包装是否完好，标识是否清晰。在到货验收过程中，如发现设备存在数量短缺、规格不符、外观损坏等问题，验收小组应及时与供应商沟通协商，要求其限期解决。3.安装调试与性能验收设备到货验收合格后，组织供应商进行设备的安装调试。安装调试过程中，验收小组应监督供应商按照设备安装说明书和操作规程进行操作，确保设备安装调试顺利进行。设备安装调试完成后，按照验收标准对设备的性能进行验收。性能验收主要包括设备的功能测试、精度测试、稳定性测试等。通过性能验收，确保设备能够满足临床使用需求，达到采购合同约定的技术要求。4.验收报告编制与存档验收完成后，验收小组应编制验收报告。验收报告应包括设备名称、规格型号、数量、供应商、采购合同编号、到货验收情况、安装调试情况、性能验收情况、验收结论等内容。验收报告经验收小组成员签字确认后，提交至设备管理部门存档。验收报告作为设备采购档案的重要组成部分，应妥善保管，以备查阅。六、付款管理1.付款申请与审批设备验收合格后，供应商应按照采购合同约定提交付款申请。付款申请应包括设备名称、规格型号、数量、采购合同编号、已完成的工作量、应付款金额等内容，并附上验收报告、发票等相关证明材料。设备管理部门对供应商提交的付款申请进行审核，审核内容包括采购合同执行情况、验收报告真实性、发票合规性等。审核通过后提交至财务部门。财务部门对付款申请进行进一步审核，重点审核付款金额是否符合采购合同约定，资金支付是否符合卫生院财务管理制度。审核通过后提交至卫生院分管领导审批。分管领导根据卫生院资金状况和合同约定对付款申请进行最终审批。审批通过的付款申请方可办理付款手续。2.付款方式与时间根据采购合同约定，选择合适的付款方式。常见的付款方式包括一次性付款、分期付款等。对于一次性付款的采购项目，在验收合格且收到供应商提供的合规发票后，按照审批通过的付款金额一次性支付货款。对于分期付款的采购项目，按照采购合同约定的付款比例和时间节点支付货款。在每次付款前，供应商应提交相应阶段的验收报告和发票等证明材料，经审核通过后办理付款手续。七、售后服务管理1.售后服务承诺与合同约定在采购合同签订时，明确供应商的售后服务承诺，包括设备维修、保养、技术支持、培训等方面的内容。售后服务承诺应符合国家相关法律法规和行业标准要求，具有可操作性和可衡量性。与供应商签订售后服务合同，明确双方在售后服务方面的权利和义务。售后服务合同应详细规定售后服务的内容、期限、方式、费用等条款，确保卫生院在设备使用过程中能够得到及时、有效的售后服务支持。2.售后服务跟踪与监督设备管理部门负责对供应商的售后服务情况进行跟踪和监督。定期收集各科室对设备售后服务的反馈意见，及时了解设备运行状况和售后服务需求。对于供应商提供的售后服务，如设备维修、保养、技术支持等，设备管理部门应进行现场监督或事后检查，确保售后服务质量符合合同约定。对于发现的问题，及时与供应商沟通协商，要求其限期整改。3.售后服务评价与考核建立供应商售后服务评价机制，定期对供应商的售后服务表现进行评价。评价内容包括售后服务响应时间、维修质量、保养效果、技术支持水平、培训质量等方面。根据评价结果，对供应商进行考核。对于售后服务表现优秀的供应商，给予适当奖励，如优先合作机会、增加采购份额等；对于售后服务表现不佳的供应商，进行警告或扣减相应的售后服务费用，情节严重的终止合作。八、档案管理1.采购档案内容采购档案应包括采购计划、采购申请、采购合同、投标（响应）文件、验收报告、付款申请、售后服务合同等与医疗器械采购活动相关的所有文件和资料。采购档案应按照时间顺序和类别进行整理归档，确保档案资料的完整性和系统性。2.档案保管与查阅设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保采购档案的安全保管。制定档案查阅制度，明确档案查阅的流程和权限。未经授权，任何人不得擅自查阅采购档案。因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经相关部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下查阅。查阅档案应严格遵守档案查阅制度，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。九、监督与检查1.内部监督机制建立健全卫生院内部医疗器械采购监督机制，成立由纪检监察部门、财务部门、设备管理部门等相关人员组成的采购监督小组。采购监督小组负责对医疗器械采购活动全过程进行监督检查，确保采购活动合法合规、公开透明。采购监督小组定期对采购计划执行情况、采购流程合规性、供应商管理、验收管理、付款管理等方面进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.外部监督与审计接受上