游泳池卫生用品索证制度

PAGE游泳池卫生用品索证制度一、总则（一）目的为加强游泳池卫生管理，规范卫生用品采购行为，确保游泳池使用的各类卫生用品符合卫生标准和要求，保障公众健康，特制定本索证制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所管理的各类游泳池及相关配套设施所使用的卫生用品采购、索证及管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家相关法律法规和卫生行业标准，确保索证工作合法合规。2.质量安全原则：把好卫生用品质量关，优先采购质量可靠、信誉良好的产品，保障游泳池卫生安全。3.可追溯原则：建立完善的索证档案，确保卫生用品采购渠道清晰，质量信息可追溯。二、卫生用品范围（一）消毒药剂用于游泳池水消毒的各类消毒剂，如含氯消毒剂、臭氧发生器等。（二）净化材料包括过滤砂、活性炭等用于游泳池水净化处理的材料。（三）清洁用品如泳池专用清洁剂、刷子、毛巾等用于游泳池日常清洁维护的用品。（四）个人卫生用品如救生员专用服装、泳客使用的拖鞋、浴巾等。三、索证要求（一）供应商资质证明1.营业执照副本复印件：证明供应商具有合法经营资格。2.卫生许可证副本复印件：对于涉及卫生许可的产品，供应商应具备相应的卫生许可资质。（二）产品质量合格证明1.产品检验报告：由具备资质的第三方检测机构出具的产品质量检验报告，证明产品符合相关卫生标准。2.产品合格证：供应商提供的产品合格证，表明产品经过自检合格。（三）其他相关证明1.进口产品的报关单、检验检疫证明：对于进口的卫生用品，需提供相关报关单和检验检疫证明，确保产品符合我国相关标准和规定。2.产品说明书：详细说明产品的成分、使用方法、注意事项等内容，以便正确使用和管理。四、索证程序（一）采购申请1.使用部门根据游泳池实际需求，填写卫生用品采购申请表，注明产品名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）供应商选择1.采购部门根据使用部门需求，通过市场调研、供应商推荐等方式，筛选出潜在供应商。2.对潜在供应商进行资质审查，确保其具备合法经营资格和良好信誉。（三）索证资料收集1.采购人员向选定的供应商索要资质证明、产品质量合格证明等相关索证资料。2.索证资料应真实、完整、有效，并加盖供应商公章。（四）审核与存档1.采购部门将收集到的索证资料提交至质量安全管理部门进行审核。2.质量安全管理部门对索证资料进行严格审核，确保资料符合要求。审核通过后，将索证资料复印件存档，并建立电子档案。（五）采购合同签订1.采购部门根据审核通过的索证资料，与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确产品名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、售后服务等条款，确保双方权益。五、索证资料管理（一）档案建立1.质量安全管理部门负责建立游泳池卫生用品索证档案，对每一批次采购的卫生用品索证资料进行分类整理、归档保存。2.索证档案应包括供应商资质证明、产品质量合格证明、采购合同、验收记录等相关资料。（二）档案保管1.索证档案应妥善保管，保存期限不少于产品使用期限届满后2年。2.档案保管应做到防潮、防虫、防火、防盗，确保档案资料安全完整。（三）档案查阅1.因工作需要查阅索证档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自涂改、复印、转借档案资料。（四）档案更新1.当卫生用品供应商信息发生变更或产品质量标准发生变化时，采购部门应及时收集更新后的索证资料，并提交至质量安全管理部门进行审核和存档。2.质量安全管理部门应定期对索证档案进行检查和更新，确保档案资料的时效性和准确性。六、验收管理（一）验收标准1.依据国家相关法律法规、卫生行业标准以及采购合同约定的质量标准，对卫生用品进行验收。2.消毒药剂应符合相应的消毒效果和安全性要求；净化材料应具备良好的过滤、吸附性能；清洁用品应能有效清洁游泳池设施且不损害池体；个人卫生用品应符合卫生标准和舒适度要求。（二）验收程序1.卫生用品到货后，采购部门应及时通知质量安全管理部门和使用部门共同进行验收。2.验收人员对照索证资料和采购合同，对卫生用品数量、规格、外观、质量等进行逐一检查。3.对于需要检验检测的卫生用品，如消毒药剂，应按照规定抽样送具备资质的检测机构进行检测，检测合格后方可入库使用。（三）验收记录1.验收人员应填写卫生用品验收记录，详细记录产品名称、规格、数量、供应商、索证资料编号、验收情况等信息。2.验收记录应由验收人员签字确认，并加盖部门公章。验收记录应与索证档案一同保存。（四）不合格处理1.经验收不合格的卫生用品，采购部门应及时与供应商联系，要求其更换或退货。2.对不合格卫生用品应进行标识、隔离存放，防止其流入游泳池使用环节。同时，应分析不合格原因，采取相应措施进行整改，避免类似问题再次发生。七、监督检查（一）内部监督1.质量安全管理部门定期对游泳池卫生用品索证制度执行情况进行监督检查，重点检查索证资料的完整性和真实性、验收记录的准确性、档案管理的规范性等。2.对发现的问题及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.积极配合卫生行政部门、市场监管部门等相关部门的监督检查，如实提供游泳池卫生用品索证资料和管理情况。2.对于监管部门提出的问题和要求，及时整改落实，并将整改情况报告监管部门。八、培训与宣传（一）培训1.定期组织采购人员、质量安全管理人员、使用部门人员等相关人员进行游泳池卫生用品索证制度培训，提高其业务水平和责任意识。2.培训内容包括法律法规、行业标准、索证程序、验收要点、档案管理等方面，确保相关人员熟悉掌握索证制度要求和操作流程。（二）宣传1.通过内部宣传栏、工作会议等形式，向全体员工宣传游泳池卫生用品索证制度的重要性和必要性，提高员工对索证工作的认识和重视程