卫生院库存材料管理制度

PAGE卫生院库存材料管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院库存材料管理，规范库存材料采购、验收、储存、发放、盘点等工作流程，确保库存材料的安全、完整，保证卫生院医疗业务的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院内所有库存材料的管理，包括药品、医疗器械、卫生材料、办公用品等各类物资。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保库存材料管理活动合法合规。2.准确性原则：库存材料的记录、核算应准确无误，保证账实相符。3.及时性原则：各项库存材料管理工作应及时进行，避免积压或延误。4.安全性原则：确保库存材料的质量安全，防止损坏、变质、丢失等情况发生。5.效益性原则：合理控制库存材料库存水平，降低库存成本，提高资金使用效益。二、管理职责（一）卫生院领导1.全面负责卫生院库存材料管理工作的领导和决策。2.审批库存材料管理的相关制度、计划、预算等。（二）财务部门1.负责库存材料的账务核算，确保账目清晰、准确。2.参与库存材料采购预算的编制和审核，对库存材料成本进行控制和分析。3.定期与物资管理部门核对账目，进行财务监督。（三）物资管理部门1.负责库存材料的采购、验收、储存、发放、盘点等日常管理工作。2.制定库存材料采购计划，根据临床需求和库存情况合理安排采购数量。3.建立库存材料台账，详细记录库存材料的出入库情况。4.定期对库存材料进行盘点，及时处理盘盈、盘亏等情况。5.加强与供应商的沟通与协调，确保库存材料的及时供应和质量保证。（四）临床科室1.根据业务需要，及时提出库存材料的领用申请。2.合理使用库存材料，避免浪费和积压。3.协助物资管理部门做好库存材料的盘点工作。三、采购管理（一）采购计划1.物资管理部门应定期收集各临床科室的库存材料需求信息，结合库存实际情况，编制库存材料采购计划。采购计划应包括材料名称、规格型号、数量、预计采购时间等内容。2.采购计划应经相关部门审核后报卫生院领导审批。审批通过后的采购计划作为采购工作的依据。（二）供应商选择1.建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行评估和审核。2.优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括材料规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。（三）采购实施1.根据采购计划和审批结果，物资管理部门负责组织采购活动。采购方式可根据实际情况选择招标采购、询价采购、竞争性谈判等。2.在采购过程中，应严格按照采购合同的要求进行操作，确保采购材料的质量、数量和交货期符合规定。3.采购人员应做好采购记录，包括采购日期、供应商名称、材料名称、规格型号、数量、价格等信息，以备查询和核对。（四）验收管理1.库存材料到货后，物资管理部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同和相关标准对材料的数量、质量、规格型号等进行核对。2.对于验收合格的材料，验收人员应在验收单上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的材料，应及时与供应商联系，办理退货或换货手续。3.验收过程中发现的问题应及时记录，并向相关部门报告。对因验收不严导致的问题，应追究验收人员的责任。四、储存管理（一）仓库设置1.卫生院应设置专门的库存材料仓库，仓库应具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。2.仓库应根据库存材料的类别、性质、用途等进行分区分类存放，并设置明显的标识牌。3.对贵重、易燃易爆、有毒有害等特殊库存材料，应设置专门的储存区域，并采取相应的安全防护措施。（二）库存保管1.仓库管理人员应定期对库存材料进行检查和盘点，确保材料的数量、质量、存放位置等信息准确无误。2.按照先进先出的原则发放库存材料，避免材料积压过期。3.对库存材料进行定期保养和维护，防止材料损坏、变质。对于易受潮、易氧化等特殊材料，应采取相应的防护措施。4.加强仓库安全管理，严禁无关人员进入仓库。仓库内严禁吸烟、使用明火等。配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护。（三）库存盘点1.物资管理部门应定期组织库存材料盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.盘点人员应认真核对库存材料的实际数量与账面数量是否一致，同时检查材料的质量状况。3.对盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，并填写盘点报告。盘盈、盘亏的处理结果应报卫生院领导审批后进行相应的账务调整。4.建立库存盘点档案，将每次盘点的相关资料进行归档保存，以备查阅。五、发放管理（一）领用申请1.临床科室根据业务需要，填写库存材料领用申请表，注明材料名称、规格型号、数量、用途等信息，并经科室负责人签字确认。2.领用申请表应提交物资管理部门审核。物资管理部门根据库存情况和临床需求进行审批，对于符合规定的申请予以批准，不符合规定的申请应说明原因并退回。（二）发放流程1.物资管理部门根据审批后的领用申请表，办理库存材料发放手续。发放人员应按照申请表上的信息进行发放，并在库存材料台账上记录发放日期、领用科室、材料名称、规格型号、数量等信息。2.发放的库存材料应确保质量合格，并与领用申请表上的信息一致。发放过程中应注意材料的包装和标识，避免损坏和混淆。3.对于贵重、限量使用的库存材料，应实行限量领用制度，严格控制领用数量，并做好领用记录。（三）退库管理1.临床科室领用后如有剩余的库存材料，应及时办理退库手续。退库材料应保持原包装、原质量状态，并附有详细的清单。2.物资管理部门对退库材料进行验收，验收合格后办理退库入库手续，并在库存材料台账上进行记录。六、核算管理（一）账务处理1.财务部门应按照国家财务制度和相关会计准则，对库存材料进行账务核算。库存材料的入账价值应按照采购成本确定，包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。2.物资管理部门应定期将库存材料出入库单据传递给财务部门，财务部门根据单据进行账务处理，确保库存材料账目准确无误。财务部门应建立库存材料总账和明细账，详细记录库存材料的增减变动情况。3.每月末，财务部门应与物资管理部门核对库存材料账目，做到账账相符。如发现账目不符，应及时查明原因并进行调整。（二）成本核算1.财务部门应加强库存材料成本核算，准确计算库存材料的采购成本、储存成本、发出成本等。2.库存材料成本核算应采用适当的方法，如先进先出法、加权平均法等。成本核算方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经卫生院领导批准，并在财务报表附注中予以说明。3.通过成本核算，分析库存材料成本变动情况，为库存材料管理决策提供依据，合理控制库存材料成本，提高资金使用效益。七、信息化管理（一）库存管理系统建设1.卫生院应建立完善的库存材料信息化管理系统，实现库存材料采购、验收、储存、发放、盘点等业务流程的信息化管理。2.库存管理系统应具备库存信息查询、统计分析、预警提示、报表生成等功能，为库存材料管理提供便捷、高效的支持。3.物资管理部门、财务部门等相关人员应通过库存管理系统进行业务操作，确保信息的及时、准确传递和共享。（二）数据维护与安全1.定期对库存管理系统的数据进行备份，防止数据丢失。备份数据应妥善保存，保存期限应符合相关规定。2.加强库存管理系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的人员访问系统数据。对系统数据进行加密处理，确保数据传输和存储的安全性。3.定期对库存管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和功能的不断完善。及时处理系统运行过程中出现的问题和故障，保障库存材料管理工作的顺利开展。八、监督与考核（一）内部监督1.卫生院应建立健全库存材料管理内部监督机制，定期对库存材料管理工作进行检查和监督。2.内部监督内容包括采购计划的执行情况、供应商管理、验收管理、储存管理、发放管理、核算管理、信息化管理等方面。3.对监督检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反库存材料管理制度的行为，应追究相关人员的责任。（二）考核评价1.制定库存材料管理考核评价指标体系，对物资管理部门、财务部门、临床科室等相关部门和人员的库存材料管理工作进行考核评价。2.考核评价指标应包括库存材料管理的工作质量、工作效率、成本控制、安全管理等方面。考核