乡镇卫生院耗材采购制度

PAGE乡镇卫生院耗材采购制度一、总则1.目的为加强乡镇卫生院耗材采购管理，规范采购行为，确保耗材质量，保障医疗工作正常开展，控制采购成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于乡镇卫生院所有耗材的采购活动，包括但不限于医疗器械、医用耗材、卫生材料等。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的耗材，保障医疗安全。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受监督。效益原则：在保证质量前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购计划与预算管理1.采购计划制定各科室根据医疗业务需求，定期编制耗材采购计划，明确耗材名称、规格、数量、预计采购时间等。采购计划应结合科室实际使用情况、患者流量变化以及库存状况进行科学合理编制，避免盲目采购和积压浪费。2.采购预算编制财务部门会同采购部门根据各科室采购计划，综合考虑医院年度预算安排、耗材价格波动等因素，编制年度耗材采购预算。采购预算应细化到具体耗材品种和金额，确保采购资金合理安排和有效使用。3.计划与预算调整因医疗业务发展、政策变化、突发事件等原因导致采购计划和预算需要调整的，相关科室应及时提出申请，经审批后进行调整。调整后的采购计划和预算应重新履行相应审批程序，并报财务部门备案。三、采购组织与职责分工1.采购决策机构成立乡镇卫生院耗材采购领导小组，由院长担任组长，副院长、财务科长、采购科长、相关临床科室主任等为成员。负责审议和决策重大采购事项，制定采购政策和原则，监督采购过程。2.采购执行部门设立采购科，负责具体采购业务的组织实施。采购科应配备专业采购人员，熟悉采购业务流程和相关法律法规，具备良好的沟通协调能力和市场分析能力。3.其他相关部门职责临床科室：负责提出耗材采购需求，配合采购部门进行供应商考察、产品验收等工作，提供使用反馈意见。财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金支付，进行财务核算和分析。质量控制部门：负责对采购耗材的质量进行审核和监督，参与验收工作，确保入库耗材符合质量要求。四、供应商管理1.供应商选择标准具有合法经营资质，具备医疗器械生产或经营许可证等相关证照。信誉良好，无不良记录，在行业内有较高的知名度和美誉度。产品质量可靠，能提供有效的质量保证文件和售后服务承诺。价格合理，具有较强的市场竞争力。具备良好的供应能力和配送服务，能按时、按量供应所需耗材。2.供应商筛选与评估采购科通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务等情况。定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，淘汰不合格供应商。3.供应商合作与协议签订与选定的供应商签订采购合作协议，明确双方权利义务，包括产品规格、价格、交货方式、付款方式、质量保证、售后服务等条款。协议应根据法律法规和市场变化及时进行修订和完善，确保双方合作的合法性、稳定性和可持续性。五、采购流程1.采购申请各科室根据耗材需求填写采购申请表，详细注明耗材名称、规格、数量、用途、预计到货时间等信息，并经科室负责人签字确认后提交采购科。2.采购审批采购科收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实需求的合理性和必要性。对于金额较大或特殊耗材采购申请，提交采购领导小组审批。审批通过后，采购科进入采购流程。3.采购实施采购人员根据审批后的采购申请，在供应商数据库中选择合适的供应商进行询价、比价或招标采购。对于询价采购，采购人员向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择最低价且符合要求的供应商进行采购。对于比价采购，采购人员收集至少三家供应商的产品报价、质量、服务等信息进行综合比较，选择最优供应商。对于招标采购，按照相关法律法规和医院招标管理规定，组织招标活动，确定中标供应商。采购人员与选定的供应商签订采购合同或订单，明确采购产品的各项要求和双方责任。4.验收与入库耗材到货前，采购科通知质量控制部门和相关使用科室准备验收工作。验收人员按照合同要求和相关标准对耗材的数量、规格、质量、外观等进行验收。验收合格的耗材办理入库手续，填写入库单；验收不合格的耗材及时与供应商沟通处理，做好记录。入库后的耗材应按照规定的存储条件进行妥善保管，建立库存台账，定期盘点，确保账实相符。5.付款结算财务部门根据采购合同和验收合格的入库单，审核采购款项支付申请。按照合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。对于货到验收合格后付款的，在收到供应商发票和验收报告后，经审批后办理付款手续；对于预付款项的采购，应严格控制预付款比例和支付时间，确保资金安全。六、采购监督与审计1.内部监督成立内部监督小组，定期对采购活动进行检查和监督，重点检查采购流程执行情况、供应商管理、采购合同履行等方面。采购科应定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况，接受监督和指导。各科室对采购过程中发现的问题有权向采购科或相关部门反映，采购科应及时处理并反馈处理结果。2.审计监督审计部门定期对采购项目进行审计，审查采购程序的合规性、采购合同的合法性、采购资金的使用效益等。审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。3.投诉处理设立投诉举报渠道，接受医院内部职工和社会公众对采购活动的投诉举报。对于投诉举报事项，应及时进行调查核实，根据调查结果依法依规处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。七、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购申请、采购审批文件、采购合同或订单、供应商资料、询价报价文件、招标采购文件、验收报告、发票、付款凭证等与采购活动相关的各类文件和资料。2.档案整理与保管采购科负责采购档案的整理和归档工作，按照时间顺序和类别进行分类存放，确保档案资料完整、清晰、可查。档案保管期限应符合法律法规和医院档案管理规定，一般采购档案保存期限为[X]年。3.档案查阅与使用因工作需要查阅采购档案的，应填写查阅申请表，经审批后按照规定程序查