卫生院防护物资采购制度

PAGE卫生院防护物资采购制度一、总则（一）目的为加强卫生院防护物资采购管理，确保防护物资的质量、供应和合理使用，保障卫生院工作人员及患者的健康与安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各类防护物资的采购活动，包括但不限于医用口罩、防护服、护目镜、手套、消毒剂等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、符合国家标准的防护物资，保障使用安全。3.按需采购原则：根据卫生院实际工作需求，合理确定采购数量和品种，避免浪费。4.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和社会监督。5.成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购计划与预算管理（一）采购计划制定1.各科室应根据本科室工作任务、人员数量、防护需求等因素，定期（至少每季度一次）编制防护物资需求计划，详细列出所需物资的品种、规格、数量等信息。2.物资管理部门负责汇总各科室的需求计划，结合卫生院实际库存情况，进行综合分析和平衡，制定全院防护物资采购计划草案。3.采购计划草案应提交卫生院领导班子审核，经批准后作为正式采购计划下达执行。（二）采购预算编制1.物资管理部门根据采购计划，结合市场价格行情，编制防护物资采购预算草案。2.采购预算草案应明确各项采购物资的预计采购金额、资金来源等内容，并提交财务部门审核。3.财务部门根据卫生院财务状况和资金安排，对采购预算草案进行审核和调整，报卫生院领导班子批准后纳入年度财务预算。（三）采购计划与预算调整1.在采购计划执行过程中，如因工作任务变化、突发事件等原因导致防护物资需求发生重大变化，相关科室应及时向物资管理部门提出调整申请。2.物资管理部门根据实际情况对采购计划进行调整，并报卫生院领导班子审批。3.采购预算调整应按照卫生院财务管理制度的规定执行，经财务部门审核后报领导班子批准。三、供应商管理（一）供应商选择1.物资管理部门应建立合格供应商名录，选择具有合法经营资质、信誉良好、产品质量可靠的供应商作为防护物资采购的合作伙伴。2.对新供应商的选择，应进行严格的资质审查和实地考察，包括营业执照、生产许可证、产品注册证、质量认证文件、业绩情况等方面。3.优先选择通过质量管理体系认证（如ISO9001等）、环境管理体系认证（如ISO14001等）和职业健康安全管理体系认证（如OHSAS18001等）的供应商。（二）供应商评估与考核1.物资管理部门应定期（至少每年一次）对供应商进行评估与考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。2.建立供应商评估档案，记录供应商的评估结果和考核情况。对评估不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、限期整改等，直至取消其合格供应商资格。3.根据供应商评估与考核结果，对合格供应商进行分类管理，优先选择优质供应商进行合作。（三）供应商关系维护1.物资管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解产品质量、供应情况等信息，协调解决合作过程中出现的问题。2.定期组织供应商座谈会，听取供应商的意见和建议，共同探讨改进采购工作的措施和方法。3.对长期合作、表现优秀的供应商，可给予适当的奖励和优惠政策，以维护良好的合作关系。四、采购流程管理（一）采购申请1.各科室根据本科室防护物资需求情况，填写《防护物资采购申请表》，详细注明物资名称、规格、数量、需求日期等信息，并经科室负责人签字确认。2.《防护物资采购申请表》应提交物资管理部门审核，物资管理部门根据采购计划和库存情况进行审批。（二）采购审批1.物资管理部门对采购申请进行审核后，报卫生院分管领导审批。2.对于金额较大（具体金额标准由卫生院根据实际情况确定）或特殊的防护物资采购申请，需提交卫生院领导班子集体研究决定。（三）采购实施1.物资管理部门根据审批后的采购申请，选择合适的供应商进行采购。采购方式可包括招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等，具体采购方式应根据相关法律法规和卫生院实际情况确定。2.与供应商签订采购合同，明确物资的品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款，确保双方权益得到保障。3.采购人员应跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。（四）验收入库1.物资到货后，物资管理部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的品种、规格、数量、质量、包装等方面，确保与采购合同一致。2.验收合格的防护物资应及时办理入库手续，填写《防护物资入库单》，并录入库存管理系统。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，办理退换货等手续。3.物资管理部门应建立防护物资验收档案，记录验收过程和结果，以备查阅。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购人员应在采购审批通过后，及时与选定的供应商签订采购合同。合同文本应符合法律法规要求，条款明确、具体、完整。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的质量标准、价格、交货期、付款方式、售后服务等内容。3.采购合同签订后，应及时报物资管理部门和财务部门备案。（二）合同执行1.采购人员应跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。如发现供应商未能履行合同约定，应及时采取措施，追究其违约责任。2.物资管理部门应按照采购合同要求，对到货物资进行验收。如验收不合格，应及时通知采购人员与供应商协商解决，确保卫生院利益不受损失。3.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应审核物资验收情况和发票等相关凭证，确保付款依据充分、合规。（三）合同变更与终止1.在采购合同执行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购人员应及时与供应商协商，并签订书面变更协议。变更协议应报物资管理部门和财务部门备案。2.如采购合同因不可抗力或其他原因无法继续履行，采购人员应及时与供应商协商终止合同，并办理相关手续。合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理。3.物资管理部门应建立采购合同变更与终止档案，记录相关情况，以备查阅。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.物资管理部门应定期对防护物资采购过程中的风险进行识别与评估，包括市场风险、质量风险、供应风险、合同风险等方面。2.建立风险评估指标体系，采用定性与定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估。3.根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.针对市场风险，应加强市场调研和价格监测，及时掌握市场动态，合理安排采购时机和采购数量，降低采购成本。2.针对质量风险，应严格选择供应商，加强物资验收管理，确保采购物资质量符合国家标准和卫生院要求。同时，可要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺，对出现质量问题的物资及时进行处理。3.针对供应风险，应与供应商建立长期稳定的合作关系，签订供应保障协议，确保物资供应的连续性。同时，可建立应急物资储备机制，应对突发供应中断情况。4.针对合同风险，应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、条款明确。在合同执行过程中，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时解决，避免合同纠纷。（三）风险监控与预警1.建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施。3.对风险应对措施的执行效果进行评估，总结经验教训，不断完善风险管理制度和应对措施。七、采购监督与审计（一）内部监督1.卫生院内部审计部门应定期对防护物资采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否规范、采购资金使用是否合理等方面。2.物资管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的自我监督和管理，确保采购活动公开、公平、公正。3.鼓励全体职工对采购活动进行监督，对发现的违规行为及时向相关部门举报。（二）外部监督1.积极接受卫生行政部门、财政部门等相关部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.按照规定公开采购信息，接受社会监督，提高采购活动的透明度。（三）审计要求1.审计部门应制