乡卫生院采购管理制度

PAGE乡卫生院采购管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范乡卫生院采购行为，加强采购管理，确保采购活动合法、合规、公开、公正、透明，提高采购资金使用效益，保障卫生院医疗业务的正常开展，满足患者的医疗需求，促进卫生院的可持续发展。2.适用范围本制度适用于乡卫生院所有采购活动，包括医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保证供应商公平参与竞争。公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与投标，择优选取供应商。效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保所采购物资和服务符合医疗业务要求。二、采购组织与职责1.采购管理委员会组成：由卫生院领导、相关职能部门负责人、临床科室代表等组成。职责：审议采购管理制度、采购计划和采购预算。研究决定重大采购项目的采购方式、采购流程和中标供应商。监督采购活动的执行情况，协调处理采购过程中的重大问题。2.采购部门设置：根据卫生院实际情况，设立专门的采购部门或指定专人负责采购工作。职责：贯彻执行采购管理制度，负责具体采购业务的实施。编制采购计划，根据各部门需求和库存情况，合理安排采购时间和数量。收集、整理供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。组织采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商投标、开标、评标等工作。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。负责采购文件的整理、归档和保管工作。3.需求部门职责：根据医疗业务和工作需要，提出物资和服务的采购需求。参与采购项目的技术参数制定、评标标准确定等工作。协助采购部门进行供应商考察、验收等工作。三、采购预算管理1.预算编制采购部门应会同财务部门及相关需求部门，根据卫生院年度工作计划、业务发展需求和库存状况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并细化到季度或月度。采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购资金合理安排。2.预算执行采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报采购管理委员会审批。财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期进行分析和通报，确保采购资金专款专用。四、采购流程1.采购申请需求部门根据实际需要填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、申请理由等内容。采购申请表经部门负责人审核签字后，提交采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、可行性、预算合理性等进行审核。对于金额较小的常规采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大或重要的采购项目，报采购管理委员会审批。3.采购方式确定根据采购项目的特点、金额大小等因素，确定采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标应通过法定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商投标；邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书；竞争性谈判应与不少于三家供应商进行谈判；单一来源采购应符合法定情形并经批准；询价采购应向不少于三家供应商发出询价单。4.采购文件编制采购部门根据采购方式和项目需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判文件、询价单等）、采购需求、评标标准、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的技术要求、质量标准、交货时间、售后服务等内容，确保供应商能够准确理解采购需求。5.供应商选择与采购采购部门按照确定的采购方式，发布采购信息，邀请供应商参与投标或报价。对供应商的资格进行审查，确保其具备相应的生产经营资质和能力。组织开标、评标或谈判等活动，并按照评标标准或谈判结果确定中标供应商或成交供应商。向中标供应商或成交供应商发出中标通知书或成交通知书，并签订采购合同。6.合同签订与履行采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。需求部门应参与采购合同的验收工作，按照合同约定对采购物资和服务进行验收。7.采购验收采购物资到货后，采购部门应及时通知需求部门和质量控制部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物资的数量、质量、规格型号等进行检查验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，并按照合同约定追究供应商的违约责任。8.付款结算采购物资验收合格后，采购部门应根据合同约定，及时办理付款手续。财务部门应审核采购发票、验收报告等相关凭证，按照规定程序支付采购款项。对于分期付款的采购项目，应按照合同约定的付款期限和比例进行付款。五、供应商管理1.供应商准入采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件，包括营业执照、生产经营许可证、产品质量认证、信誉状况等。供应商应向采购部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购部门对供应商进行资格审查，符合条件的纳入供应商名录。2.供应商评估与考核采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、信誉状况等。可采用量化评分的方式对供应商进行评估，根据评估结果对供应商进行分级管理。根据供应商的考核情况，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、限期整改或淘汰。3.供应商档案管理采购部门应为每个供应商建立档案，记录供应商的基本信息、准入情况、评估考核结果、采购合同履行情况等内容。供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。六、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律法规风险等。2.风险评估对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，对风险进行分级管理，制定相应的风险应对措施。3.风险应对对于市场价格波动风险，可通过签订长期合同、套期保值等方式进行应对。对于供应商违约风险，应加强合同管理，明确违约责任，要求供应商提供履约保证金或采取其他担保措施。对于质量问题风险，应加强采购验收环节的管理，严格按照标准进行验收，要求供应商提供质量保证承诺。对于法律法规风险，应加强对采购人员的法律法规培训，确保采购活动合法合规。七、监督与审计1.内部监督卫生院内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购资金的使用效益等。采购管理委员会应加强对采购活动的监督，对重大采购项目进行全程跟踪监督。需求部门、财务部门等相关部门应按照职责分工，对采购活动进行监督，发现问题及