供应商评价及准入流程工具

供应商评价及准入流程工具指南一、适用场景与价值定位本工具适用于企业采购部门、供应链管理团队及供应商管理部门，用于系统化规范新供应商引入及现有供应商复评全流程。具体场景包括：企业首次寻找某类产品/服务供应商时需进行全面评估；现有供应商合作期满或合作过程中出现质量、交付等问题需复评；集团化企业统一各子公司供应商准入标准，避免管理差异。通过标准化流程，可提升供应商筛选效率、降低合作风险、保障采购质量，同时为供应商提供明确的准入指引，促进双方长期稳定合作。二、标准化操作流程指引步骤一：需求发起与资料准备操作主体：采购部门或需求部门（如生产部、项目部）关键动作：明确采购需求：清晰描述所需产品/服务的规格、技术标准、交付周期、数量、预算范围等核心要素，形成《采购需求说明书》。发起准入申请：填写《供应商准入申请表》，附《采购需求说明书》，经部门负责人*审批后启动供应商筛选流程。通知供应商提交资料：向潜在供应商发送《供应商资料清单》（含营业执照、相关行业资质证书、产品检验报告、质量体系认证、过往合作案例、企业简介、法定代表人证件号码明等），要求供应商在指定工作日内提交加盖公章的纸质版及电子版资料。步骤二：资质文件初审操作主体：采购专员+法务专员（可选）审核要点：合规性审核：核查营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖所需产品/服务；行业特殊资质（如食品生产许可证、医疗器械经营许可证等）是否齐全且在有效期内。真实性核验：通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道核实企业注册信息、经营异常、严重违法记录等；对供应商提供的认证证书（如ISO9001）与发证机构官网信息进行交叉验证。基本能力匹配：初步评估供应商的生产规模、产能、技术团队配置是否满足需求，过往案例是否与本次采购品类相关。输出结果：形成《供应商资质初审表》，明确“通过”“补充资料”“不通过”三种结论，对不通过的供应商需注明具体原因（如资质缺失、信息虚假等），并书面通知供应商。步骤三：现场考察（可选，适用于关键物料或高价值服务供应商）操作主体：采购经理+技术专家+质量工程师*考察内容：生产/服务环境：实地查看厂房布局、设备运行状况、仓储条件（温湿度控制、物料标识等）、安全环保措施是否符合行业标准。质量控制体系：检查质检流程、检测设备校准记录、不合格品处理机制，是否建立可追溯的质量档案（如原材料批次、生产过程记录、成品检验报告）。技术与研发能力：知晓核心技术团队背景、研发投入占比、专利技术情况，是否具备需求响应及问题快速解决能力。企业管理水平：访谈供应商负责人，知晓组织架构、供应链管理能力、财务状况（可通过征信报告辅助判断）、合作意愿及服务承诺。输出结果：形成《供应商现场考察报告》，附考察现场照片、访谈记录，明确考察结论（推荐/不推荐）及改进建议。步骤四：多维度综合评价操作主体：供应商评价小组（由采购、技术、质量、财务等部门人员组成）评价维度与权重（可根据行业调整）：评价维度权重评价标准质量保证能力30%质量体系认证情况、产品合格率、客诉处理及时性、质量改进措施有效性价格竞争力20%与市场均价对比、价格稳定性、付款条件合理性交付保障能力20%准时交付率、产能弹性、应急响应能力（如加急订单处理）服务配合度15%沟通效率、技术支持响应速度、问题解决满意度、售后服务主动性企业信誉15%商业信用记录（无重大违约、诉讼）、社会责任履行情况（如环保、纳税）操作方法：评价小组根据供应商提交的资料、现场考察报告及过往合作记录（如有），对照《供应商综合评价表》逐项打分（采用百分制，各项得分=权重×单项评分）。计算加权总分，确定供应商等级：A级（90分及以上）：优先合作，可分配较大订单份额；B级（70-89分）：可合作，需持续跟踪；C级（60-69分）：有条件合作，需限期整改并复评；60分以下：不建议合作。步骤五：准入决策与结果反馈操作主体：采购部门+分管领导*关键动作：汇总《供应商综合评价表》《资质初审表》《现场考察报告》等材料，形成《供应商准入评审报告》，提交采购委员会或分管领导审批。审批通过后，向供应商发送《准入通知函》，明确合作范围、协议模板（如《框架采购协议》）及后续对接流程；对未通过的供应商，书面反馈未通过原因（如综合评分不足、资质不符等），不透露具体评分细节。步骤六：建档与动态管理操作主体：采购档案管理员关键动作：为准入供应商建立唯一档案编号，归档所有准入资料（申请表、资质文件、评价报告、考察报告、审批文件等），保证资料完整可追溯。将供应商信息录入企业供应商管理系统，标注准入等级、合作有效期（通常为1-3年），并设置定期复评提醒。三、核心工具表格模板表1：供应商准入申请表申请部门申请日期申请编号采购需求描述（需详细说明产品/服务名称、规格型号、技术参数、预估数量、交付周期、预算金额等）需求部门负责人审批意见表2：供应商资质文件清单序号资料名称份数是否提供审核状态（通过/不通过）备注（如有效期、编号）1营业执照副本1□是□否2行业生产/经营许可证1□是□否3质量体系认证证书1□是□否（如ISO9001）………………表3：供应商现场考察评分表考察项目评分标准（1-5分）得分考察人员签字生产场地整洁度5分：布局合理、标识清晰、无杂物；3分：基本整洁但有改进空间；1分：混乱且存在安全隐患质量检测设备5分：设备齐全且在校准有效期内；3分：设备基本满足需求但部分需校准；1分：关键设备缺失表4：供应商综合评价表供应商名称评价日期评价小组评价维度权重单项评分（1-5分）质量保证能力30%价格竞争力20%………加权总分100%评价等级□A□B□C□D意见说明：四、关键风险控制与使用建议资料真实性核查：对供应商提供的核心资质（如专利证书、体系认证）必须通过官方渠道验证，避免虚假资料导致合作风险。评价标准统一性：不同供应商的评价需采用同一套评分标准，避免主观差异；对于主观评分项（如服务配合度），应由评价小组集体讨论确定分值。现场考察客观性：考察前需制定明确提纲，避免随意提问；考察过程应全程记录（照片/视频），关键信息（如设备型号、产能数据）需由供应商现场确认签字。动态管理机制：供应商合作期间，若出现重大质量问题（如批次不合格）、交付延迟（超期30%以上）或违法违规行为，需立即启动降级或清退