房地产项目合同管理规范手册

房地产项目合同管理规范手册第一章总则1.1目的与依据为规范房地产项目开发过程中的合同管理行为，明确各部门在合同管理中的职责，防范和控制合同风险，保障公司合法权益，提高项目经济效益，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合公司房地产项目开发实际情况，特制定本手册。1.2适用范围本手册适用于公司所有房地产开发项目（包括但不限于住宅、商业、办公等）从项目策划、土地获取、规划设计、工程建设、材料采购、营销推广、物业管理等各个阶段所涉及的各类合同的订立、履行、变更、解除、终止、纠纷处理及归档等管理活动。公司对外签署的各类协议、补充协议、备忘录、承诺书等具有合同性质的文件，均参照本手册执行。1.3基本原则房地产项目合同管理应遵循以下基本原则：1.合法性原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须符合国家法律法规及行业规范的要求。2.审慎性原则：合同谈判、评审、签署等环节应保持高度审慎，充分评估风险，维护公司权益。3.效益性原则：在合法合规的前提下，追求合同条款的最优配置，降低成本，提高效益，实现合作共赢。4.权责对等原则：明确合同管理各环节的责任部门和责任人，确保权责清晰、落实到位。5.全过程管理原则：对合同的策划、谈判、评审、签署、履行、变更、终止、归档等进行全过程跟踪与管控。第二章合同管理组织与职责2.1组织架构公司合同管理实行统一领导、分级负责、专业归口的管理体制。*公司领导层：负责审批重大合同、合同管理战略及重大合同纠纷的决策。*合同管理部门（通常为法务部或指定的综合管理部门）：作为合同管理的归口部门，负责合同管理制度的制定与修订、标准合同文本的拟定与推广、合同评审的组织与监督、合同纠纷的协调处理、合同管理培训及日常指导。*各业务部门：作为合同的发起部门和履行主体，负责本部门业务范围内合同的策划、谈判、起草（或提出需求）、履行跟踪、信息反馈及原始资料的收集与归档。*财务部门：负责合同款项支付的审核、资金安排及相关税务事宜。*审计部门：负责对合同管理的合规性、有效性进行审计监督。2.2主要职责2.2.1合同管理部门职责1.建立和完善公司合同管理体系，制定和修订合同管理相关制度及流程。2.组织编制和修订公司常用的标准合同文本，并监督其使用。3.对各业务部门提交的合同（特别是非标准合同、重大复杂合同）进行法律性审查，提出专业意见。4.组织或参与公司重大合同的谈判与评审。5.协助处理合同履行过程中发生的争议和纠纷，必要时参与诉讼或仲裁。6.负责合同专用章的管理和使用登记。7.组织开展合同管理培训，提供合同管理方面的咨询服务。8.负责公司合同台账的建立、维护及合同档案的统一管理（或指导业务部门进行规范归档）。2.2.2业务部门职责1.根据项目开发计划和业务需求，进行合同策划，提出合同订立申请。2.负责合同相对方的初步筛选、资质审查及背景调查。3.负责合同谈判的具体组织与实施，起草或填写合同草本（使用标准文本）。4.对合同的技术条款、商务条款的真实性、准确性和可行性负责。5.按照规定流程发起合同评审，并对评审意见进行落实和修改。6.负责合同的履行，跟踪合同相对方的履约情况，及时发现并上报履约异常。7.负责合同履行过程中的变更、签证、索赔等事项的处理与申报。8.收集、整理合同履行过程中的各类文件资料，并按要求及时归档。9.参与合同纠纷的协商处理。2.2.3财务部门职责1.对合同中的付款方式、金额、税务条款等财务相关内容进行审核。2.根据合同约定及履行情况，办理款项支付的审核与结算。3.负责合同相关的税务筹划与管理。4.配合提供合同履行的财务数据，为合同纠纷处理提供财务支持。第三章合同策划与准备3.1合同策划项目启动阶段，业务部门应根据项目开发目标、范围、进度和成本控制要求，进行合同策划。合同策划应明确以下内容：1.项目合同体系架构，包括合同分判的范围、界面划分及相互关系。2.各类型合同的订立时机、先后顺序。3.合同计价方式、付款条件的初步设想。4.主要合同风险的初步识别与应对思路。5.拟采用的合同文本类型（标准文本或非标准文本）。3.2合同相对方选择与审查业务部门是合同相对方选择与审查的责任主体，应遵循公平、公正、择优的原则，通过招标、竞争性谈判、询价等合规方式选择合作方。对合同相对方的审查应包括但不限于：1.主体资格：审查营业执照、资质证书、相关许可证明等，确保其合法存续且具备相应的履约能力。2.商业信誉：通过行业评价、过往合作经历、诉讼仲裁记录等方式了解其商业信誉。3.履约能力：审查其财务状况、技术实力、管理水平、类似项目业绩等。4.授权代表：审查签约代表的授权委托书及身份证明，确保其具有合法签约权限。5.对于重要的合作伙伴，应要求其提供必要的担保。3.3合同文本准备1.标准合同文本的使用：公司已制定标准合同文本的，应优先选用标准文本。使用时，应根据项目具体情况填写合同专用条款，并确保填写内容准确、完整、无歧义。2.非标准合同文本的拟定：对于无标准文本或因特殊情况确需采用非标准文本的，业务部门应根据项目需求和谈判情况拟定合同草本，或要求对方提供合同草案。合同草本应要素齐全、权利义务明确、违约责任清晰。3.合同附件：合同附件是合同不可分割的组成部分，主要包括但不限于：技术规范、工程量清单、图纸、报价单、廉洁协议、保密协议等。业务部门应确保附件的完整性和与主合同条款的一致性。第四章合同谈判与评审4.1合同谈判合同谈判是明确双方权利义务、防范风险的关键环节。业务部门应根据合同策划和初步审查结果，制定谈判策略，明确谈判底线和目标。1.谈判前应充分了解市场情况、对方情况及项目需求，准备好谈判所需的资料和文件。2.谈判过程中应坚持平等互利、公平公正的原则，重点关注合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任、解决争议方法等核心条款。3.对于重大或复杂的合同，合同管理部门应参与谈判，提供法律支持。4.谈判过程中应做好记录，对达成一致的内容及时整理并形成书面纪要。4.2合同评审所有对外签订的合同在正式签署前必须经过评审程序。合同评审是确保合同合法合规、技术可行、经济合理、风险可控的重要保障。1.评审发起：业务部门在合同谈判达成初步意向后，填写《合同评审表》，连同合同草本、相关附件、谈判纪要及其他必要资料，按规定路径提交评审。2.评审内容：*业务部门评审：对合同的必要性、技术可行性、商务条款的合理性、对方履约能力等进行审核。*财务部门评审：对合同价款、支付方式、税务处理、资金安排等财务相关条款进行审核。*合同管理部门评审：对合同的合法性、合规性、条款完整性、逻辑严谨性、权利义务对等性、违约责任明确性、争议解决方式有效性等进行法律审查。*其他相关部门评审：根据合同性质和内容，可能涉及设计、工程、成本、营销等其他部门的专业评审。3.评审流程：合同评审应按照预设的审批权限和流程进行。评审意见应书面记录，评审人员应对其意见负责。4.评审意见处理：业务部门应根据各评审部门提出的意见对合同草本进行修改完善。若对评审意见有异议，应与相关部门充分沟通协调；协调不成的，报上一级领导裁定。5.最终审批：经过修改完善并经所有相关部门评审通过的合同，按照公司授权权限报相应领导审批。重大合同需经公司最高决策层审批。第五章合同签署与备案5.1合同签署1.合同经最终审批通过后，由业务部门负责办理签署事宜。2.签署合同应使用公司全称，并加盖公司合同专用章。严禁使用行政公章代替合同专用章签署合同。3.合同专用章由合同管理部门专人保管和使用，使用前需履行审批手续，做好用印登记。4.签署人应为公司法定代表人或其授权委托的代理人。授权委托代理人签署合同的，应出具合法有效的《授权委托书》。5.合同文本应使用不易褪色的墨水打印或书写，字迹清晰、无涂改。如有修改，应经双方签字盖章确认。6.合同一式多份的，各份文本内容应完全一致。5.2合同备案与分发1.合同签署后，业务部门应在规定时间内将合同正本（或副本）及相关附件提交合同管理部门备案。2.合同管理部门应建立合同台账，对合同的基本信息（合同编号、名称、签订方、标的、金额、履行期限等）进行登记。3.业务部门负责将签署后的合同按需要分发给合同履行相关部门（如财务部门、项目实施部门等），并办理分发登记。第六章合同履行与跟踪6.1合同交底合同签署后，业务部门应组织合同履行相关人员进行合同交底，确保相关人员理解合同主要条款、各自的权利义务、履行要点及风险防范措施。合同交底可采用会议、书面等形式。6.2履约跟踪业务部门是合同履行跟踪的第一责任人，应建立合同履行跟踪机制，动态掌握合同履行情况。1.定期检查合同相对方的履约行为，包括进度、质量、安全、服务等是否符合合同约定。2.及时收集和保存履约过程中的各类凭证，如验收单、签证单、付款凭证、往来函件等。3.对合同履行过程中出现的异常情况（如对方违约、不可抗力等），应及时分析原因，并采取相应措施，同时向公司领导及合同管理部门报告。4.财务部门应根据合同约定和履行情况，严格审核各项款项的支付。6.3合同变更与解除1.合同变更：在合同履行过程中，因客观情况发生变化确需变更合同内容的，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议的订立程序参照原合同的评审和签署程序执行。2.合同解除：符合合同约定解除条件或法定解除条件的，经公司审批后，可与对方协商解除合同，或通过法定程序解除合同。合同解除应签订书面解除协议，明确善后事宜处理。6.4合同签证与索赔1.签证管理：因设计变更、现场条件变化等原因导致工程量增减或工期调整的，业务部门应按照合同约定及时办理签证手续，明确调整的内容、数量、价格及工期影响，并由双方签字盖章确认。2.索赔管理：*当对方发生违约行为或出现不可抗力等情形，导致公司权益受损时，业务部门应在合同约定的时效内，及时收集证据，向对方提出索赔要求。*当对方提出索赔时，业务部门应认真核实索赔依据和金额，根据合同约定和事实情况进行抗辩或协商处理，并及时向合同管理部门报告。第七章合同纠纷处理7.1纠纷预防合同管理各环节均应树立风险防范意识，通过规范的合同策划、严格的相对方审查、严谨的合同条款、有效的履约跟踪，最大限度预防合同纠纷的发生。7.2纠纷处理1.合同履行过程中发生争议或纠纷时，业务部门应首先尝试与对方友好协商解决，争取达成和解协议。2.协商不成的，应根据合同约定的争议解决方式（调解、仲裁或诉讼）处理。3.在纠纷处理过程中，业务部门应及时收集、整理与纠纷相关的所有证据材料，并向合同管理部门报告。合同管理部门应提供法律支持，必要时可外聘专业律师协助处理。4.纠纷处理结果应及时归档。第八章合同收尾与归档8.1合同收尾1.当合同约定的权利义务全部履行完毕，或合同解除、终止后，业务部门应进行合同收尾工作，包括最终结算、资料核对、遗留问题处理等。2.合同收尾后，业务部门应填写《合同履行情况总结表》，对合同履行情况、经验教训进行总结。8.2合同归档合同归档是合同管理的最后环节，也是知识管理和风险追溯的重要依据。1.合同履行完毕或终止后，业务部门应将合同文本（包括正本、副本及所有附件）、评审文件、谈判记录、签署文件、履约过程中的各类凭证（如支付凭证、验收报告、签证单、变更协议、往来函件等）、纠纷处理文件、履行总结等所有相关资料整理成册。2.按照公司档案管理规定，在规定时间内将整理好的合同档案移交合同管理部门（或公司档案室）统一归档。3.合同档案的保管期限应符合国家及公司相关规定。第九章合同信息管理与保密9.1合同信息管理1.合同管理部门应建立健全合同信息管理系统（或电子台账），对合同的基本信息、评审过程、履行情况、变更情况、纠纷情况等进行记录和管理。2.各业务部门应配合合同管理部门及时更新合同信息，确保信息的准确性和完整性。3.合同信息应定期进行统计分析，为公司经营决策提供支持。9.2保密管理合同及相关资料属于公司商业秘密的，相关部门和人员应严格遵守公司保密规定，不得泄露合同内容及相关信息。未经授权，不得擅自复制、摘抄、传播合同文件。第十章监督与考核10.1监督检查合同管理部门及审计部门应定期或不定期对公司各部门的合同管理情况进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同评审的规范性、合同履行的严肃性、合同档案的完整性等。对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。10.2考核评价公司应将合同管理工作纳入相关部门和人员的绩效考核体系。对在合同管理工作中表现突出、有效防