（2025年版）行政管理低值易耗品管理质量体系要素指南

（2025年版）行政管理低值易耗品管理质量体系要素指南目的行政管理低值易耗品管理质量体系要素指南旨在为组织提供一套系统、科学、规范的低值易耗品管理方法，确保低值易耗品的采购、使用、保管和处置等环节得到有效控制，提高资源利用效率，降低管理成本，保障组织各项工作的正常开展。通过建立和完善该质量体系，使组织能够更好地满足内部管理需求，提升整体管理水平。前置条件组织架构与人员配置1.成立低值易耗品管理小组，明确小组成员的职责和分工。小组成员应包括采购人员、仓库管理人员、财务人员以及各使用部门的代表。2.对相关人员进行专业培训，使其熟悉低值易耗品管理的流程和要求，掌握必要的管理技能和方法。制度与流程建设1.制定完善的低值易耗品管理制度，明确采购、验收、入库、保管、发放、使用、盘点和处置等各个环节的操作规范和工作流程。2.建立健全的审批机制，对低值易耗品的采购计划、使用申请、报废处理等进行严格审批，确保各项工作符合规定。基础设施与设备1.设立专门的低值易耗品仓库，配备必要的仓储设备，如货架、货柜、搬运工具等，确保低值易耗品能够得到妥善保管。2.建立低值易耗品管理信息系统，实现对低值易耗品的信息化管理，提高管理效率和准确性。详细步骤采购管理1.需求分析与计划制定各使用部门根据工作实际需要，定期（如每月或每季度）提交低值易耗品需求申请表，详细说明所需物品的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。采购人员对各部门提交的需求申请表进行汇总和分析，结合库存情况和历史采购数据，制定低值易耗品采购计划。采购计划应包括采购物品的明细、预算金额、采购时间等内容，并报相关领导审批。2.供应商选择与评估建立合格供应商名单，对供应商的信誉、产品质量、价格、交货期、售后服务等方面进行综合评估。评估方式可以包括实地考察、查阅资料、与供应商沟通等。定期对供应商进行重新评估，淘汰不符合要求的供应商，补充新的优质供应商。一般每年至少进行一次全面评估。3.采购实施与合同签订根据审批通过的采购计划，采购人员选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，应严格按照规定的价格、质量和交货期等要求与供应商进行洽谈。对于一定金额以上（如5000元）的采购项目，应签订采购合同。合同中应明确双方的权利和义务，包括物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等内容。4.采购验收低值易耗品到货后，仓库管理人员应会同使用部门人员和采购人员共同进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、型号、质量等是否与采购合同和采购计划一致。对于需要检验的物品，应按照相关标准和规定进行检验。如发现物品存在质量问题或与合同不符，应及时与供应商联系，要求退换货或采取其他补救措施。验收合格后，仓库管理人员应填写验收单，相关人员签字确认。入库管理1.入库登记仓库管理人员根据验收单，将低值易耗品的相关信息录入低值易耗品管理信息系统，包括物品名称、规格、型号、数量、单价、入库时间、供应商等。同时，在仓库的实物账上进行登记，确保账物相符。2.分类存放根据低值易耗品的性质、用途、规格等进行分类存放，便于管理和查找。例如，可以将低值易耗品分为办公用品、劳保用品、工具器具等几大类，每类再细分若干小类。对不同类别的低值易耗品应设置明显的标识牌，标明物品的名称、规格、存放位置等信息。3.库存盘点定期（如每月或每季度）对低值易耗品进行库存盘点，确保账物相符。盘点内容包括物品的数量、质量、存放位置等。盘点结束后，应编制库存盘点报告，对盘点结果进行分析。如发现账物不符的情况，应查明原因，并及时进行调整。保管管理1.保管环境要求低值易耗品仓库应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合物品的保管要求。对于一些特殊的低值易耗品，如易燃易爆物品、有毒有害物品等，应按照相关规定进行专门存放，并采取相应的安全防护措施。仓库内应设置防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保物品的安全。2.物品保护措施对于易损、易碎的低值易耗品，应采取相应的保护措施，如包装、垫衬等，防止物品损坏。定期对低值易耗品进行检查和维护，及时发现和处理物品存在的问题。例如，对于工具器具类物品，应定期进行清洁、校准和保养。发放管理1.使用申请各使用部门需要领用低值易耗品时，应填写低值易耗品领用申请表，注明领用物品的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人审批。对于一些贵重或限量供应的低值易耗品，还需要报相关领导进行二次审批。2.发放审批仓库管理人员收到领用申请表后，应根据审批权限进行审核。审核内容包括领用申请是否符合规定、库存是否充足等。对于符合要求的领用申请，仓库管理人员应及时办理发放手续；对于不符合要求的领用申请，应及时与申请部门沟通，说明原因。3.物品发放仓库管理人员按照领用申请表上的信息，从库存中取出相应的低值易耗品，并与领用人员当面核对物品的名称、规格、型号、数量等。领用人员确认无误后，在发放登记表上签字确认。仓库管理人员应及时更新库存信息，确保账物相符。使用管理1.使用培训与指导各使用部门应组织对员工进行低值易耗品使用方法和注意事项的培训，使员工能够正确使用和维护低值易耗品。对于一些复杂的工具器具或设备，应安排专业人员进行操作指导。2.使用监督与考核建立低值易耗品使用监督机制，定期对各部门和员工使用低值易耗品的情况进行检查。检查内容包括物品的使用是否合理、是否存在浪费现象、是否按照规定进行维护和保养等。将低值易耗品的使用情况纳入部门和员工的绩效考核体系，对使用合理、节约资源的部门和员工进行奖励，对浪费严重、违规使用的部门和员工进行处罚。处置管理1.报废鉴定当低值易耗品出现损坏、老化、过期等情况，无法继续使用时，使用部门应填写低值易耗品报废申请表，注明报废物品的名称、规格、型号、数量、购置时间、报废原因等信息，并组织相关人员进行鉴定。鉴定人员应根据物品的实际情况，判断是否符合报废条件。对于符合报废条件的物品，应在报废申请表上签字确认。2.报废审批报废申请表经使用部门负责人审批后，报相关领导进行二次审批。对于一些价值较高或批量报废的低值易耗品，还需要经过财务部门和审计部门的审核。3.报废处理经审批同意报废的低值易耗品，应按照相关规定进行处理。对于一些可回收利用的物品，应进行回收处理；对于一些无法回收利用的物品，应按照环保要求进行妥善处置。仓库管理人员应及时办理报废物品的出库手续，并更新库存信息。常见问题与排错提示采购环节1.问题：供应商交货延迟。排错提示：在采购合同中明确交货期和违约责任，对于延迟交货的供应商按照合同进行处罚。提前与供应商沟通，了解生产进度和交货情况，及时协调解决可能出现的问题。2.问题：采购物品质量不符。排错提示：加强对供应商的评估和管理，选择信誉好、产品质量可靠的供应商。在采购合同中明确质量标准和验收方式，到货后严格按照标准进行验收。对于质量不符的物品，及时与供应商联系退换货或采取其他补救措施。入库环节1.问题：入库信息录入错误。排错提示：加强对仓库管理人员的培训，提高其业务水平和责任心。建立录入信息审核机制，对录入的信息进行二次审核，确保信息的准确性。2.问题：账物不符。排错提示：定期进行库存盘点，及时发现和解决账物不符的问题。对盘点结果进行分析，查找原因，如是否存在入库、出库未及时记账，物品被盗、损坏等情况，并采取相应的措施进行调整。发放环节1.问题：领用申请审核不严格。排错提示：完善领用申请审核制度，明确审核标准和审批权限。加强对审核人员的培训，提高其审核能力和责任心。对违规审批的行为进行严肃处理。2.问题：发放数量与申请数量不符。排错提示：仓库管理人员在发放物品时，应认真核对领用申请表上的信息，确保发放数量与申请数量一致。如因库存不足等原因需要调整发放数量，应及时与申请部门沟通并取得同意。使用环节1.问题：员工浪费低值易耗品。排错提示：加强对员工的教育和培训，提高其节约意识。建立低值易耗品使用定额制度，对各部门和员工的使用量进行考核和控制。对浪费严重的行为进行曝光和处罚。2.问题：物品使用不当导致损坏。排错提示：加强对员工的使用培训和指导，使员工掌握正确的使用方法和注意事项。建立物品使用监督机制，及时发现和纠正员工的不当使用行为。对因使用不当导致物品损坏的员工，要求其承担相应的赔偿责任。处置环节1.问题：报废鉴定不规范。排错提示