IT设备采购维护管理制度

IT设备采购维护管理制度一、总则为了规范公司IT设备的采购与维护管理，提高IT设备的使用效率，保障公司业务的正常开展，降低IT设备的采购和维护成本，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有IT设备的采购、使用、维护和报废等管理工作。二、IT设备定义及分类（一）定义IT设备是指用于信息处理、存储、传输和通信等功能的硬件设备和相关软件，是公司信息化建设的重要组成部分。（二）分类1.办公设备计算机：包括台式计算机、笔记本电脑等，用于日常办公操作，如文档处理、数据统计、邮件收发等。打印机：涵盖激光打印机、喷墨打印机、针式打印机等，用于打印各类文件、报表、票据等。复印机：用于文件的复印工作，提高文件复制效率。传真机：实现远程文件传输，在一些商务往来中仍有一定的使用需求。扫描仪：可将纸质文件转换为电子文档，方便存储和传输。2.网络设备路由器：负责网络连接和数据转发，实现公司内部网络与外部网络的互联互通。交换机：用于局域网内设备之间的通信，提供高速的数据交换服务。防火墙：保护公司网络安全，防止外部网络的非法入侵和攻击。无线接入点：提供无线网络覆盖，方便员工使用移动设备接入公司网络。3.服务器设备文件服务器：存储和管理公司的共享文件，方便员工访问和共享数据。数据库服务器：用于存储和管理公司的业务数据，支持各类业务系统的运行。应用服务器：运行公司的各类应用程序，为员工提供业务服务。4.其他设备视频会议设备：包括摄像头、麦克风、音响等，用于远程视频会议，实现跨地域的沟通和协作。移动存储设备：如U盘、移动硬盘等，用于数据的临时存储和转移。三、IT设备采购管理（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，在每季度末提交下一季度的IT设备采购需求申请。申请应详细说明所需设备的名称、型号、数量、配置要求、用途及预计使用时间等信息。2.对于紧急采购需求，相关部门应填写《紧急采购申请表》，说明紧急采购的原因和预计到货时间，并经部门负责人和分管领导审批后提交给IT部门。（二）需求审核1.IT部门收到采购需求申请后，应在3个工作日内对需求的合理性、可行性进行审核。审核内容包括设备是否符合公司的信息化建设规划、是否有可替代的现有设备、设备的配置是否满足工作需求等。2.对于不符合要求的采购需求，IT部门应及时与申请部门沟通，说明原因并提出修改建议。对于符合要求的采购需求，IT部门应汇总整理后提交给财务部门进行预算审核。（三）预算审核1.财务部门收到IT部门提交的采购需求汇总表后，应在2个工作日内对采购预算进行审核。审核内容包括采购金额是否在预算范围内、是否有足够的资金支持采购等。2.对于超出预算的采购需求，财务部门应与IT部门和申请部门协商，提出调整方案或建议。对于预算审核通过的采购需求，财务部门应在采购需求汇总表上签字确认。（四）采购审批1.经过需求审核和预算审核通过的采购需求，由IT部门填写《采购申请表》，并附上采购需求申请、预算审核意见等相关材料，提交给公司领导进行审批。2.公司领导应在3个工作日内对采购申请进行审批。对于金额较大或重要的采购项目，公司领导可组织相关部门进行专题讨论和决策。（五）供应商选择1.IT部门应建立合格供应商数据库，定期对供应商进行评估和筛选。在选择供应商时，应综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素。2.对于金额较大的采购项目，应采用招标或竞争性谈判的方式选择供应商。招标或竞争性谈判应按照公司的相关规定和流程进行，确保采购过程的公平、公正、公开。（六）采购合同签订1.确定供应商后，IT部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确设备的名称、型号、数量、配置、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应经公司法务部门审核，确保合同的合法性和有效性。合同签订后，IT部门应将合同副本分别送财务部门和档案管理部门备案。（七）采购验收1.设备到货后，IT部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括设备的数量、型号、配置、外观等是否与合同一致，设备是否能正常运行等。2.对于验收合格的设备，IT部门应填写《设备验收单》，并由验收人员签字确认。对于验收不合格的设备，IT部门应及时与供应商联系，要求供应商进行更换或处理。四、IT设备使用管理（一）设备分配与登记1.IT部门应根据各部门的工作需求和设备使用情况，合理分配IT设备。设备分配应遵循“按需分配、合理使用”的原则，确保设备的使用效率。2.IT部门应对分配给各部门的IT设备进行登记，建立设备台账。设备台账应包括设备名称、型号、编号、购置日期、使用部门、使用人等信息。（二）设备使用培训1.对于新购置的IT设备或新安装的软件系统，IT部门应组织相关人员进行使用培训。培训内容包括设备的基本操作、软件的功能使用、安全注意事项等。2.培训方式可采用集中培训、在线培训、现场指导等多种形式，确保员工能够正确使用设备和软件。（三）设备使用规范1.员工应严格按照设备的使用说明书和操作规程使用IT设备，不得擅自更改设备的配置和参数。2.员工不得在IT设备上安装与工作无关的软件和游戏，不得利用IT设备从事违法违规活动。3.员工应定期对IT设备进行清洁和保养，保持设备的外观整洁和正常运行。（四）设备借用管理1.员工因工作需要借用IT设备时，应填写《设备借用申请表》，经部门负责人审批后到IT部门办理借用手续。2.借用设备的员工应妥善保管设备，不得将设备转借他人。借用期满后，应及时归还设备，并经IT部门检查确认设备完好无损。五、IT设备维护管理（一）日常维护1.员工应每天对自己使用的IT设备进行日常检查，包括设备的电源、网络连接、运行状态等。如发现设备异常，应及时向IT部门报告。2.IT部门应定期对公司的IT设备进行巡检，检查设备的运行状况、硬件连接、软件安装等情况。巡检周期为每周一次，巡检内容应记录在《设备巡检记录表》中。（二）故障维修1.当IT设备出现故障时，使用人员应及时向IT部门报修。报修时应详细描述故障现象、发生时间、设备名称等信息。2.IT部门接到报修后，应在1个工作日内响应，并安排技术人员进行故障排查和维修。对于简单故障，应在2个工作日内修复；对于复杂故障，应及时与供应商联系，协调解决问题，并向使用部门说明维修进度和预计修复时间。3.维修结束后，IT部门应填写《设备维修记录表》，记录故障现象、维修过程、更换的零部件等信息。（三）软件维护1.IT部门应定期对公司的软件系统进行更新和升级，确保软件的安全性和稳定性。软件更新和升级计划应提前通知使用部门，并在非工作时间进行操作，尽量减少对业务的影响。2.员工在使用软件过程中如发现软件问题或需要新增功能，应及时向IT部门反馈。IT部门应根据实际情况进行处理，如需开发新功能或进行定制化开发，应按照公司的项目管理流程进行。（四）数据备份与恢复1.IT部门应制定数据备份策略，定期对公司的重要数据进行备份。备份数据应存储在不同的物理介质和地点，以防止数据丢失。2.数据备份周期根据数据的重要性和变化频率确定，一般为每天、每周或每月一次。备份数据应进行定期检查和测试，确保数据的可恢复性。3.当发生数据丢失或损坏时，IT部门应及时使用备份数据进行恢复。恢复过程应严格按照数据恢复方案进行操作，确保数据的完整性和准确性。六、IT设备安全管理（一）网络安全1.IT部门应建立健全网络安全管理制度，加强网络安全防护措施。包括安装防火墙、入侵检测系统、杀毒软件等，防止外部网络的攻击和病毒感染。2.员工应遵守公司的网络安全规定，不得随意访问不安全的网站，不得在公司网络中使用未经授权的设备和软件。（二）数据安全1.公司应制定数据安全策略，明确数据的访问权限和保密级别。员工应严格按照数据安全策略访问和使用公司的数据，不得泄露公司的机密信息。2.IT部门应加强对数据的加密和存储管理，确保数据的安全性和完整性。对于敏感数据，应采用加密技术进行处理。（三）设备安全1.员工应妥善保管自己使用的IT设备，不得将设备随意放置在无人看管的地方。对于重要设备，应采取必要的物理防护措施，如安装防盗锁、监控摄像头等。2.IT部门应定期对设备的安全状况进行检查，发现安全隐患及时处理。七、IT设备报废管理（一）报废标准1.设备达到规定的使用年限，且性能严重下降，无法满足工作需求。2.设备因故障无法修复或修复成本过高，不具有维修价值。3.设备因技术更新换代，已被淘汰，无法继续使用。（二）报废申请1.当IT设备符合报废标准时，使用部门应填写《设备报废申请表》，说明设备的名称、型号、购置日期、报废原因等信息，并经部门负责人审批后提交给IT部门。2.IT部门收到报废申请后，应组织相关人员对设备进行鉴定，确认设备是否符合报废标准。对于符合报废标准的设备，IT部门应在《设备报废申请表》上签字确认，并提交给财务部门进行资产核销。（三）报废处理1.经批准报废的IT设备，由IT部门负责统一处理。处理方式包括捐赠、出售、拆解等。2.对于涉及公司机密信息的设备，在报废处理前，应先对设备中的数据进行彻底清除，防止数据泄露。3.报废设备处理后，IT部门应填写《设备报废处理记录表》，记录设备的处理方式、处理时间、处理收入等信息，并将相关资料送财务部门和档案管理部门备案。八、监督与考核（一）监督检查1.公司应成立IT设备管理监督小组，定期对IT设备的采购、使用、维护和报废等管理工作进行监督检查。监督检查内容包括制度执行情况、设备管理台账、设备使用状况等。2.监督检查周期为每半年一次，检查结果应形成书面报告，提交给公司领导。对于发现的问题，应及时提出整改