学校采购内控管理办法

学校采购内控管理办法一、总则1.为了加强学校采购活动的内部控制，规范采购行为，提高采购资金的使用效益，促进学校各项事业的发展，根据国家有关法律法规和学校的实际情况，制定本办法。2.本办法适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自筹资金等进行的采购活动。3.学校采购活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，严格执行国家和学校的有关规定，确保采购工作的合法性、规范性和有效性。二、采购组织机构及职责1.成立学校采购工作领导小组，负责学校采购工作的领导和决策。领导小组组长由学校分管领导担任，成员包括财务处、审计处、资产处、使用部门等相关单位负责人。2.财务处负责采购资金的预算安排、资金支付和财务管理。3.审计处负责对采购活动进行审计监督，查处采购活动中的违规违纪行为。4.资产处作为学校采购工作的归口管理部门，负责采购计划的汇总、审核，采购项目的组织实施，采购合同的签订、履行和验收，以及采购档案的管理等工作。5.使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的论证、验收等工作。三、采购预算管理1.学校各部门、各单位应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合本部门实际需要，编制采购预算。采购预算应当包括采购项目的名称、数量、预算金额、资金来源、采购方式等内容。2.财务处负责对各部门、各单位报送的采购预算进行审核汇总，报学校采购工作领导小组审批后，纳入学校年度预算。3.采购预算一经批准，原则上不得调整。确需调整的，应当按照规定的程序办理。四、采购方式及适用范围1.学校采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标是学校采购的主要方式。采购金额达到规定标准以上的货物、工程和服务项目，应当采用公开招标方式采购。3.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。4.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。5.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。6.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序1.采购申请使用部门根据采购预算和实际需求，填写《采购申请表》，经部门负责人签字并加盖部门公章后，报资产处。资产处对采购申请进行审核，对于不符合采购预算或采购政策的申请，退回使用部门修改或补充。2.采购论证对于重大采购项目，资产处应当组织相关部门和专家进行采购论证，形成论证报告。论证报告应当包括采购项目的必要性、可行性、技术要求、预算金额等内容。采购论证应当遵循科学、合理、公正、公平的原则，充分考虑学校的发展规划、教学科研需要、资金使用效益等因素。3.采购审批资产处根据采购申请和论证报告，按照学校规定的审批权限，报学校领导审批。审批通过后，资产处根据采购项目的性质和金额，确定采购方式，并组织实施采购活动。4.采购实施资产处根据确定的采购方式，按照国家和学校的有关规定，组织开展采购活动。采购活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，严格执行采购程序和采购纪律。在采购过程中，应当加强与供应商的沟通和协调，及时解决采购过程中出现的问题。5.合同签订采购项目确定供应商后，资产处应当按照学校合同管理的有关规定，与供应商签订采购合同。采购合同应当明确双方的权利和义务、采购项目的名称、数量、质量、价格、交货时间、地点、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订前，应当经过学校法律事务部门的审核。6.验收与付款采购项目到货后，使用部门应当及时组织验收。验收应当按照采购合同的约定，对采购项目的数量、质量、规格、型号等进行检验和核对。验收合格后，填写《验收报告》，经使用部门负责人签字并加盖部门公章后，报资产处。资产处对验收报告进行审核，审核通过后，按照采购合同的约定办理付款手续。六、监督检查1.学校采购工作领导小组应当定期对学校采购工作进行检查和指导，及时发现和解决采购工作中存在的问题。2.审计处应当加强对采购活动的审计监督，重点审计采购预算的执行情况、采购程序的合法性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等。3.财务处应当加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金的安全、合理使用。4.资产处应当加强对采购工作的内部管理和监督，建立健全采购工