办公楼卫生用品管理制度

PAGE办公楼卫生用品管理制度一、总则（一）目的为了加强办公楼卫生用品的管理，确保卫生用品的合理使用、充足供应以及环境卫生的维护，特制定本管理制度。本制度旨在规范公司办公楼内卫生用品的采购、存储、发放、使用及回收等环节，提高办公区域的卫生质量，营造整洁、舒适的办公环境，保障员工的健康与工作效率。（二）适用范围本制度适用于公司办公楼内所有部门及员工，包括办公区域、公共区域（如走廊、楼梯、电梯间、卫生间等）以及附属设施（如茶水间、会议室等）所使用的各类卫生用品。（三）基本原则1.按需供应原则：根据办公楼的实际使用情况和卫生需求，合理确定卫生用品的种类和数量，确保供应充足且不造成浪费。2.规范管理原则：严格按照相关法律法规和行业标准，对卫生用品的采购、存储、发放、使用及回收等环节进行规范化管理，确保各项操作合法合规。3.节约环保原则：倡导员工节约使用卫生用品，减少不必要的消耗，同时推广环保型卫生用品的使用，降低对环境的影响。4.责任明确原则：明确各部门及相关人员在卫生用品管理中的职责，做到责任到人，确保管理制度的有效执行。二、职责分工（一）行政管理部门1.负责制定和完善办公楼卫生用品管理制度，并监督制度的执行情况。2.根据办公楼的实际需求，编制卫生用品年度采购计划，经审批后组织实施采购工作。3.负责与供应商进行沟通协调，签订采购合同，并对采购过程进行监督和管理。4.定期对办公楼卫生用品的库存进行盘点，确保账实相符，并根据盘点结果及时调整库存数量。5.负责卫生用品的发放工作，根据各部门的需求进行合理分配，并做好发放记录。6.对各部门卫生用品的使用情况进行监督检查，及时发现和纠正浪费等不合理使用行为。（二）各部门1.负责本部门办公区域内卫生用品的领用、保管和使用，并指定专人负责卫生用品的管理工作。2.教育和引导本部门员工正确使用卫生用品，倡导节约意识，避免浪费现象的发生。3.定期对本部门办公区域的卫生状况进行检查，及时向行政管理部门反馈卫生用品的需求情况。4.配合行政管理部门做好卫生用品的盘点工作，提供真实准确的使用数据。（三）财务部门1.负责审核卫生用品采购计划和费用预算，确保费用支出合理合规。2.对卫生用品的采购费用进行核算和报销，严格按照财务制度进行账务处理。3.定期对卫生用品的费用支出情况进行分析，为成本控制提供数据支持。三、采购管理（一）采购计划1.行政管理部门应于每年年底前，根据办公楼的实际使用情况、员工数量变化以及卫生标准要求，编制下一年度的卫生用品采购计划。采购计划应详细列出各类卫生用品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.采购计划编制完成后，需提交公司管理层进行审批。审批通过后的采购计划作为年度采购工作的依据，不得随意变更。如因特殊情况需要调整采购计划，应提前向管理层提交书面申请，说明调整原因及调整内容，经批准后方可实施。（二）供应商选择1.行政管理部门应通过多种渠道收集卫生用品供应商信息，如网络搜索、行业推荐、实地考察等，建立供应商名录。2.对供应商进行评估和筛选，评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理且售后服务完善的供应商。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。合同签订后，应严格按照合同约定执行。（三）采购流程1.根据审批后的采购计划，行政管理部门向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确采购的卫生用品名称、规格、数量、交货时间、交货地点等详细信息。2.供应商收到采购订单后，应按照订单要求及时组织生产和发货。行政管理部门应跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。3.卫生用品到货后，行政管理部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括产品的数量、规格、质量等方面。如发现产品存在质量问题或数量不符等情况，应及时与供应商沟通协商解决。4.验收合格的卫生用品，行政管理部门应办理入库手续，并填写入库单。入库单应详细记录卫生用品的名称、规格、数量、入库时间等信息。四、存储管理（一）存储地点1.设立专门的卫生用品仓库，用于存放各类卫生用品。仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保卫生用品的质量不受影响。2.仓库应划分不同的区域，分别存放不同种类的卫生用品，如卫生纸、洗手液、洗洁精、垃圾袋等，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。（二）库存管理1.仓库管理人员应建立卫生用品库存台账，详细记录卫生用品的出入库情况，包括日期、名称、规格、数量、领用部门等信息。库存台账应定期进行核对，确保账实相符。2.按照卫生用品的类别和保质期，对库存进行分类存放和管理。对于有保质期要求的卫生用品，应遵循先进先出的原则，确保在保质期内使用。3.定期对卫生用品的库存进行盘点，盘点周期为每季度一次。盘点工作由行政管理部门组织，仓库管理人员及各部门卫生用品管理人员共同参与。盘点结束后，应编制盘点报告，对盘盈盘亏情况进行分析说明，并提出处理意见。（三）存储要求1.卫生用品应存放在货架或货柜上，避免直接接触地面，防止受潮损坏。2.仓库内要保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止虫害和鼠害。3.对于易燃易爆的卫生用品（如酒精等），应按照相关规定进行单独存放，并设置明显的警示标识，确保存储安全。五、发放管理（一）发放原则1.按照各部门的实际需求进行发放，确保卫生用品能够满足办公区域的卫生清洁工作需要。2.实行定量发放制度，根据不同类型的卫生用品和使用场景，制定合理的发放标准。各部门应在标准范围内领用卫生用品，不得超量领取。（二）发放流程1.各部门指定的卫生用品管理人员应定期填写卫生用品领用申请表，注明所需卫生用品的名称、规格、数量等信息，并提交至行政管理部门。2.行政管理部门收到领用申请表后，应根据库存情况进行审核。如库存充足，应及时办理发放手续；如库存不足，应告知领用部门，并说明预计补货时间。3.经审核通过的领用申请表，行政管理部门应安排仓库管理人员进行发放。发放时，仓库管理人员应按照申请表上的信息进行核对发放，并填写发放记录，包括日期、领用部门、卫生用品名称、规格、数量、领用人等信息。4.领用人领取卫生用品后，应在发放记录上签字确认。（三）特殊情况处理1.如遇特殊情况（如大型会议、活动等）需要额外领用卫生用品，领用部门应提前向行政管理部门提交书面申请，说明领用原因、所需卫生用品的种类和数量等信息。行政管理部门应根据实际情况进行审批，并及时安排发放。2.对于因工作调动等原因导致部门卫生用品需求发生变化的情况，行政管理部门应及时调整发放标准，并做好相关记录。六、使用管理（一）使用规范1.员工应按照卫生用品的使用说明正确使用各类卫生用品，不得随意改变使用方法或用途。2.在卫生间、茶水间等公共区域使用卫生用品后，应将其放置在指定的位置，不得乱扔乱放，保持环境整洁。3.各部门应教育员工养成节约使用卫生用品的习惯，避免浪费。如发现有浪费行为，应及时进行制止和纠正。（二）监督检查1.行政管理部门应定期对办公楼各区域的卫生状况进行检查，重点检查卫生用品的使用情况。检查内容包括卫生用品是否摆放整齐、是否存在浪费现象、使用后的环境卫生是否达标等方面。2.对于检查中发现的问题，行政管理部门应及时向相关部门或人员发出整改通知，要求限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。3.鼓励员工对卫生用品的使用和管理情况进行监督，如发现违规行为或不合理现象，可向行政管理部门举报。行政管理部门应及时受理举报，并对举报内容进行调查核实，对违规行为进行严肃处理。七、回收管理（一）回收范围1.对于可回收利用的卫生用品包装材料（如纸箱、塑料瓶等），应进行回收管理。2.对一些使用后剩余的可重复使用的卫生用品（如拖把、扫帚等），在确保清洁卫生的前提下，可进行回收再利用。（二）回收流程1.各部门应设置专门的回收容器，用于收集可回收利用的卫生用品包装材料和可重复使用的卫生用品。回收容器应定期清理，保持干净整洁。2.仓库管理人员定期到各部门收集回收物品，并进行分类整理。对于可回收利用的包装材料，应联系专业的回收公司进行处理；对于可重复使用的卫生用品，应进行清洁消毒后，重新入库备用。3.行政管理部门应建立回收物品台账，详细记录回收物品的种类、数量、回收时间、处理情况等信息。回收物品台账应定期进行核对，确保账实相符