卫生院医生档案管理制度

PAGE卫生院医生档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院医生档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保医生档案的完整性、准确性和安全性，为卫生院的人才队伍建设、绩效考核、职业发展等提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院全体在职医生的档案管理工作。（三）管理原则1.真实性原则：确保医生档案内容真实、准确反映医生的个人信息、工作经历、业务能力、职业道德等情况。2.完整性原则：全面收集医生在工作中形成的各类文件材料，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对医生档案中的敏感信息予以保密，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据医生的工作变动、业务发展等情况，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案内容（一）个人基本信息1.身份证、学历证书、学位证书、专业技术资格证书、执业医师证书等复印件。2.个人简历，包括工作经历、进修培训经历等。3.近期免冠一寸照片。（二）执业信息1.执业注册变更记录。2.定期考核结果。3.医疗差错、事故记录及处理情况。（三）业务能力1.专业技术职务任职资格评审材料。2.发表的学术论文、著作、科研成果等材料。3.参加学术会议、培训、讲座等活动的证明材料。4.临床诊疗技术水平评估材料，如病历质量检查结果、手术记录、疑难病例讨论记录等。（四）职业道德1.医德医风考核记录。2.患者满意度调查结果。3.廉洁自律情况记录，包括收受红包、回扣等违规行为的查处情况。（五）培训与继续教育1.参加各类培训、进修的计划、总结、考核成绩等材料。2.继续教育学分证明材料。（六）绩效考核1.年度绩效考核表及结果。2.季度、月度绩效考核相关资料。（七）奖惩情况1.获得的各级各类奖励证书及相关文件。2.受到的纪律处分、行政处罚等文件。三、档案收集（一）收集责任1.医生本人负责及时向卫生院档案管理部门提交个人新增的档案材料。2.各科室负责人负责收集本科室医生的相关业务材料，并定期移交档案管理部门。3.档案管理部门指定专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。（二）收集范围1.按照本制度第二章规定的档案内容范围进行收集。2.涉及医生工作变动、职称晋升、考核奖惩等重要事项产生的文件材料，应在事件发生后及时收集。（三）收集时间1.定期收集：每月[具体日期]为档案定期收集日，各科室负责人应将本月本科室医生的相关材料整理后移交档案管理部门。2.即时收集：对于突发事件或重要事项产生的档案材料，应在事件处理完毕后[X]个工作日内收集归档。（四）收集要求1.档案材料应原件齐全，如无法提供原件，需提供清晰、完整的复印件，并注明出处及与原件核对无误。2.材料应真实、有效，签字、盖章等手续完备。3.对于电子文件材料，应确保格式规范、内容完整，并进行备份存储。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持档案的系统性和完整性。2.区分不同类别和保管期限，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案内容分为个人基本信息、执业信息、业务能力、职业道德、培训与继续教育、绩效考核、奖惩情况等类别。2.编号：为每份档案建立唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于查询和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、类别、题名、日期、保管期限等信息，确保目录清晰、准确。4.装订：将每份档案材料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。（三）整理流程1.接收档案材料后，档案管理人员对材料进行初步审核，检查材料的完整性、真实性和规范性。2.按照分类标准对材料进行分类，确定每份材料的归属类别。3.对分类后的材料进行编号、编目，并填写档案目录清单。4.将编目后的档案材料进行装订，装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、类别、姓名等信息。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，按照档案类别和编号顺序存放档案。（二）保管期限1.医生档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括：具有重要历史价值和凭证作用的材料，如医生的重大科研成果、突出贡献表彰材料等。长期保管的档案期限为[X]年，包括医生的主要业务档案、职称评审材料、绩效考核记录等。短期保管的档案期限为[X]年，包括一般性的业务材料、培训记录等。2.档案保管期限从档案形成年度的次年1月1日起计算。（三）保管要求1.定期对档案进行清查盘点，每年至少一次，确保档案数量准确、存放有序。2.对破损、褪色的档案材料及时进行修复或复制，保证档案的完整性。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。4.做好档案库房的安全防范工作，配备必要的消防器材和安全设施，定期进行检查维护。六、档案利用（一）利用范围1.卫生院内部用于人才选拔、绩效考核、职称晋升、培训安排等工作。2.上级主管部门、相关政府部门因工作需要查阅档案。3.医生本人因工作、学习等需要查阅本人档案。（二）利用流程1.内部利用：各科室因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限，经科室负责人签字后提交档案管理部门。档案管理部门对申请表进行审核，批准后提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.外部利用：上级主管部门、相关政府部门查阅档案时，应出具正式的查阅函，注明查阅目的、内容和期限。档案管理部门审核查阅函后，按照规定办理档案查阅手续，并安排专人陪同查阅，确保档案安全。3.医生本人查阅：医生本人查阅本人档案时，应填写《档案查阅申请表》，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅过程中，医生本人不得擅自涂改、抽取、销毁档案材料。（三）利用要求1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定场所。2.查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案材料上圈划、涂改、污损。3.如需复印档案材料，应经档案管理部门负责人批准，并注明用途，确保复印件与原件一致。4.查阅档案后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立卫生院医生档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和统计分析，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对现有纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.系统功能模块：档案录入模块：实现档案信息的在线录入、修改和删除功能。档案检索模块：提供多种检索方式，如按姓名、编号、类别等进行快速检索。档案利用模块：记录档案查阅、借阅情况，生成利用统计报表。权限管理模块：设置不同用户的访问权限，确保档案信息安全。数据备份与恢复模块：定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失，并具备数据恢复功能。（三）信息化管理流程1.档案数字化流程：确定扫描范围和标准，对纸质档案进行分类整理。。利用专业扫描设备对档案进行扫描，生成清晰、完整的电子图像。对扫描后的电子图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作，提高图像质量。将处理后的电子图像进行数据挂接，建立电子档案数据库，并进行数据审核和校对。2.系统操作流程：用户登录系统，根据权限进行相应操作。在档案录入模块中录入或修改档案信息，确保信息准确无误。通过档案检索模块查询所需档案信息，并可进行预览和打印。在档案利用模块中办理档案查阅、借阅手续，系统自动记录利用情况。系统管理员定期对系统数据进行备份，并进行系统维护和安全管理。（四）信息化安全管理1.建立完善的信息安全管理制度，加强对系统用户的权限管理，防止非法访问和数据泄露。2.采用安全可靠的网络设备和软件系统，安装防火墙、杀毒软件等安全防护措施，确保系统运行安全。3.定期对电子档案数据进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.加强对系统操作人员的安全培训，提高安全意识，规范操作流程，防止因操作失误导致数据安全事故。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务专家和纪检监察人员组成。2.定期对到期档案进行鉴定，根据档案的保管期限、重要性和现实利用价值等因素，确定档案的存毁。3.鉴定小组应详细审查每份档案，形成鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》。（二）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，注明档案编号、类别、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组组长审核签字后，报卫生院主管领导批准。3.批准后的《档案销毁清册》一式两份，一份留存档案管理部门，一份交销毁执行部门。4.销毁执行部门按照《档案销毁清册》所列内容，对档案进行销毁，并在销毁现场进行监销，监销人员应在销毁清册上签字确认。5.销毁完毕后，销毁执行部门应将销毁情况报告档案管理部门，档案管理部门将相关资料整理归档。九、监督与检查（一）监督机制1.卫生院成立档案管理监督小组，负责对医生档案管理制度的执行情况进行监督检查。2.监督小组定期对档案管理工作进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案收集、整理、保管、利用等工作是否符合本制度规定。2.档案管理人员的工作流程是否规范，操作是否准确。3.档案信息化管理系统的运行