卫生院文书档案管理制度

PAGE卫生院文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室在工作中形成的各类文书档案，包括但不限于行政文件、医疗业务文件、财务文件、人事档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生院文书档案由专门的档案管理部门或专人进行集中管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映卫生院的工作实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则：全面收集、整理卫生院在各项工作中形成的各类文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善卫生院文书档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理卫生院各类文书档案，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等工作。3.定期对档案进行检查、清点和核对，确保档案的安全和完整。4.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化和网络化。5.对各科室档案管理工作进行指导和监督，组织档案管理人员的培训和考核。（二）各科室职责1.负责本科室文件材料的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本科室档案管理的日常工作，确保文件材料的及时归档和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与卫生院工作相关的文件、通知、指示等。2.卫生院制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.医疗业务文件，如病历、处方、检查报告、医疗统计报表等。4.财务文件，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.人事档案，如职工履历表、工资档案、考核材料、奖惩记录等。6.其他与卫生院工作有关的文件材料，如会议记录及纪要、合同协议、招投标文件等。（二）收集要求1.各科室应及时收集本科室在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全和完整。2.对于重要文件和紧急文件，应优先收集并及时移交档案管理部门。3.文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照文件的类别、时间、来源等进行分类整理，便于查找和利用。3.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应进行复制。（四）整理方法1.分类：将收集到的文件材料按照行政、医疗、财务、人事等类别进行划分。2.编号：对每一类文件进行编号，以便于管理和查询。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目：编制文件目录，包括文件的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于快速检索和查阅。4.装订：对归档文件进行装订，确保文件的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，避免损坏文件内容。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各科室应在每年年底前将本年度形成的文件材料整理归档，并移交档案管理部门。2.对于一些特殊文件或紧急文件，应及时归档，确保档案的时效性。（二）归档程序1.各科室兼职档案员将整理好的文件材料按照档案管理部门的要求进行分类、编号、编目，并填写档案移交清单。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，应及时与移交科室沟通，要求其补充或更正。3.审核无误后，档案管理部门在档案移交清单上签字确认，并将档案入库保管。（三）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映卫生院主要职能活动和历史面貌的，对卫生院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映卫生院一般工作活动，在较长时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是在较短时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。保管期限为5年以下。2.档案保管期限的确定，应根据国家有关规定和卫生院的实际情况进行综合考虑，并在档案整理过程中明确标注。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对不同保管期限、不同类别的档案应分别存放，便于管理和查找。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。5.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.本院职工因工作需要查阅档案的，可在档案管理部门办理查阅手续后进行查阅。2.外单位因工作需要查阅本院档案的，须持单位介绍信，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅重要档案时，须经卫生院主管领导批准。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并签字确认。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅人在指定地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。4.查阅完毕后，查阅人应将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）利用方式1.档案管理部门应积极主动地为卫生院各项工作提供档案信息服务，根据工作需要，编制档案资料汇编、专题索引等，为领导决策、业务工作、科研教学等提供参考依据。2.对于涉及卫生院重要事项或敏感信息的档案，应严格控制查阅范围和利用方式，确保档案信息的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确保档案的时效性和有效性。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案的内容、价值和保管期限，确保鉴定结果的准确性和公正性。3.集体鉴定原则：成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关科室负责人和档案管理人员组成，对档案进行集体鉴定。（二）鉴定程序1.档案管理部门根据档案保管期限表，对保管期满的档案进行初步筛选，确定需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定小组对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制档案鉴定报告，明确需要销毁的档案清单和继续保管的档案清单。4.档案鉴定报告经卫生院主管领导批准后，作为档案销毁和继续保管的依据。（三）销毁程序1.对于需要销毁的档案，档案管理部门应填写档案销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并签字确认。2.档案销毁清单经卫生院主管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁工作应在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作的安全和规范。销毁完毕后，监督人员应在档案销毁清单上签字确认。4.档案管理部门应将档案销毁清单及相关证明材料归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为卫生院各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。3.加强档案信息的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化加工，形成电子档案，并建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：选用适合卫生院档案管理需求的档案管理软件，实现档案的录入、分类、编目、检索、借阅、统计等功能。3.网络建设：建立档案管理内部网络，实现档案信息的共享和传输，方便各科室查阅和利用档案。4.安全保障体系建设：采取防火墙、加密技术、数据备份等安全措施，保障档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作技能，确保档案信息的准确录入和及时更新。2.定期对电子档案进行备份，备份数据