卫生局存货采购管理制度

PAGE卫生局存货采购管理制度一、总则1.目的为加强卫生局存货采购管理，规范采购行为，确保存货采购工作的顺利进行，保障医疗卫生服务的正常开展，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生局机关及下属各医疗卫生机构的存货采购活动。存货包括但不限于医疗设备、医用耗材、办公用品、药品等各类物资。3.基本原则合法性原则：存货采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，保证采购结果公正合理。效益原则：在保证存货质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。质量优先原则：优先采购质量可靠、性能优良的存货，以满足医疗卫生服务的实际需求，保障患者安全。二、采购计划与预算管理1.采购计划制定各医疗卫生机构应根据本单位的业务发展规划、医疗服务需求、库存状况等因素，定期编制存货采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。采购计划编制过程中，相关部门应充分沟通协调，确保计划的科学性和合理性。例如，临床科室应根据实际业务需求提出物资需求清单，物资管理部门结合库存情况进行审核和调整，财务部门根据预算安排对采购计划进行资金可行性评估。2.采购预算管理采购预算是采购计划的资金保障，各单位应根据采购计划编制详细的采购预算。采购预算应明确各项采购项目的资金来源、金额、支付方式等内容，并报经单位领导审批。财务部门应加强对采购预算的管理和监控，严格控制预算执行情况。对于超出预算的采购项目，应按照规定的审批程序进行追加预算或调整采购计划。在采购预算执行过程中，如因特殊原因需要调整预算，应及时办理相关手续，确保预算调整的合法性和合规性。三、采购流程管理1.采购申请使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途、质量要求等内容，并提交至物资管理部门。采购申请表应经使用部门负责人签字确认，确保申请内容真实、准确。2.采购审批物资管理部门收到采购申请表后，应进行初步审核。审核内容包括采购申请的必要性、合理性、库存情况等。对于符合要求的采购申请，物资管理部门应提交至单位领导或授权的审批机构进行审批。审批机构应根据采购预算、采购计划等相关规定，对采购申请进行严格审批。对于重大采购项目，应组织相关部门进行论证和决策，确保采购项目的科学性和可行性。3.采购方式选择根据采购物资的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的物资采购项目。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目。询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。在选择采购方式时，应严格按照相关法律法规和采购制度的规定进行操作，确保采购方式的合法性和合规性。4.供应商选择与管理建立供应商准入制度，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等进行严格审核。只有符合要求的供应商才能进入卫生局的供应商名录。通过多种渠道收集供应商信息，如市场调研、行业推荐、供应商自荐等。对收集到的供应商信息进行整理和分析，建立供应商档案，记录供应商的基本情况、联系方式、供应产品情况、合作历史等信息。定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰。5.采购合同签订采购项目确定供应商后，应按照相关法律法规和单位内部规定签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同签订前，应组织相关部门对合同条款进行审核，确保合同内容合法合规、公平合理。合同签订后，应及时将合同副本送物资管理部门、财务部门等相关部门备案，以便跟踪合同执行情况。6.采购验收采购物资到货后，物资管理部门应组织相关人员按照采购合同和质量标准进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面。对于重要物资或技术复杂的物资，应邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。验收合格的物资应办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。物资验收过程中，应做好验收记录，包括验收时间、验收人员、验收内容、验收结果等信息。验收记录应作为物资采购档案的重要组成部分进行保存。7.采购付款财务部门应根据采购合同和验收情况，按照规定的付款方式和时间进行付款。付款前，应审核相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。对于货到付款的采购项目，财务部门应在收到验收合格报告后及时付款。对于分期付款的采购项目，应按照合同约定的付款期限和金额进行支付。在付款过程中，如发现问题或纠纷，应及时与供应商协商解决，并按照相关规定进行处理。四、采购风险管理1.风险识别与评估建立采购风险识别机制，对采购过程中可能存在的风险进行全面识别。采购风险主要包括市场风险、质量风险、合同风险、付款风险等。定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施针对不同类型的采购风险，制定相应的风险应对措施。例如对于市场风险，可以通过建立市场价格监测机制、与供应商签订价格调整条款等方式进行应对；对于质量风险，可以加强供应商管理、严格验收程序等方式进行防范；对于合同风险，可以加强合同审核、规范合同签订流程等方式进行控制；对于付款风险，可以建立付款审批制度、加强财务监控等方式进行管理。定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现问题并进行调整和改进，确保风险应对措施的有效性。3.内部监督与审计加强对采购活动的内部监督，建立健全内部监督机制。物资管理部门、财务部门等相关部门应各司其职，相互配合，对采购过程进行全程监督。定期开展采购审计工作，对采购项目的合法性、合规性、效益性进行审计。审计内容包括采购计划执行情况、采购方式选择、供应商管理、合同签订与执行、采购付款等方面。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对违反采购制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。五、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的相关文件和资料，如采购申请表、采购审批文件、采购方式选择依据、供应商信息、采购合同、验收报告、付款凭证等。采购档案应按照采购项目进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。2.档案保管设立专门的采购档案保管场所，配备必要的保管设备，确保档案资料的安全存放。采购档案应按照规定的保管期限进行保管，一般采购档案的保管期限为[X]年。对于重要采购项目的档案，应适当延长保管期限。在档案保管过程中，应定期对档案进行检查和维护，防止档案资料损坏、丢失等情况发生。3.档案查阅与借阅建立档案查阅与借阅制度，明确查阅和借阅的流程和权限。因工作需要查阅或借阅采购档案的人员，应填写查阅或借阅申请表，经相关部门负责人审批后，方可查阅或